Mitarbeiter und Vorsorge

Mitarbeitende einstellen – das sollten Sie beachten

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Das Geschäft läuft gut, Ihr Unternehmen wächst? Dann ist vielleicht die Zeit gekommen, die erste Mitarbeiterin oder den ersten Mitarbeiter einzustellen. Was dabei zu beachten ist und wie Sie konkret vorgehen, erfahren Sie hier.

Die erste Mitarbeiterin oder den ersten Mitarbeiter einzustellen, ist ein spannender Meilenstein für Ihr Unternehmen. Die Tatsache, dass Sie sich überlegen, ob Sie Personal einstellen möchten, spricht für den Erfolg Ihres Unternehmens. Sie sind inzwischen recht gut etabliert und die Anzahl Aufträge oder Verkäufe wächst – Sie können nicht mehr alles allein machen und sehnen sich nach Unterstützung. Oder vielleicht wollen Sie neue Bereiche erschliessen und suchen nun nach der richtigen Fachkompetenz.  

Damit Sie die erste Anstellung erfolgreich meistern und die oder der Mitarbeitende möglichst lange bei Ihnen bleibt, haben wir mit HR-Expertinnen und -Experten gesprochen und Ihnen die wichtigsten Informationen zusammengestellt.

Zum ersten Mal Personal einstellen – das richtige Timing

Den perfekten Moment zu erwischen, um Mitarbeitende einzustellen, ist gar nicht so einfach. Denn einerseits brauchen Sie die nötigen finanziellen Ressourcen, andererseits einen gewissen zeitlichen Puffer (falls Sie nicht gleich fündig werden, Stichwort Fachkräftemangel). Rechnen Sie auch genügend Zeit ein, um die entsprechende Person einzuarbeiten. 

Es kann helfen, sich mit anderen Unternehmerinnen und Unternehmern auszutauschen, die diesen Schritt bereits gewagt haben. Sie können ihre Erfahrungen mit Ihnen teilen und Ihnen den Entscheid vereinfachen.

Erkennen Sie sich in einigen der folgenden Aussagen wieder? Dann ist es eventuell an der Zeit, sich Unterstützung an Bord zu holen:

  • Sie sind gestresst und wünschen sich eine bessere Work-Life-Balance.
  • Sie sind gefühlt (oder tatsächlich) nur noch in Meetings und Calls und kaum noch für Kundinnen und Kunden zu erreichen.
  • Sie haben mit produktiver Arbeit schon genug zu tun und keine Lust mehr, auch noch alle Admin-Aufgaben selbst zu erledigen.
  • Sie erweitern/vertiefen Ihre Geschäftstätigkeit und brauchen dazu zusätzliche Hände und/oder spezielle Expertise.
  • Sie suchen neue Inspiration und einen frischen Blick auf Ihr Unternehmen.

Wenn das Wann geklärt ist, geht es als Nächstes ans Wie. Dabei hilft Ihnen unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung.

Und natürlich unser Start-up-Angebot – damit Sie sich voll und ganz auf den nächsten Schritt Ihres Unternehmens konzentrieren können.

Mitarbeitende einstellen – die wichtigsten Schritte von Arbeitsvertrag bis Zeugnis

Wenn Sie zum ersten Mal Mitarbeitende einstellen, verlassen Sie bekanntes Terrain und schlüpfen in eine neue Rolle: in diejenige der oder des Personalverantwortlichen und vor allem auch in jene der Chefin bzw. des Chefs. Vom Rekrutierungsprozess bis zum Arbeitszeugnis kommen ganz neue Aufgaben auf Sie zu.

Schritt 1: Rekrutierung

1. Stellenprofil definieren

  • Welche Aufgaben wollen Sie der neuen Mitarbeiterin oder dem neuen Mitarbeiter übertragen?
  • Welche Anstellungsart und welches Pensum sind sinnvoll?
  • Welche Anforderungen sollen Kandidatinnen und Kandidaten erfüllen (Ausbildung, Berufserfahrung, besondere Kenntnisse)?

2. Rekrutierungsprozess starten

  • Stellenanzeigen aufschalten (verschiedene Kanäle nutzen)
  • sich im Netzwerk nach geeigneten Kandidatinnen und Kandidaten umhören
  • Zusammenarbeit mit externen Personalvermittlungen prüfen

3. Bewerbungsverfahren abwickeln

  • Gespräch vorbereiten – Leitfäden helfen dabei. Das Ziel: sich ein möglichst umfassendes Bild von der Bewerberin bzw. dem Bewerber sowie von Hard und Soft Skills und von der Arbeitsweise machen
  • Bewerbungsgespräch durchführen, eventuell Probearbeitstag vereinbaren
  • Backgroundcheck für diejenigen in der engeren Auswahl: Strafregisterauszug, eventuell Betreibungsregisterauszug anfordern und Referenzen ehemaliger Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber einholen

Bei der Rekrutierung ist es besonders wichtig, dass der oder die neue Mitarbeitende in Bezug auf Wertvorstellungen und Verhaltensweisen zur Unternehmenskultur und in das allenfalls bereits bestehende Team passt (Cultural Fit). Die neue Kollegin oder der neue Kollege soll das Team ergänzen, sowohl in persönlicher als auch in fachlicher Hinsicht. «Fehlende fachliche Kenntnisse können ‹on the job› durch ‹Upskilling› aufgebaut werden», so Ute Schläfli, Product Owner Recruiting bei der AXA.

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    Pensionskasse für KMU und Start-Ups

    Die Wahl der richtigen Mitarbeiterin oder des richtigen Mitarbeiters können wir Ihnen nicht abnehmen – Fragen und Aufgaben rund ums Thema Versicherungen und Vorsorge schon.

    WIR BERATEN SIE KOMPETENT

Schritt 2: Arbeitsvertrag

Ein Arbeitsvertrag kann schriftlich oder mündlich (und – theoretisch – auch stillschweigend) geschlossen werden. Die Regel ist aber eine schriftliche Ausfertigung. In gewissen Fällen ist diese auch obligatorisch, z. B. bei Lehrverträgen.

Was gehört alles in einen Arbeitsvertrag? 

  • Angaben zum Unternehmen oder Arbeitgebenden
  • Personalien der oder des Arbeitnehmenden
  • Beginn des Arbeitsverhältnisses
  • Arbeitsort
  • Art der Tätigkeit (Funktionsbezeichnung)
  • Umfang der Tätigkeit 
  • Beschäftigungsgrad (inkl. wöchentliche Arbeitszeit)
  • Ferienansprüche und -regelungen
  • Höhe des Lohns (plus allfällige Zuschläge) 
  • Kündigungsfristen und eventuell Probezeit

Unbefristeter Vertrag: Halten Sie fest, aus welchen Gründen und innert welcher Frist der Vertrag beendet werden kann. Ausserdem können Sie die gesetzliche Probezeit von einem Monat verkürzen, ganz streichen oder auf bis zu drei Monate verlängern.

Befristeter Vertrag: Eine Probezeit ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, kann aber auf Wunsch vereinbart werden. Tragen Sie das Enddatum der Beschäftigung ein (es sei denn, dieses wird durch den Abschluss eines im Vertrag genannten Projekts bestimmt). 

Denken Sie auch an folgende Aspekte:

  • Angaben zu den geltenden Reglementen
  • Bestimmungen zu den Sozialbeiträgen an die AHV und IV
  • Pensionskassenreglement (falls erforderlich)
  • Lohnanspruch / Rechte und Pflichten bei Krankheit, Schwangerschaft, Mutterschaft und Unfall sowie sonstigem Erwerbsausfall
  • eventuell Krankentaggeldversicherung und weitere freiwillige Leistungen

Fringe Benefits

Nicht obligatorische Leistungen wie eine Krankentaggeldversicherung oder zusätzliche Beiträge im Rahmen der 2. Säule – sowie überhaupt die Wahl einer attraktiven Pensionskassenlösung – gehören zu den sogenannten Lohnnebenleistungen oder «Fringe Benefits». Diese werden insbesondere für Fachkräfte bei der Wahl der Arbeitgeberin oder des Arbeitgebers immer wichtiger.

Bitte beachten Sie: Unterliegt Ihr Betrieb einem Gesamtarbeitsvertrag, müssen Sie dessen Regelungen einhalten und im Arbeitsvertrag abbilden. Auskunft dazu erhalten Sie bei den Gewerkschaften, Ihrer Arbeitgeberorganisation, dem kantonalen Arbeitsamt oder dem Staatssekretariat für Wirtschaft (SECO).

Tipps rund ums Thema «Arbeitsvertrag erstellen» sowie eine Vorlage für einen Einzelarbeitsvertrag finden Sie auf myright.ch. Doch die Ausgestaltung eines Arbeitsvertrags ist natürlich etwas sehr Individuelles. «Damit rechtlich wirklich alles hieb- und stichfest ist, sollte man den ersten Arbeitsvertrag unbedingt von einer juristischen Fachperson überprüfen lassen», erklärt Irene Roth, Head Employee Administration. «So sind Sie nicht nur auf der sicheren Seite, sondern haben auch gleich einen individuellen Mustervertrag für allfällige weitere Mitarbeitende.»

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    Rechtlich absichern

    Profitieren Sie als Kleinunternehmen im Rahmen unserer Rechtsschutzversicherung von fünf Gratisstunden Rechtsberatung. Der ideale Rahmen für die Überprüfung Ihres ersten Arbeitsvertrags.

    Zum Betriebsrechtsschutz

Schritt 3: Vorbereitung

So banal es klingt: Zum Arbeiten braucht es zunächst einmal einen eingerichteten Arbeitsplatz und geeignete Aufgaben. Definieren Sie vor dem ersten Arbeitstag Ihrer neuen Mitarbeiterin oder Ihres neuen Mitarbeiters, was konkret am Tag X und während der Einarbeitungsphase ansteht. Neben der physischen Einrichtung des Arbeitsplatzes sollten Sie auch allfällige Benutzerkonten und Freigaben nicht vergessen. Sind Sie gut vorbereitet, kann Ihre neue Arbeitskraft ab Tag 1 ihr Potenzial entfalten.

Schritt 4: Ausgleichskasse, eventuell Familienzulagen

Arbeitgebende sind verpflichtet, Ihre Angestellten bei der Ausgleichskasse anzumelden und gegebenenfalls Familienzulagen zu beantragen. «Die Beitragspflicht für die Sozialversicherungen (AHV, IV, EO und ALV) beginnt am 1. Januar nach dem 17. Geburtstag», sagt Barbara Jacobi, Leiterin Payroll bei der AXA. «Neu eintretende Mitarbeitende, die noch keine Sozialversicherungsnummer haben, muss der Arbeitgeber umgehend bei der Ausgleichskasse melden. Bei neu eintretenden Mitarbeitenden, die bereits eine Sozialversicherungsnummer haben, kann die Meldung sofort oder aber spätestens mit der Lohndeklaration am Jahresende erfolgen.» Ihre Anlaufstelle ist die kantonale Ausgleichskasse. Wenn Sie sich jetzt schon eine Nummer ziehen und auf Behördenfluren rumsitzen sehen – keine Angst, das geht inzwischen auch ganz einfach online.

Wenn Ihr Unternehmen bereits bei der Ausgleichskasse angemeldet ist, brauchen Sie neue Mitarbeitende nicht extra anzumelden: Deklarieren Sie sie einfach Ende Jahr auf der offiziellen Lohnmeldung (dazu brauchen Sie die Personalien, die AHV-Nummer sowie das Geburtsdatum der jeweiligen Person).

AHV-Nummer

Hat die neue Mitarbeiterin oder der neue Mitarbeiter noch keine AHV-Nummer – zum Beispiel, weil sie oder er direkt aus dem Ausland kommt –, muss diese bei der zuständigen Ausgleichskasse beantragt werden.

Hat Ihre neue Mitarbeiterin oder Ihr neuer Mitarbeiter Kinder, besteht je nach Familienkonstellation ein Anspruch auf Familienzulagen. Es ist Ihre Aufgabe, diese bei der Familienausgleichskasse zu beantragen. Wenden Sie sich am besten an Ihre AHV-Ausgleichskasse, denn die Familienausgleichskasse ist in den meisten Fällen dort angegliedert.

Diese Dokumente und Informationen brauchen Sie dafür von Ihrer Mitarbeiterin oder Ihrem Mitarbeiter:

  • Sozialversicherungsausweis (AHV/IV/EO) oder Krankenversicherungskarte der Kinder
  • Datum der Aufnahme der letzten Beschäftigung der Partnerin oder des Partners
  • Bruttoeinkommen der oder des Angestellten

Einstellen von ausländischen Mitarbeitenden

Wenn Sie ausländische Mitarbeitende ohne Niederlassungsbewilligung (Ausweis C) einstellen wollen, gibt es noch ein paar zusätzliche Punkte zu beachten.

1. Melde- oder Bewilligungsgesuch einreichen

  • Für Mitarbeitende aus EU/EFTA-Staaten, die bis zu 90 Tage im Jahr in der Schweiz arbeiten, gilt grundsätzlich eine Meldepflicht. Die Anmeldung können Sie auf der Internetseite des Staatssekretariats für Migration (SEM) vornehmen.
  • Für Angestellte aus EU/EFTA-Staaten, die mehr als 90 Tage im Jahr in der Schweiz tätig sind, braucht es eine Bewilligung. Wenn eine solche noch nicht vorhanden ist, liegt es an Ihnen, das Bewilligungsgesuch einzureichen. Dafür wenden Sie sich an die entsprechende kantonale Arbeitsmarktbehörde.

2. Quellensteuer anmelden

Quellensteuerpflichtige Mitarbeitende (ausländische Angestellte ohne Niederlassungsbewilligung) müssen Sie innert acht Tagen ab Eintritt der zuständigen Steuerbehörde melden.

Schritt 5: BVG, UVG, eventuell KTG 

Sie müssen Mitarbeitende bei einer Pensionskasse anmelden, wenn deren Bruttolohn mindestens CHF 22’050 pro Jahr beträgt (Stand 2023) und die Anstellungsdauer auf mehr als drei Monate oder auf unbestimmte Zeit festgelegt wird. Achtung: Die Versicherungspflicht gilt ab Tag 1, auch wenn sich die Person zunächst in der Probezeit befindet.

Zur Anmeldung brauchen Sie folgende Daten:

  • Name und Adresse
  • AHV-Nummer
  • Eintrittsdatum
  • Pensum
  • Jahreslohn

Geeignete Kandidatinnen und Kandidaten, die die Wahl zwischen mehreren potenziellen Arbeitgebern haben, schauen immer öfter auch auf andere Faktoren als nur das Gehalt – zum Beispiel auf die Pensionskassenlösung. Wie gut ist die Pensionskasse aufgestellt? Wird das Altersguthaben auch angelegt, und wenn ja, wo und wie? Beteiligt sich die Arbeitgeberin an allfälligen zusätzlichen Sparbeiträgen im Überobligatorium? Die Antworten auf solche Fragen können letztlich den kleinen, aber feinen Unterschied machen.

Des Weiteren müssen Sie Ihre Angestellten vor den Folgen von Unfällen und Berufskrankheiten schützen, also eine Unfallversicherung abschliessen. Sobald Sie die erste versicherungspflichtige Person einstellen, ist dies der Unfallversicherung Ihrer Wahl zu melden. Wobei, «Ihrer Wahl» auch nicht zu hundert Prozent stimmt: Angestellte in bestimmten Branchen sind obligatorisch bei der Schweizerischen Unfallversicherungsanstalt (Suva) versichert. Machen Sie sich vorher schlau, ob das auf Ihre Firma zutrifft.

Kein Muss, aber durchaus sinnvoll ist die Krankentaggeldversicherung. Diese übernimmt für Sie die Lohnfortzahlungskosten von Mitarbeitenden, die aufgrund von Krankheit oder Schwangerschaft ausfallen. 

Zusätzlicher Vorteil: Ihre Angestellten profitieren im Rahmen einer KTG-Versicherung von Lohnfortzahlungen über das gesetzliche Minimum hinaus. Das macht wiederum Sie als Arbeitgeberin oder Arbeitgeber attraktiver.

«Für die administrative Abwicklung ist es sicher von Vorteil, Unfall- und Krankentaggeldversicherung am gleichen Ort abzuschliessen», erläutert Barbara Jacobi.

Unsere Versicherungslösungen für Ihre Mitarbeitenden

Pensionskasse

Gerade für kleinere Unternehmen ist es häufig zu aufwendig, eine eigene Pensionskasse zu gründen und zu führen. Die AXA schafft Abhilfe: Sie bietet verschiedene teilautonome Vorsorgelösungen, die speziell auf die Bedürfnisse von Start-ups und KMU zugeschnitten sind.

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Unfallversicherung

Die Unfallversicherung schützt Sie und Ihre Mitarbeitenden vor den finanziellen Folgen eines Unfalls. Sie kommt im Fall der Fälle für Lohnfortzahlungen, Pflegeleistungen und Renten auf.

Das müssen Sie über die obligatorische Unfallversicherung wissen

Krankentaggeldversicherung

Sollten Mitarbeitende aufgrund von Krankheit oder Schwangerschaft ausfallen, übernimmt die Krankentaggeldversicherung die Kosten für die Lohnfortzahlungen an Ihrer Stelle. Und auch Ihre Angestellten profitieren: Sie haben mehr Zeit, sich in Ruhe zu erholen.

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Was kosten Angestellte?

Um zu bestimmen, ob Mitarbeitende für Sie bereits finanziell tragbar sind, sollten Sie sich einen realistischen Überblick über die anfallenden Kosten verschaffen. Neben den offensichtlicheren direkten Kosten gibt es auch einige indirekte.

Direkte Kosten

Bei den direkten Kosten sind als Erstes die Lohnkosten zu nennen. Diese hängen stark von Ihrer Branche, aber auch von der Anstellungsart und dem Stellenprofil ab. Ausserdem kann das Salär auch ein gutes Mittel sein, um besonders qualifizierte Kandidatinnen und Kandidaten anzulocken.

«Grundsätzlich sollte der Lohn für Ihre Mitarbeitenden fair und marktgerecht sein und den Stellenanforderungen entsprechen», so Ute Schläfli. Falls Sie sich nicht sicher sind, was das bedeutet, hören Sie sich am besten bei anderen Arbeitgeberinnen und Arbeitgebern um oder informieren sich bei den Branchenverbänden.

Zu den Lohnkosten kommen die Kosten für die Sozialversicherungen: AHV, IV, Arbeitslosenversicherung, Familienzulagen, Unfallversicherung, Pensionskasse und allenfalls Krankentaggeldversicherung. Je nach Struktur belaufen sich die Beiträge auf ca. 11–13 Prozent der Bruttolohnsumme.

Übrigens gibt es Berechnungsvorlagen des Bundes, mithilfe derer Sie die direkten Kosten ungefähr ermitteln können.

Indirekte Kosten

Folgende Kosten gehen gerne einmal vergessen – kalkulieren Sie sie unbedingt mit ein, wenn Sie Personal einstellen:

  • Kosten für die Rekrutierung (z. B. für Stellenanzeigen, Portale, Vermittlungsagenturen)
  • Onboarding-/Ausbildungskosten (die Arbeitszeit und allfällige externe Schulungen der neu eingestellten Person in der Ausbildungsphase, aber auch Ihr «Arbeitsausfall» während dieser Zeit)
  • Administrationskosten (z. B. für Bescheinigungen, Anmeldungen, Gesuche usw.)
  • Kosten für Material und Geräte (z. B. Mobiliar, Computer, zusätzliche Lizenzen usw.)

Überlegen Sie sich im Vorfeld, welches Ziel Sie anstreben. Soll die neue Mitarbeiterin oder der neue Mitarbeiter zu mehr Umsatz führen, also zum Wachstum Ihres Unternehmens beitragen? Oder ist die Idee, dass Sie entlastet werden und mehr Zeit zur Verfügung haben (ob für Geschäftliches oder Privates) – eventuell bei gleichbleibendem Umsatz?

Mit diesem Ziel vor Augen können Sie besser kalkulieren, welches Budget Ihnen zum Einstellen einer unterstützenden Person zur Verfügung steht und ob dieses realistisch ist.

Personal einstellen – mit unserer Checkliste gelingts

Nun haben Sie schon einen recht guten Überblick, was Sie alles bedenken müssen, wenn Sie die erste Mitarbeiterin oder den ersten Mitarbeiter einstellen wollen. Bei allen harten Kriterien, Fakten und Zahlen sollten Sie aber eines nicht vergessen: Ihr Bauchgefühl. Wenn Ihnen bei jemandem nicht wohl ist, hat dies meist seine Berechtigung. Hören Sie auf Ihre Intuition und suchen Sie weiter, es war wohl einfach noch nicht ganz die richtige Person.

Und verzweifeln Sie nicht, wenn Ihnen alles erst einmal unübersichtlich und herausfordernd vorkommt. Auch Sie dürfen sich weiterentwickeln und Erfahrungen sammeln – mit der Zeit werden Sie in Sachen HR und in Ihrer Rolle als Chefin oder Chef immer sicherer werden.

Packen Sie es an! Unsere Checkliste hilft Ihnen dabei.

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