Collaboratori e previdenza

Assumere personale: a cosa prestare attenzione

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Gli affari vanno a gonfie vele e la vostra azienda è in crescita? Allora è tempo di assumere la vostra prima collaboratrice o il vostro primo collaboratore. Qui scoprirete a cosa pensare e come procedere concretamente.

La prima assunzione di dipendenti rappresenta una tappa importante nel percorso della vostra azienda. Il fatto che stiate pensando di assumere del personale è la prova del vostro successo imprenditoriale. Vi siete fatti ormai una posizione sul mercato e il numero di commesse o di vendite aumenta a vista d’occhio – non riuscite più a sbrigare tutto voi e avete bisogno di aiuto. Oppure vi piacerebbe espandervi in nuovi settori e vi serve qualcuno con specifiche competenze specialistiche.  

Affinché la vostra prima assunzione vada a buon fine e la nuova collaboratrice o il nuovo collaboratore resti a lungo in azienda, abbiamo consultato delle esperte e degli esperti HR e raccolto per voi le informazioni rilevanti.

Assumere personale per la prima volta: il giusto timing

Cogliere il momento giusto per fare un’assunzione è tutt’altro che semplice. Da un lato dovete disporre delle necessarie risorse finanziarie e dall’altro avere un certo margine di flessibilità (nel caso in cui non troviate subito la candidata o il candidato ottimale, parola chiave carenza di personale specializzato (in tedesco)). Calcolate anche il tempo per introdurre la persona assunta nella nuova realtà lavorativa. 

Può risultare utile scambiare idee e opinioni con imprenditrici e imprenditori che ci sono già passati. Condivideranno con voi le loro esperienze e vi faciliteranno le decisioni.

Se vi riconoscete nelle seguenti affermazioni, vuol dire che è arrivato il momento di far salire qualcuno a bordo.

  • Vi sentite sotto stress e desiderate un rapporto più equilibrato tra vita professionale e vita privata.
  • Vi sembra di trascorrere (o trascorrete effettivamente) la maggior parte del vostro tempo in riunioni o call e di essere praticamente irreperibili per la vostra clientela.
  • Avete già abbastanza da fare con il lavoro produttivo e non avete voglia di sobbarcarvi anche il carico amministrativo.
  • Intendete ampliare e perfezionare la vostra attività e vi occorre una mano e un solido know-how.
  • Siete alla ricerca di nuove idee e di uno sguardo diverso sulla vostra azienda.

Una volta chiarito il «quando» si passa al «come». Le nostre istruzioni vi accompagnano passo dopo passo lungo le varie fasi.

E non dimenticate la nostra offerta per start-up che vi permette di concentrarvi completamente sul futuro della vostra azienda.

Assumere personale: i passaggi principali, dal contratto al certificato di lavoro

La prima volta che fate un’assunzione vi avventurate su un terreno sconosciuto e vi calate in ruoli che non avete ancora ricoperto: quello di responsabile HR e soprattutto quello di superiore. Vi trovate a svolgere compiti del tutto nuovi per voi, a partire dal processo di reclutamento fino alla compilazione del certificato di lavoro (tedesco o francese).

Fase 1: reclutamento

1. Definire il profilo professionale

  • Quali mansioni volete affidare alla nuova collaboratrice o al nuovo collaboratore?
  • Quale tipo d’impiego e quale grado di occupazione ritenete opportuni?
  • Quali requisiti sono richiesti (in termini di formazione, esperienze lavorative, conoscenze particolari)?

2. Avviare il processo di reclutamento

  • Pubblicare inserzioni (su diversi canali)
  • Navigare in rete per informarsi su candidate e candidati idonei
  • Valutare la possibilità di collaborare con agenzie di collocamento esterne

3. Vagliare le candidature

  • Preparare il colloquio: la guida (tedesco) è un ausilio prezioso. L’obiettivo è farsi un quadro più completo possibile delle candidate e dei candidati, delle loro hard e soft skill e del loro modo di lavorare
  • Svolgere il colloquio di presentazione, se desiderato concordare un giorno di prova
  • Verificare i presupposti formali e le informazioni di terzi per coloro che entrano nella rosa dei papabili: richiedere l’estratto del casellario giudiziale, eventualmente l’estratto del registro delle esecuzioni, raccogliere referenze presso i datori di lavoro precedenti

Nel decidere l’assunzione è necessario assicurarsi che la nuova collaboratrice o il nuovo collaboratore abbia una scala valoriale e un atteggiamento di fondo compatibili con la cultura d’impresa e sia in grado di integrarsi all’interno del team eventualmente già esistente (cultural fit). La nuova collega o il nuovo collega deve arricchire il team sia sul piano personale che su quello professionale. «Le lacune nelle conoscenze specialistiche possono essere colmate on the job mediante un upskilling», dichiara Ute Schläfli, Product Owner Recruiting presso AXA.

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    Cassa pensione per PMI e start-up

    La scelta del personale giusto spetta a voi, non possiamo farla al vostro posto – ma possiamo occuparci di tutte le questioni e incombenze che concernono le assicurazioni e la previdenza.

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Fase 2: contratto di lavoro

Un contratto di lavoro può essere stipulato per iscritto o a voce (e, in teoria, anche tacitamente). Di solito viene redatto in forma scritta, anzi in determinati casi è obbligatorio farlo (ad. es. contratti di apprendistato).

Che cosa contiene un contratto di lavoro? 

  • Dati dell’azienda e del datore di lavoro
  • Generalità della persona assunta
  • Inizio del rapporto di lavoro
  • Luogo di lavoro
  • Tipo di attività (denominazione della funzione)
  • Perimetro operativo 
  • Grado di occupazione (incl. orario di lavoro settimanale)
  • Diritto alle ferie e loro regolamentazione
  • Ammontare della retribuzione (più eventuali extra) 
  • Preavviso di disdetta ed eventuale periodo di prova

Contratto a tempo indeterminato: specificate i motivi e i termini di preavviso per lo scioglimento del contratto. Avete la possibilità inoltre di abolire, ridurre o prolungare a tre mesi al massimo il periodo di prova fissato per legge a un mese.

Contratto a tempo determinato: il periodo di prova non è prescritto dalla legge, ma può essere pattuito tra le parti. Indicate la data in cui termina il rapporto di lavoro (a meno che la conclusione non coincida con la fine di un progetto menzionato nel contratto). 

Pensate anche ai seguenti aspetti:

  • Riferimento ai regolamenti in vigore
  • Disposizioni relative ai contributi sociali AVS e AI
  • Regolamento della cassa pensione (se necessario)
  • Diritto retributivo, diritti e obblighi in caso di malattia, gravidanza, maternità, infortunio o altra perdita di guadagno
  • Eventuale assicurazione d’indennità giornaliera in caso di malattia e altre prestazioni facoltative

Fringe benefit

Le prestazioni non obbligatorie (ad es. un’assicurazione d’indennità giornaliera in caso di malattia o contributi aggiuntivi nel secondo pilastro) e ancor più una soluzione vantaggiosa di cassa pensione rientrano nei cosiddetti «fringe benefit». Soprattutto per il personale qualificato, queste prestazioni salariali accessorie hanno sempre più importanza nella scelta del datore di lavoro.

Tenete presente che, qualora la vostra azienda sia sottoposta a un contratto collettivo di lavoro, dovete attenervi alle regolamentazioni vigenti e redigere il vostro contratto di lavoro nel loro rispetto. Potete richiedere informazioni presso i sindacati, la vostra organizzazione dei datori di lavoro, l’ufficio cantonale del lavoro o la Segretaria di Stato dell’economia (SECO).

Trovate suggerimenti sulla stesura del contratto di lavoro e il modello di un contratto individuale di lavoro sul sito myright.ch. Il contenuto di un contratto di lavoro resta comunque molto soggettivo. «Affinché tutto sia giuridicamente inoppugnabile, è consigliabile rivolgersi a uno specialista per una verifica», raccomanda Irene Roth, Head Employee Administration. «In questo modo, vi tutelate da possibili controversie e al tempo stesso avete una base per altre eventuali assunzioni».

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    Tutelarsi giuridicamente

    Come piccola impresa, nel quadro della nostra assicurazione di protezione giuridica approfittate di cinque ore gratuite di consulenza legale. L’occasione ideale per avere un parere esperto sul vostro primo contratto di lavoro.

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Fase 3: preparazione

È banale dirlo, ma per lavorare occorre innanzitutto una postazione attrezzata di tutto punto e compiti da svolgere. Prima dell’entrata in servizio della vostra nuova collaboratrice o del vostro nuovo collaboratore stendete un piano sul da farsi nel giorno X e durante il periodo d’inserimento. Ricordatevi anche di attivare eventuali conti utente e concedere le necessarie autorizzazioni. Se i preparativi sono stati fatti opportunamente, la vostra nuova forza lavoro potrà sviluppare il proprio potenziale fin dall’inizio.

Fase 4: cassa di compensazione, eventuali assegni familiari

I datori di lavoro sono tenuti a notificare i loro dipendenti alla cassa di compensazione facendo anche richiesta, se del caso, degli assegni familiari. «L’obbligo contributivo per le assicurazioni sociali (AVS, AI, IPG e AD) comincia dal 1° gennaio successivo al compimento dei 17 anni», precisa Barbara Jacobi, responsabile Payroll presso AXA. «Coloro che non hanno ancora il numero di assicurazione sociale devono essere notificati immediatamente alla cassa di compensazione dal datore di lavoro. Chi ha già il numero di assicurazione sociale può essere notificato subito o, al più tardi, alla fine dell’anno, contestualmente alla dichiarazione dei salari». Il vostro referente è la cassa cantonale di compensazione. Se vi vedete già con il numerino in mano ad attendere pazientemente il vostro turno per sbrigare queste formalità allo sportello, niente paura: ora è possibile fare tutto online con la massima semplicità.

Nel caso in cui la vostra azienda sia già iscritta presso la cassa di compensazione, non dovete notificare la nuova assunzione: basta che l’indichiate a fine anno nella notifica ufficiale dei salari (specificando generalità, numero AVS e data di nascita della nuova persona assunta).

Numero AVS

Se la nuova collaboratrice o il nuovo collaboratore non ha ancora un numero AVS, ad esempio perché arriva direttamente dall’estero, occorre farne richiesta alla cassa di compensazione competente.

Qualora la persona assunta abbia figli, sussiste un diritto agli assegni familiari a seconda della composizione della famiglia. Spetta a voi richiederli alla cassa di compensazione familiare. Rivolgetevi alla vostra cassa di compensazione AVS che, nella maggior parte dei casi, comprende anche la cassa di compensazione familiare.

Per presentare la richiesta avete bisogno dei seguenti documenti e dati della collaboratrice o del collaboratore:

  • certificato delle assicurazioni sociali (AVS/AI/IPG) o tessera di assicurazione malattia dei figli
  • data d’inizio dell’attività lavorativa della/del partner
  • reddito netto della persona assunta

Assunzione di collaboratori stranieri

Se intendete assumere personale straniero senza permesso di domicilio (permesso C) dovete tenere presente alcuni aspetti specifici.

1. Inoltrare la domanda di notifica o di autorizzazione

  • Per le lavoratrici e i lavoratori provenienti da Paesi UE/AELS che lavorano in Svizzera fino a 90 giorni all’anno vige in linea generale un obbligo di notifica. Potete effettuare questa operazione sul sito della Segreteria di Stato della migrazione (SEM).
  • Per le lavoratrici e i lavoratori provenienti da Paesi UE/AELS che lavorano in Svizzera più di 90 giorni all’anno serve un’autorizzazione. Se non ancora disponibile, è necessario che inoltriate un’apposita domanda. Per farlo rivolgetevi all’autorità cantonale del mercato del lavoro competente.

2. Notificare l’imposta alla fonte

Dovete notificare presso l’autorità fiscale competente il personale soggetto all’imposta alla fonte (dipendenti stranieri senza permesso di domicilio) entro otto giorni dall’entrata in servizio.

Fase 5: LPP, LAINF, eventualmente IGM 

Dovete affiliare la nuova collaboratrice o il nuovo collaboratore a una cassa pensione se il suo stipendio lordo ammonta ad almeno CHF 22 050 annui (situazione 2023) e la durata dell’impiego è superiore a tre mesi o a tempo indeterminato. Avvertenza: l’obbligo assicurativo scatta il 1° giorno di lavoro, anche nel caso in cui la persona assunta cominci con un periodo di prova.

Per la notifica avete bisogno dei seguenti dati:

  • nome e indirizzo
  • numero AVS
  • data di entrata
  • grado di occupazione
  • stipendio annuo

Le candidate e i candidati più accreditati, che possono scegliere tra vari datori di lavoro, considerano sempre più spesso fattori che esulano dal semplice stipendio, ad esempio la soluzione di cassa pensione. Quanto è affidabile la cassa pensione? Gli averi di vecchiaia vengono investiti e se sì, dove e in che modo? Il datore di lavoro partecipa a eventuali contributi di risparmio aggiuntivi nel regime sovraobbligatorio? Le risposte a queste domande possono fare la differenza, piccola ma rilevante.

Inoltre dovete proteggere i vostri dipendenti dalle conseguenze di infortuni e malattie professionali, stipulando un’assicurazione contro gli infortuni. Non appena assumete la prima persona con obbligo assicurativo, questa deve essere notificata all’assicurazione contro gli infortuni che avete scelto. In realtà non sempre la scelta è libera: il personale di determinati settori è assicurato obbligatoriamente presso l’Istituto nazionale svizzero di assicurazione contro gli infortuni (Suva). Attivatevi per accertare se ciò riguarda la vostra azienda.

Una copertura non obbligatoria, ma molto utile è quella dell’assicurazione d’indennità giornaliera in caso di malattia che si fa carico al vostro posto dei costi per il proseguimento del pagamento dello stipendio in caso di assenza per malattia o gravidanza. 

Ulteriore vantaggio: nel quadro di un’assicurazione IGM il vostro personale beneficia di pagamenti continuativi dello stipendio superiori al minimo legale. Un’altra componente che aumenta la vostra attrattiva come datore di lavoro.

«Ai fini del carico amministrativo è sicuramente più pratico stipulare l’assicurazione contro gli infortuni e l’assicurazione d’indennità giornaliera in caso di malattia presso una stessa compagnia». - Barbara Jacobi

Le nostre soluzioni assicurative per il vostro personale

Cassa pensione

Spesso per le imprese più piccole costituire e gestire una propria cassa pensione risulta troppo oneroso. Per questo viene in soccorso AXA che offre diverse soluzioni previdenziali semiautonome ritagliate su misura sulle esigenze di start-up e PMI.

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Assicurazione contro gli infortuni

L’assicurazione contro gli infortuni tutela voi e il vostro personale dalle conseguenze finanziarie di eventi dannosi. Se si verifica uno dei sinistri coperti, l’assicurazione continua a versare lo stipendio ed eroga prestazioni sanitarie o rendite.

Cosa dovete sapere sull’assicurazione obbligatoria contro gli infortuni

Assicurazione d’indennità giornaliera in caso di malattia

Nel caso di un’assenza per malattia o gravidanza, l’assicurazione d’indennità giornaliera in caso di malattia si fa carico al vostro posto dei costi per il proseguimento del pagamento dello stipendio. Una prestazione rassicurante per la persona malata o incinta che così ha più tempo e tranquillità per ristabilirsi.

Scoprire la nostra assicurazione d’indennità giornaliera in caso di malattia

Quanto costa una collaboratrice o un collaboratore?

Per sapere se potete permettervi finanziariamente una nuova assunzione dovete farvi un’idea realistica degli oneri che ciò comporta. Oltre ai costi diretti, più evidenti, occorre mettere in conto anche i costi indiretti.

Costi diretti

I principali costi diretti sono rappresentati dallo stipendio. Il livello retributivo dipende soprattutto dal settore in cui operate, ma anche dal tipo d’impiego e dal profilo professionale. D’altra parte, il trattamento salariale è un ottimo mezzo per attirare personale particolarmente qualificato.

«In generale lo stipendio corrisposto dovrebbe essere equo, conforme al mercato e commisurato ai requisiti richiesti», afferma Ute Schläfli. Se non siete sicuri di quanto offrire, chiedete ad altri datori di lavoro o informatevi presso le associazioni di categoria.

Ai costi per lo stipendio si aggiungono i costi per le assicurazioni sociali: AVS, AI, assicurazione contro la disoccupazione, assegni familiari, assicurazione contro gli infortuni, cassa pensione ed eventualmente assicurazione d’indennità giornaliera in caso di malattia. I contributi corrispondono a circa l’11-13 per cento della somma degli stipendi lordi, a seconda della struttura.

Si segnala che esistono dei modelli ed esempi di conteggio della Confederazione che vi possono aiutare a calcolare approssimativamente i costi diretti.

Costi indiretti

Alcuni costi vanno spesso dimenticati, occorre invece tenerli presente prima di assumere qualcuno. Si tratta di:

  • costi per il reclutamento (ad es. per inserzioni, portali, agenzie di collocamento)
  • costi per onboarding e formazione (tempo di lavoro vostro e della persona neoassunta dedicato all’introduzione ed eventuali corsi esterni)
  • costi amministrativi (ad es. attestati, notifiche, domande ecc.)
  • costi per materiale e infrastruttura (ad es. arredo, computer, licenze supplementari ecc.)

Prima di ogni cosa chiedetevi: «Qual è il mio obiettivo?» La nuova collaboratrice o il nuovo collaboratore deve servire a incrementare il fatturato e contribuire quindi alla crescita della vostra azienda? O piuttosto a sgravarvi di una parte del lavoro per lasciarvi più tempo a disposizione (per la vostra vita professionale o privata), anche se il fatturato resta invariato?

Definendo esattamente lo scopo che vi prefiggete, vi risulterà più facile calcolare il budget da stanziare e verificarne la fattibilità.

Assumere personale: semplice con la nostra lista di controllo

A questo punto vi siete fatti un quadro esauriente di tutte le implicazioni che comporta la prima assunzione di dipendenti. Ma accanto ai criteri oggettivi, alle cifre e ai fatti non dovete trascurare un fattore primordiale: il vostro istinto. Se non vi sentite a vostro agio con qualcuno, di solito un motivo c’è. Fidatevi delle vostre sensazioni «di pancia» e continuate a cercare perché evidentemente non era la persona giusta.

E non scoraggiatevi se all’inizio tutto vi sembra confuso e complicato. Concedetevi tempo per acquisire le conoscenze necessarie e fare esperienza sul campo – poco a poco imparerete a muovervi con maggiore sicurezza nell’ambito HR e nel vostro ruolo di superiore.

E ora non vi resta che mettervi all’opera! La nostra lista di controllo vi fornisce un valido aiuto.

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