Elektronische Lohnmeldung
Ob Berufliche Vorsorge, Unfallversicherung oder Krankentaggeldversicherung – dank der elektronischen Lohnmeldung (ELM) übermitteln Sie uns Ihre Lohndaten mit nur wenigen Klicks. Schnell, einfach und sicher.
- Höchste Datensicherheit
- Einmalige Datenerfassung und minimale Fehleranfälligkeit
- Zeitersparnis und schlanke Administrationsprozesse
Lohndaten sicher und effizient übermitteln: So funktionierts
1. Zertifizierung prüfen
Um die elektronische Lohndatenübermittlung nutzen zu können, benötigt Ihre Lohnbuchhaltungs-Software eine Zertifizierung des Swissdec ELM Standards 5.0 und höher. Sie sind sich nicht sicher, ob Ihre Software zertifiziert ist? Mit dieser Liste der zertifizierten Softwarehersteller Zertifizierte ERP-Hersteller - Swissdec können Sie das einfach überprüfen.
2. Versicherungsprofil bestellen
Das Versicherungsprofil Ihrer Firma dient der Zuordnung der per ELM übermittelten Daten. Um Ihr Profil zu bestellen, schreiben Sie uns eine E-Mail an swissdec@axa.ch und Sie erhalten Ihr individuelles Versicherungsprofil schnellstmöglich zugesendet.
3. Lohnbuchhaltung konfigurieren
Geben Sie den Zahlencode Ihres Versicherungsprofils in Ihre Lohnsoftware ein und konfigurieren Sie Ihre Lohnbuchhaltung. Ihr Profil funktioniert nicht? Bitte prüfen Sie Eingabe der Zahlen des Versicherungsprofils erneut. Hier passiert schnell mal ein Fehler.
Fertig!
Schon können Sie die Daten aus Ihrer Lohnbuchhaltung an die AXA senden. Und das Beste? Sie erhalten die Abzüge und Beiträge von uns direkt in Ihre Lohnbuchhaltung zurück. So können Sie Ihre Monatsabrechnung schnell und einfach erledigen.
«Dank der Swissdec-Schnittstelle ELM konnten wir den administrativen Aufwand in unserer Lohnbuchhaltung erheblich reduzieren und gleichzeitig eine optimale Zusammenarbeit mit unserer Pensionskasse AXA sicherstellen.»
Löhne, Adressänderung und Pensionierung: Was muss wann gemeldet werden?
Änderungen von Mitarbeiterdaten: So schnell wie möglich
Um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeitenden jederzeit über einen gültigen Versicherungsschutz verfügen, müssen die Daten Ihrer Lohnbuchhaltung mit den Daten Ihrer aktuellen Versicherungspolice übereinstimmen. Bitte informieren Sie uns daher so schnell wie möglich über folgende Änderungen:
- Eintritte von Mitarbeitenden
- Austritte von Mitarbeitenden
- Pensums- oder Lohnanpassungen
- Änderung der Wohnadresse
- Arbeitsunterbrüche (z. B. aufgrund von Sabbatical, Schwangerschaft, Krankheit oder Unfall)
- Pensionierungen von Mitarbeitenden
- Tod von Mitarbeitenden
Lohnmeldung: Einmal im Jahr
Die Lohnmeldung für Ihre Personenversicherung erfolgt einmal jährlich. Der Meldezeitpunkt variiert je nach Art der Versicherung:
- Unfall- und/oder Krankentaggeldversicherung: Zu Beginn des Jahres für das vergangene Jahr, nach dem Jahresabschluss in der Lohnbuchhaltung (z. B. im Januar 2028 für das Jahr 2027)
- Berufliche Vorsorge (BVG): Zu Beginn des Jahres für das kommende Jahr (z. B. im Januar 2028 für das Jahr 2028) – oder immer dann, wenn es eine Änderung gibt
Tipp: Um eine schnelle Verarbeitung zu gewährleisten, führen Sie alle Personen, die unter derselben Police versichert sind, auch über dieselbe Lohnbuchhaltung. Ist dies aus einem Grund nicht möglich, informieren Sie uns darüber bitte im Bereich «Bemerkungen».
Weiterführende Informationen zur ELM finden Sie unter swissdec.ch und in diesem Erklärvideo.
Hilfe und häufig gestellte Fragen
Wozu brauche ich ein Versicherungsprofil?
Damit wir die Meldungen, die Sie uns über Ihre Lohnschnittstelle mitteilen, korrekt zuordnen können, benötigen Sie ein Versicherungsprofil. Ihr individuelles Versicherungsprofil können Sie per E-Mail an swissdec@axa.ch bei der AXA bestellen.
Wie empfehlen Ihnen, vorgängig zu prüfen, ob Ihre Lohnbuchhaltungs-Software über eine Zertifizierung des Swissdec ELM Standards 5.0 und höher verfügt und damit die Voraussetzung für die elektronische Lohnübermittlung erfüllt.
Wer pflegt das Versicherungsprofil in die Lohnsoftware ein?
Als Unternehmerin oder Unternehmer können Sie die Daten Ihres Versicherungsprofils selbstständig in Ihre Lohnbuchhaltung einpflegen. Bei Bedarf kann Sie Ihre Treuhänderin oder Ihr Treuhänder unterstützen.
Die Datenübermittlung funktioniert nicht. Was kann ich tun?
Prüfen Sie im ersten Schritt, ob die Vertrags-, Kunden- oder Versicherungsnummer korrekt hinterlegt wurden. Oft ist ein Zahlendreher die Ursache.
Alle Daten sind korrekt hinterlegt? Dann prüfen Sie, ob eine aktive Verbindung von Ihrer Lohnbuchhaltung zur AXA besteht. Klicken Sie hierfür in Ihrer Lohnbuchhaltung auf den Knopf «Test Verbindung» und prüfen Sie den Stand der Verbindung.
