Kosten senken im Unternehmen: Massnahmen für KMU

Schweizer KMU sehen sich einem steigenden Kostendruck ausgesetzt. 65 Prozent der Betriebe nennen steigende Kosten – von höheren Zöllen bis hin zu Preiserhöhungen für IT-Güter – als grösste wirtschaftliche Sorge der letzten zwei Jahre. Das zeigt die AXA KMU-Arbeitsmarktstudie 2026. Während pauschale Sparrunden kurzfristig Erleichterung bringen, kann gezieltes Kostenmanagement langfristig zu Einsparungen und höherer Effizienz beitragen. Lesen Sie, mit welchen Massnahmen KMU ihre Kosten gezielt senken können.

Warum sind steigende Kosten für Schweizer KMU gerade jetzt ein zentrales Thema?

Die aktuelle AXA KMU-Arbeitsmarktstudie 2026 zeigt: Steigende Kosten sind die mit Abstand meistgenannte wirtschaftliche Belastung für die befragten Unternehmen. Insgesamt 65 Prozent geben an, dass ihnen steigende Kosten in den vergangenen zwei Jahren Sorgen bereitet haben. Auf Rang zwei im Sorgen-Ranking folgt mit 29 Prozent der zunehmende Konkurrenzdruck aus der Schweiz. Die unsichere Auftragslage ist lediglich für 21 Prozent der KMU eine Belastung, Wechselkursrisiken sind es sogar nur für 14 Prozent.

Eine Erklärung dafür liegt in den unsicheren wirtschaftlichen Aussichten. So beurteilen 4​3​ Prozent der befragten Firmen die Wirtschaftslage in ihrer Branche als unsicher. Besonders kleine ​Unternehmen​ blicken besorgt in die Zukunft. Denn sie haben in der Regel weniger Ressourcen und Möglichkeiten,  sich gegen negative Entwicklungen abzusichern.

Mit welchen Massnahmen lassen sich die Kosten im Unternehmen senken?

Unter hohem Kostendruck suchen KMU in vielen Bereichen nach Sparpotenzialen. Wichtig ist allerdings, dass solche Sparübungen den Betrieb nicht schwächen, sondern die Handlungsfähigkeit langfristig verbessern. 

Vier konkrete Ansätze helfen Unternehmen dabei, ihre Kosten gezielt zu senken:

• Effizientere Prozesse 
• Optimierte Beschaffung und Prüfung von Fixkosten 
• Flexiblere Arbeitsmodelle
• Stärkere Personalbindung 

Statt breite Sparprogramme durchzusetzen, empfiehlt sich für KMU ein gezieltes Kostenmanagement. Das umfasst die systematische Planung, Steuerung und Kontrolle aller Ausgaben im Unternehmen mit dem Ziel, das Verhältnis zwischen Kosten, Leistung, Qualität und Risiko zu optimieren. So lassen sich oft schon mit einzelnen Massnahmen spürbare Effizienzgewinne erzielen.

Prozesse und Arbeitsschritte effizienter gestalten

Mit zunehmender Digitalisierung und der Optimierung wiederkehrender Prozesse durch künstliche Intelligenz (KI) ergeben sich für KMU zahlreiche Chancen, die Betriebskosten zu senken. So lassen sich beispielsweise Arbeitsschritte beschleunigen, Informationen leichter zugänglich machen und Fehlerquellen reduzieren.  

In der AXA KMU-Arbeitsmarktstudie 2026 geben 35 Prozent der befragten KMU an, KI bewusst für die Optimierung von Arbeitsschritten zu nutzen – gegenüber 22 Prozent im Jahr 2024.

59 Prozent der Unternehmen, die künstliche Intelligenz aktiv nutzen, erwarten, innerhalb der kommenden zwei Jahre von Zeiteinsparungen zu profitieren. Dabei geht es für die meisten KMU nicht um einen Abbau von Arbeitsstellen: Lediglich 12 Prozent der KMU rechnen aufgrund des KI-Einsatzes mit einem Personalabbau. Die grosse Mehrheit der KMU, die KI einsetzen, erwartet hingegen keine Veränderungen am Personalbedarf.

Fixkosten und Beschaffung prüfen

Regelmässige Ausgaben und Fixkosten sollten Unternehmen systematisch hinterfragen. Dazu gehören zum Beispiel Miet-, Energie-, IT-, Versicherungs- oder Lieferantenkosten. Wer ein zielgerichtetes Beschaffungsmanagement betreibt, Angebote vergleicht, Verträge neu verhandelt, Abhängigkeiten von einzelnen Lieferanten reduziert oder die Lagerhaltung optimiert, kann laufende Kosten senken und die finanzielle Flexibilität erhöhen.

Flexible Arbeitsmodelle einführen

Flexible Arbeitsmodelle können Unternehmen dabei helfen, Mitarbeitende stärker zu binden und dadurch indirekt die Kosten zu senken. Sie erhöhen die Attraktivität als Arbeitgebende und können dazu beitragen, Fluktuation zu reduzieren. So entstehen weniger Aufwände für Rekrutierung und Einarbeitung.

Personalbindung stärken und Rekrutierungskosten senken

Bestehende Mitarbeitende zu halten, ist häufig günstiger, als laufend neues Personal zu rekrutieren. Eine hohe Fluktuation verursacht nicht nur direkte Kosten für Stellenausschreibungen, Auswahlprozesse und Einarbeitung, sondern führt oft auch zu Wissensverlust und Produktivitätseinbussen.

Wer hingegen in gute Führung, das eigene Talentmanagement und ein stabiles Arbeitsumfeld investiert, kann wertvolles Know-how im Unternehmen halten und die Effizienz langfristig sichern. Das gilt umso mehr im aktuellen Umfeld. Von den Unternehmen, die im Vorjahr der Erhebung offene Stellen hatten, gab rund die Hälfte an, dass sie mehrheitlich oder immer Mühe bei der Personalsuche haben. Nur rund zwölf Prozent der KMU haben keine Probleme bei der Besetzung von Vakanzen. 

Auffällig: Besonders im produzierenden Gewerbe haben KMU vermehrt Schwierigkeiten bei der Rekrutierung. Der Anteil der Unternehmen im Produktionssektor, denen die Stellenbesetzung Mühe bereitet, steigt seit 2022 kontinuierlich an. In der Arbeitsmarktstudie 2026 betrug er 65 Prozent. Für Betriebe im Dienstleistungssektor ist die Lage weniger dramatisch – hier stieg der Anteil der Firmen mit Rekrutierungsschwierigkeiten im selben Zeitraum lediglich von 37 auf 45 Prozent.

Sind Einsparungen im Gesundheitsmanagement langfristig sinnvoll?

Der Spardruck in KMU macht auch vor dem Gesundheitsmanagement nicht halt. Gleichzeitig zeigt die AXA KMU-Arbeitsmarktstudie 2026, dass verschiedene Massnahmen gegen psychisch bedingte Ausfälle heute seltener eingesetzt werden als 2023, obwohl Unternehmen häufiger von solchen Ausfällen betroffen sind.

Solche Sparübungen beim Gesundheitsmanagement entlasten das Budget kurzfristig, könnten sich aber auf Dauer als Bumerang erweisen. Denn schnelle Einsparungen sind nur dann sinnvoll, wenn sie keine Folgekosten verursachen. Wer beim Gesundheitsmanagement spart, sollte deshalb nicht nur die unmittelbare Entlastung, sondern auch mögliche Folgekosten durch Personalausfälle berücksichtigen. Wie sich Absenzen in Schweizer KMU entwickeln und mit welchen Massnahmen Unternehmen gegensteuern können, erfahren Sie im Artikel Steigende Absenzen in KMU.

Personalausfälle als Kostenfaktor für KMU

Personalausfälle jeglicher Art verursachen nicht nur organisatorischen Aufwand, sondern oft auch spürbare Zusatzkosten. Das zeigt sich bei den befragten KMU deutlich: Für 42 Prozent sind die Kosten von Personalausfällen in den letzten fünf Jahren gestiegen. Bei grossen KMU berichten sogar 62 Prozent von gestiegenen Kosten aufgrund von Personalausfällen.

Häufig gestellte Fragen rund um Kostensenkungen in Unternehmen