Collaborateurs et prévoyance

Engager du personnel: à quoi devez-vous penser?

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Les affaires marchent bien et votre entreprise prospère? Le moment est peut-être venu d’engager votre première collaboratrice ou votre premier collaborateur. Découvrez ici ce dont il faut tenir compte et la façon de procéder

Engager une première collaboratrice ou un premier collaborateur est une étape importante pour votre entreprise. Le fait que vous envisagiez d’embaucher est une preuve du succès de votre société. Celle-ci est à présent bien établie et le nombre de mandats ou les chiffres de ventes progressent; vous ne pouvez plus tout assumer seul et aspirez à vous faire aider. Ou alors, vous souhaitez conquérir de nouveaux domaines et recherchez les compétences spécialisées nécessaires.  

Pour que vous réussissiez votre premier engagement de personnel et fidélisiez votre collaboratrice ou collaborateur le plus longtemps possible, nous nous sommes entretenus avec des spécialistes des RH et avons compilé pour vous les principales informations.

Engager du personnel pour la première fois: le timing idéal

Il n’est pas simple de trouver le bon moment pour engager du personnel. D’une part, il faut disposer des ressources financières nécessaires; d’autre part, un certain délai est indispensable (au cas où vous ne trouveriez pas tout de suite, par exemple en raison de la pénurie de personnel) (actuellement non disponible en français). Prévoyez aussi suffisamment de temps pour introduire votre nouvelle recrue. 

Il peut être utile d’échanger avec d’autres entrepreneuses et entrepreneurs qui ont déjà franchi ce pas. Ils pourront partager leurs expériences avec vous, ce qui simplifiera votre décision.

Vous reconnaissez-vous dans l’une des affirmations suivantes? Dans ce cas, le moment est peut-être venu de vous faire aider:

  • Vous êtes en proie au stress et aspirez à un meilleur équilibre entre vie privée et vie professionnelle.
  • Vous avez l’impression de n’être plus qu’en réunion et au téléphone (ou votre travail se résume effectivement à ces activités) et de ne plus guère avoir de temps pour vos clients.
  • Votre travail de production vous prend déjà suffisamment de temps et vous n’avez plus envie de régler vous-même toutes les tâches administratives.
  • Vous étendez ou approfondissez votre activité et avez besoin de renfort et/ou de connaissances spécialisées.
  • Vous recherchez de nouvelles inspirations et un vent de fraîcheur pour votre entreprise.

Une fois la question du «quand» clarifiée, il ne reste plus qu’à passer au «comment». Reportez-vous pour cela à notre marche à suivre étape par étape.

Et bien entendu à l’offre d’AXA pour les start-up. Vous pourrez ainsi vous concentrer exclusivement sur la prochaine étape de votre entreprise.

Engager du personnel: les principales étapes, du contrat au certificat de travail

Si vous engagez du personnel pour la première fois, vous quittez un terrain connu et assumez un nouveau rôle: celui de responsable du personnel, mais surtout aussi celui de chef. Du processus de recrutement à l’établissement du certificat de travail, de toutes nouvelles tâches vous attendent.

Étape 1: le recrutement

1. Définir le profil du poste

  • Quelles tâches souhaitez-vous confier à votre nouvelle collaboratrice ou à votre nouveau collaborateur?
  • Quel type d’engagement et quel taux d’occupation sont judicieux?
  • Quelles exigences les candidates et candidats doivent-ils remplir (formation, expérience, connaissances particulières)?

2. Lancer le processus de recrutement

  • Publier l’offre d’emploi (sur divers canaux)
  • Rechercher des candidates et des candidats appropriés dans son propre réseau
  • Envisager de faire appel à une agence de placement

3. S’occuper du processus de candidature

  • Préparer l’entretien: il existe des guides à cet effet. L’objectif: se faire une idée la plus précise possible de la candidate ou du candidat ainsi que de ses compétences techniques, de ses compétences sociales et de sa méthode de travail.
  • Mener un entretien d’embauche, le cas échéant convenir d’une journée de travail à l’essai
  • Vérifier les antécédents pour le cercle restreint de candidates et candidats: demander un extrait du casier judiciaire et éventuellement un extrait du registre des poursuites et prendre des références auprès d’anciens employeurs

Lors du recrutement, il faut particulièrement veiller à ce que la nouvelle collaboratrice ou le nouveau collaborateur corresponde aux valeurs et au comportement attendus dans le cadre de la culture d’entreprise et puisse facilement s’intégrer au sein de l’équipe éventuellement déjà en place. La nouvelle ou le nouveau collègue doit pouvoir compléter l’équipe, sur le plan tant personnel que technique. «Un manque de connaissances spécialisées peut être développé "on the job" via l’upskilling», affirme Ute Schläfli, Product Owner Recruiting chez AXA.

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    Caisse de pension pour PME et start-up

    Nous ne pouvons pas choisir à votre place la collaboratrice ou le collaborateur qui vous convienne, mais nous pouvons répondre à vos questions et assumer des tâches en lien avec les assurances et la prévoyance.

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Étape 2: le contrat de travail

Un contrat de travail peut être conclu par écrit ou par oral (et, en théorie, aussi tacitement). Le contrat écrit est toutefois le plus fréquent. Dans certains cas, il est même obligatoire, p. ex. pour les apprentis.

Que doit contenir un contrat de travail? 

  • Informations sur l’entreprise ou l’employeur
  • Coordonnées de la salariée ou du salarié
  • Début des rapports de travail
  • Lieu de travail
  • Type d’activité (description de la fonction)
  • Étendue de l’activité 
  • Taux d’occupation (y c. le temps de travail hebdomadaire)
  • Droit aux vacances et réglementation des congés
  • Montant du salaire (plus suppléments éventuels) 
  • Délais de préavis et évent. durée de la période d’essai

Contrat à durée indéterminée: indiquez les conditions et le délai de résiliation du contrat. Vous pouvez également raccourcir la période d’essai légale d’un mois, la supprimer, voire la rallonger jusqu’à trois mois.

Contrat à durée déterminée: une période d’essai n’est pas prescrite par la loi mais peut être convenue sur demande. Indiquez la date à laquelle l’activité prendra fin (sauf si celle-ci dépend de la conclusion d’un projet mentionné dans le contrat). 

Pensez également aux aspects suivants:

  • Mention des règlements applicables
  • Dispositions relatives aux cotisations sociales (AVS et AI)
  • Règlement de la caisse de pension (le cas échéant)
  • Droit au salaire / droits et obligations en cas de maladie, de grossesse, de maternité et d’accident ainsi qu’autres cas de perte de gain
  • Le cas échéant, assurance d’une indemnité journalière en cas de maladie et autres prestations à bien plaire

Prestations complémentaires

Les prestations non obligatoires telles qu’une assurance d’une indemnité journalière en cas de maladie ou des cotisations complémentaires dans le cadre du deuxième pilier, tout comme le choix éventuel d’une solution de caisse de pension attractive, comptent au nombre des prestations complémentaires («fringe benefits»). Celles-ci revêtent toujours plus d’importance, en particulier pour le personnel spécialisé, lors du choix d’un employeur.

Remarque: si votre entreprise est soumise à une convention collective de travail, vous devez observer les règles de cette dernière et les reproduire dans le contrat de travail. Vous pouvez vous renseigner auprès des syndicats, de votre organisation d’employeurs, de l’office cantonal du travail ou du Secrétariat d’État à l’économie (SECO).

Vous trouverez des conseils sur le thème «Établir le contrat de travail» et un modèle de contrat de travail individuel sur myright.ch. Bien entendu, un contrat de travail peut être structuré de façon très individuelle. «Pour que tout soit parfaitement correct sur le plan juridique, le premier contrat de travail devrait absolument être contrôlé par un juriste», explique Irene Roth, responsable Employee Administration. «Vous misez ainsi sur la sécurité et disposez d’un contrat-type individuel que vous pourrez réutiliser le cas échéant.»

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    Mettre le droit de son côté

    Dans le cadre de notre assurance de protection juridique, bénéficiez de cinq heures de conseil juridique gratuites réservées aux petites entreprises. Le cadre idéal pour faire contrôler votre premier contrat de travail.

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Étape 3: la préparation

Cela peut paraître évident, mais pour travailler, il faut prévoir un poste de travail équipé et des tâches appropriées. Avant le premier jour de travail de votre nouvelle collaboratrice ou nouveau collaborateur, définissez ce qui aura lieu concrètement le jour J et durant la phase d’introduction. Outre l’installation du poste de travail, pensez également aux éventuels comptes d’utilisateur et droits d’accès. Une bonne préparation permettra à votre nouvelle recrue de déployer tout son potentiel dès le premier jour.

Étape 4: la caisse de compensation et les éventuelles allocations familiales

Les employeurs sont tenus d’annoncer leurs salariés à la caisse de compensation et de demander le cas échéant le versement d’allocations familiales. «L’assujettissement aux assurances sociales (AVS, AI, APG et AC) commence le 1er janvier qui suit le 17e anniversaire», explique Barbara Jacobi, responsable Payroll chez AXA. «L’employeur doit annoncer immédiatement à la caisse de compensation les nouveaux collaborateurs qui n’ont pas encore de numéro d’assurance sociale. Pour ceux qui possèdent déjà un tel numéro, l’annonce peut avoir lieu immédiatement ou au plus tard lors de la déclaration des salaires en fin d’année.» Adressez-vous à la caisse de compensation cantonale. Si vous vous imaginez déjà prendre un ticket et passer un long moment dans la salle d’attente de cette administration, détrompez-vous: aujourd’hui, tout peut aussi se régler en ligne, en toute simplicité.

Si votre entreprise est déjà inscrite auprès de la caisse de compensation, vous n’avez pas besoin d’annoncer en plus vos nouveaux collaborateurs et collaboratrices: il vous suffit de les annoncer en fin d’année sur la déclaration des salaires officielle (indiquez leurs coordonnées, leur numéro AVS et leur date de naissance).

Numéro AVS

Si la nouvelle collaboratrice ou le nouveau collaborateur n’a pas encore de numéro AVS, p. ex. parce qu’elle ou il arrive directement de l’étranger, ce numéro doit être demandé auprès de la caisse de compensation compétente.

Si votre nouvelle collaboratrice ou nouveau collaborateur a des enfants, il se peut qu’il ou elle ait droit à des allocations familiales. Il vous appartient d’en faire la demande auprès de la caisse d’allocations familiales (CAF). Adressez-vous de préférence à la caisse de compensation AVS, à laquelle est généralement rattachée la CAF.

À cet effet, votre collaboratrice ou collaborateur doit vous fournir les documents et informations suivants:

  • Certificat d’assurance sociale (AVS, AI, APG) ou carte d’assurance-maladie des enfants
  • Date à laquelle le ou la partenaire a commencé son dernier emploi
  • Revenu but de la salariée ou du salarié

Engagement de collaboratrices et de collaborateurs étrangers

Si vous engagez des collaboratrices ou des collaborateurs étrangers sans permis d’établissement (permis C), vous devez également tenir compte des points ci-après.

1. Soumettre la demande d’annonce ou de permis

  • Les collaboratrices et collaborateurs provenant d’un État de l’UE ou de l’AELE qui travaillent en Suisse pendant 90 jours par an au maximum sont soumis à une obligation d’annonce. Vous pouvez effectuer cette annonce sur le site Internet du Secrétariat d’État aux migrations (SEM).
  • Les personnes salariées provenant d’un État de l’UE ou de l’AELE qui travaillent en Suisse pendant plus de 90 jours par an doivent obtenir un permis. Si elles n’en disposent pas encore, c’est à vous d’en effectuer la demande. Adressez-vous pour cela aux autorités cantonales du marché du travail.

2. Annoncer l’impôt à la source

Vous devez annoncer les collaboratrices et les collaborateurs soumis à l’impôt à la source (personnes salariées étrangères sans permis d’établissement) auprès des autorités fiscales compétentes dans les huit jours suivant leur embauche.

Étape 5: LPP, LAA, évent. IJM 

Vous devez annoncer vos collaboratrices et collaborateurs auprès d’une caisse de pension dès lors que leur salaire brut dépasse CHF 22 050 par an (état en 2023) et que leur engagement a été fixé pour une durée de plus de trois mois ou pour une durée indéterminée. À noter que l’obligation d’assurance s’applique dès le premier jour, même si la personne se trouve d’abord en période d’essai.

Pour procéder à l’annonce, vous avez besoin des données suivantes:

  • Nom et adresse
  • Numéro AVS
  • Date d’entrée en fonction
  • Taux d’occupation
  • Salaire annuel

Les candidates et candidats appropriés qui ont le choix entre plusieurs employeurs potentiels attachent souvent aussi de l’importance à d’autres facteurs que le salaire, par exemple à la solution de caisse de pension. La caisse de pension est-elle solide? L’avoir de vieillesse est-il investi? Si oui, où et sous quelle forme? L’employeur participe-t-il à d’éventuelles cotisations d’épargne supplémentaires dans le régime surobligatoire? Les réponses à ces questions peuvent faire toute la différence.

Par ailleurs, vous devez protéger votre personnel contre les conséquences des accidents et des maladies professionnels et conclure à cet effet une assurance-accidents Dès que vous engagez une personne assujettie à l’assurance, vous devez l’annoncer à l’assurance-accidents de votre choix. À noter que la précision «de votre choix» n’est pas tout à fait exacte: les salariées et salariés de certaines branches doivent impérativement être assurés auprès de la Caisse nationale suisse d’assurance en cas d’accidents (Suva). Renseignez-vous au préalable si votre entreprise est concernée.

Si elle n’est pas obligatoire, l’assurance d’une indemnité journalière en cas de maladie peut être utile. En effet, elle prend en charge les coûts liés à la poursuite du versement du salaire des collaboratrices et des collaborateurs qui ne peuvent pas travailler pour cause de maladie ou en cas de grossesse. 

Avantage supplémentaire: dans le cadre d’une IJM, votre personnel bénéficie de la poursuite du versement du salaire allant au-delà du minimum légal. Votre attrait en tant qu’employeur s’en trouve renforcé.

«Pour faciliter le traitement administratif, conclure l’assurance-accidents et l’assurance d’une indemnité journalière en cas de maladie auprès du même prestataire représente certainement un avantage.» - Barbara Jacobi

Nos solutions d’assurance pour votre personnel

Caisse de pension

Fonder et gérer sa propre caisse de pension est souvent une tâche trop fastidieuse pour les petites entreprises. AXA leur vient en aide: elle propose diverses solutions de prévoyance semi-autonomes spécifiquement axées sur les besoins des start-up et des PME.

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Assurance-accidents

L’assurance-accidents vous met à l’abri, vous et votre personnel, des conséquences financières d’un accident. C’est elle qui prend en charge la poursuite du versement du salaire, les prestations pour soins et les rentes.

Ce que vous devez savoir sur l’assurance-accidents obligatoire

Assurance d’une indemnité journalière en cas de maladie

Si des collaboratrices ou collaborateurs sont absents pour cause de maladie ou de grossesse, l’IJM prend en charge à votre place les coûts liés à la poursuite du versement de leur salaire. Et les personnes concernées y trouvent aussi leur compte, puisqu’elles ont plus de temps à disposition pour se rétablir.

Découvrir notre assurance d’une indemnité journalière en cas de maladie

Quel est le coût du personnel?

Pour savoir si vous pouvez déjà vous permettre financièrement d’engager du personnel, vous devriez avoir une vue d’ensemble réaliste des coûts que cela implique. Outre les coûts directs manifestes, il y a aussi un certain nombre de frais indirects.

Coûts directs

Dans la catégorie des coûts directs, on trouve tout d’abord les frais de salaire. Ceux-ci dépendent en grande partie de votre branche d’activité, mais aussi du type d’engagement et du profil professionnel. De plus, le salaire représente un bon moyen d’attirer des candidates et des candidats particulièrement qualifiés.

«Le salaire de vos collaboratrices ou collaborateurs devrait être équitable, conforme au marché et tenir compte des exigences du poste», affirme Ute Schläfli. Si vous vous posez des questions à ce sujet, essayez de savoir ce que proposent d’autres employeurs ou informez-vous auprès des associations professionnelles.

Aux frais de salaire s’ajoutent les coûts liés aux assurances sociales: AVS, AI, assurance-chômage, allocations familiales, assurance-accidents, caisse de pension et éventuellement IJM. Selon la structure, ces cotisations représentent de 11% à 13% environ de la somme des salaires bruts.

À ce propos, la Confédération publie des modèles de calcul vous permettant de déterminer plus ou moins les coûts directs.

Coûts indirects

On ne pense pas forcément aux coûts ci-après. Or il est important d’en tenir compte lorsque l’on décide d’engager du personnel:

  • Coûts liés au recrutement (p. ex. frais d’annonce, des portails en ligne, des agences de placement)
  • Frais d’onboading / de formation (le temps de travail et les éventuelles formations externes de la nouvelle recrue, mais aussi son «arrêt de travail» pendant cette période)
  • Frais administratifs (p. ex. pour les attestations, annonces, demandes, etc.)
  • Coûts du matériel et des appareils (p .ex. mobilier, ordinateurs, licences supplémentaires, etc.)

Demandez-vous au préalable quel est votre objectif. Engagez-vous une nouvelle collaboratrice ou un nouveau collaborateur pour accroître votre chiffre d’affaires et contribuer ainsi à la croissance de votre entreprise? Ou cette personne est-elle censée vous décharger et vous permettre de disposer de plus de temps (que ce soit à des fins professionnelles ou privées), éventuellement pour un chiffre d’affaires identique?

En ne perdant pas de vue cet objectif, vous pourrez mieux calculer le budget à votre disposition pour engager du renfort et savoir si ce projet est réaliste.

Engager du personnel: réussite garantie grâce à notre check-list

Vous avez désormais une bonne vue d’ensemble de tout ce que vous devez avoir à l’esprit lorsque vous voulez engager vos premières recrues. Quels que soient tous les critères, faits et chiffres concrets, ne négligez pas une chose importante: votre intuition. Si vous n’êtes pas à l’aise face à une candidate ou à un candidat, ce n’est généralement pas dû au hasard. Fiez-vous à votre intuition et poursuivez vos recherches; ce n’était tout simplement pas la bonne personne.

Et ne désespérez pas si, dans un premier temps, vous avez l’impression de ne pas y voir clair et de faire face à des difficultés. Vous avez, vous aussi, le droit de vous développer et d’acquérir des expériences; avec le temps, vous vous sentirez de plus en plus à l’aise dans votre rôle de responsable et face aux questions de personnel.

Et si vous commenciez dès maintenant? Laissez-vous guider par notre check-list.

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