Notifica elettronica dei salari

La notifica elettronica dei salari (ELM) vi consente di trasmettere con facilità i dati delle retribuzioni per la previdenza professionale, l’assicurazione infortuni o l’assicurazione indennità giornaliera di malattia: veloce, semplice e sicura.

Massima sicurezza
Registrazione unica dei dati e minimo margine di errore
Rapidità e snellimento dei processi amministrativi

Avete domande? Contattateci

Trasmissione sicura ed efficiente dei dati salariali: come funziona

1. Verifica della certificazione

Per riuscire a utilizzare la trasmissione elettronica dei dati il software di contabilità salariale necessita di una certificazione dello standard Swissdec ELM 5.0 o superiore. Non siete sicuri che il vostro software sia certificato? Verificatelo con questo elenco di case di software certificate Produttori ERP certificati - Swissdec.

2. Richiesta di un profilo assicurativo

Il profilo assicurativo della vostra azienda serve ad attribuire i dati trasmessi via ELM. Per richiedere il profilo scriveteci una mail all’indirizzo swissdec@axa.ch: la vostra richiesta sarà soddisfatta nel più breve tempo possibile.

3. Configurazione contabilità salariale

Inserite il codice numerico del profilo assicurativo nel software gestionale e configurate la contabilità salariale. Il profilo non funziona? Provate a inserire nuovamente il codice: è facile incorrere in errori durante la digitazione.

Fatto!

Adesso potete inviare i dati della contabilità salariale ad AXA. E non è tutto: invieremo deduzioni e contributi direttamente nella vostra contabilità. In questo modo il calcolo della mensilità diventa facile e veloce.

«Grazie all’interfaccia ELM di Swissdec abbiamo notevolmente ridotto il carico di lavoro amministrativo che comporta la contabilità salariale e garantito, al contempo, una collaborazione ottimale con la cassa pensione di AXA»

Matthias Bürke, CFO di Heidelberg Instruments Nano AG

Salari, cambio indirizzo e pensionamento: cosa notificare e quando?

Variazione dati del personale: il più presto possibile

Per accertare che il personale disponga in ogni momento di una copertura assicurativa valida, i dati della contabilità salariale devono corrispondere a quelli della polizza assicurativa in essere. Si prega di comunicare al più presto le seguenti variazioni:

assunzioni
dimissioni
variazioni retributive o del grado di occupazione
cambio indirizzo di residenza
interruzioni del lavoro (es. per anno sabbatico, gravidanza, malattia o infortunio)
pensionamenti
decessi

Notifica dei salari: una volta all’anno

La notifica dei salari per la vostra assicurazione di persone si effettua una volta all’anno. Il periodo di comunicazione varia a seconda del tipo:

assicurazione infortuni e/o indennità giornaliera in caso di malattia: a inizio anno per l’anno trascorso, dopo la chiusura dell’esercizio nella contabilità salariale (ad es. a gennaio 2028 per il 2027)
previdenza professionale (LPP): a inizio anno per l’anno in corso (ad es. a gennaio 2028 per l’anno 2028) oppure ogniqualvolta si verifichi una variazione

Consiglio: per una lavorazione rapida, inserite tutte le persone assicurate con la medesima polizza nella medesima contabilità salariale. In caso contrario vi preghiamo di informarci utilizzando il campo «Osservazioni».

Ulteriori informazioni su ELM si trovano sul sito swissdec.ch e in questo video tutorial.

Assistenza e domande frequenti

Il profilo assicurativo è necessario per attribuire correttamente le notifiche che ci pervengono tramite la sua interfaccia salariale. Potete richiedere il vostro profilo assicurativo individuale inviando una mail ad AXA all’indirizzo swissdec@axa.ch.

Vi raccomandiamo di verificare anticipatamente se il vostro software di contabilità salariale disponga della certificazione per lo standard Swissdec ELM 5.0 o superiore e quindi soddisfi tutti i requisiti per la notifica elettronica dei salari.

I dati del profilo assicurativo possono essere inseriti nella contabilità salariale direttamente dal titolare dell’azienda. Ove necessario potete richiedere aiuto al vostro fiduciario.

Prima di tutto verificate se siano stati inseriti correttamente numero di contratto, codice cliente o assicuratore. Spesso la causa è un’inversione di cifre.

Tutti i dati sono stati inseriti correttamente? In tal caso verificate se fra la vostra contabilità salariale e AXA vi sia un collegamento attivo cliccando sul pulsante «Test connessione» all’interno della contabilità salariale stessa.

L’indicazione è quella di contattare l’assistenza per il vostro software salariale.

Se il soggetto è assicurato con un SUL, deve essere in ogni caso dichiarato il salario corrispondente agli usi professionali e locali. Questo è particolarmente importante se il SUL è superiore alla retribuzione registrata nella contabilità salariale. Qualora il salario effettivamente versato dovesse essere superiore a quello corrispondente agli usi professionali e locali, occorre notificare il salario effettivamente versato. Questo avviene in automatico se tutti i dati del personale sono stati acquisiti correttamente nella contabilità salariale.

I salari delle persone esonerate dall’obbligo di assicurazione in virtù di convenzioni di sicurezza sociale devono continuare a essere registrati separatamente nella contabilità salariale come retribuzioni soggette a obbligo di contribuzione, a prescindere dall’assicurazione obbligatoria contro gli infortuni ai sensi della LAINF.

Potrete visualizzare i contributi nella contabilità salariale entro due giorni lavorativi.

Se apportate una variazione al piano previdenziale della soluzione di cassa pensione dei vostri collaboratori (il cosiddetto cambio di piano), avrete bisogno di un nuovo profilo assicurativo. In questo modo si accerta la giusta attribuzione vostra e dei vostri collaboratori e che tutti i dati vengano trasmessi correttamente.

Potete richiedere il vostro nuovo profilo assicurativo semplicemente via mail a swissdec@axa.ch e successivamente inserirlo nella vostra contabilità salariale.