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Les affaires marchent bien et votre entreprise prospère? Le moment est peut-être venu d’engager votre première collaboratrice ou votre premier collaborateur. Découvrez ici ce dont il faut tenir compte et la façon de procéder
Engager une première collaboratrice ou un premier collaborateur est une étape importante pour votre entreprise. Le fait que vous envisagiez d’embaucher est une preuve du succès de votre société. Celle-ci est à présent bien établie et le nombre de mandats ou les chiffres de ventes progressent; vous ne pouvez plus tout assumer seul et aspirez à vous faire aider. Ou alors, vous souhaitez conquérir de nouveaux domaines et recherchez les compétences spécialisées nécessaires.
Pour que vous réussissiez votre premier engagement de personnel et fidélisiez votre collaboratrice ou collaborateur le plus longtemps possible, nous nous sommes entretenus avec des spécialistes des RH et avons compilé pour vous les principales informations.
Il n’est pas simple de trouver le bon moment pour engager du personnel. D’une part, il faut disposer des ressources financières nécessaires; d’autre part, un certain délai est indispensable (au cas où vous ne trouveriez pas tout de suite, par exemple en raison de la pénurie de personnel) (actuellement non disponible en français). Prévoyez aussi suffisamment de temps pour introduire votre nouvelle recrue.
Il peut être utile d’échanger avec d’autres entrepreneuses et entrepreneurs qui ont déjà franchi ce pas. Ils pourront partager leurs expériences avec vous, ce qui simplifiera votre décision.
Vous reconnaissez-vous dans l’une des affirmations suivantes? Dans ce cas, le moment est peut-être venu de vous faire aider:
Une fois la question du «quand» clarifiée, il ne reste plus qu’à passer au «comment». Reportez-vous pour cela à notre marche à suivre étape par étape.
Et bien entendu à l’offre d’AXA pour les start-up. Vous pourrez ainsi vous concentrer exclusivement sur la prochaine étape de votre entreprise.
Si vous engagez du personnel pour la première fois, vous quittez un terrain connu et assumez un nouveau rôle: celui de responsable du personnel, mais surtout aussi celui de chef. Du processus de recrutement à l’établissement du certificat de travail, de toutes nouvelles tâches vous attendent.
1. Définir le profil du poste
2. Lancer le processus de recrutement
3. S’occuper du processus de candidature
Lors du recrutement, il faut particulièrement veiller à ce que la nouvelle collaboratrice ou le nouveau collaborateur corresponde aux valeurs et au comportement attendus dans le cadre de la culture d’entreprise et puisse facilement s’intégrer au sein de l’équipe éventuellement déjà en place. La nouvelle ou le nouveau collègue doit pouvoir compléter l’équipe, sur le plan tant personnel que technique. «Un manque de connaissances spécialisées peut être développé "on the job" via l’upskilling», affirme Ute Schläfli, Product Owner Recruiting chez AXA.
Un contrat de travail peut être conclu par écrit ou par oral (et, en théorie, aussi tacitement). Le contrat écrit est toutefois le plus fréquent. Dans certains cas, il est même obligatoire, p. ex. pour les apprentis.
Que doit contenir un contrat de travail?
Contrat à durée indéterminée: indiquez les conditions et le délai de résiliation du contrat. Vous pouvez également raccourcir la période d’essai légale d’un mois, la supprimer, voire la rallonger jusqu’à trois mois.
Contrat à durée déterminée: une période d’essai n’est pas prescrite par la loi mais peut être convenue sur demande. Indiquez la date à laquelle l’activité prendra fin (sauf si celle-ci dépend de la conclusion d’un projet mentionné dans le contrat).
Les prestations non obligatoires telles qu’une assurance d’une indemnité journalière en cas de maladie ou des cotisations complémentaires dans le cadre du deuxième pilier, tout comme le choix éventuel d’une solution de caisse de pension attractive, comptent au nombre des prestations complémentaires («fringe benefits»). Celles-ci revêtent toujours plus d’importance, en particulier pour le personnel spécialisé, lors du choix d’un employeur.
Remarque: si votre entreprise est soumise à une convention collective de travail, vous devez observer les règles de cette dernière et les reproduire dans le contrat de travail. Vous pouvez vous renseigner auprès des syndicats, de votre organisation d’employeurs, de l’office cantonal du travail ou du Secrétariat d’État à l’économie (SECO).
Vous trouverez des conseils sur le thème «Établir le contrat de travail» et un modèle de contrat de travail individuel sur myright.ch. Bien entendu, un contrat de travail peut être structuré de façon très individuelle. «Pour que tout soit parfaitement correct sur le plan juridique, le premier contrat de travail devrait absolument être contrôlé par un juriste», explique Irene Roth, responsable Employee Administration. «Vous misez ainsi sur la sécurité et disposez d’un contrat-type individuel que vous pourrez réutiliser le cas échéant.»
Cela peut paraître évident, mais pour travailler, il faut prévoir un poste de travail équipé et des tâches appropriées. Avant le premier jour de travail de votre nouvelle collaboratrice ou nouveau collaborateur, définissez ce qui aura lieu concrètement le jour J et durant la phase d’introduction. Outre l’installation du poste de travail, pensez également aux éventuels comptes d’utilisateur et droits d’accès. Une bonne préparation permettra à votre nouvelle recrue de déployer tout son potentiel dès le premier jour.
Les employeurs sont tenus d’annoncer leurs salariés à la caisse de compensation et de demander le cas échéant le versement d’allocations familiales. «L’assujettissement aux assurances sociales (AVS, AI, APG et AC) commence le 1er janvier qui suit le 17e anniversaire», explique Barbara Jacobi, responsable Payroll chez AXA. «L’employeur doit annoncer immédiatement à la caisse de compensation les nouveaux collaborateurs qui n’ont pas encore de numéro d’assurance sociale. Pour ceux qui possèdent déjà un tel numéro, l’annonce peut avoir lieu immédiatement ou au plus tard lors de la déclaration des salaires en fin d’année.» Adressez-vous à la caisse de compensation cantonale. Si vous vous imaginez déjà prendre un ticket et passer un long moment dans la salle d’attente de cette administration, détrompez-vous: aujourd’hui, tout peut aussi se régler en ligne, en toute simplicité.
Si votre entreprise est déjà inscrite auprès de la caisse de compensation, vous n’avez pas besoin d’annoncer en plus vos nouveaux collaborateurs et collaboratrices: il vous suffit de les annoncer en fin d’année sur la déclaration des salaires officielle (indiquez leurs coordonnées, leur numéro AVS et leur date de naissance).
Si la nouvelle collaboratrice ou le nouveau collaborateur n’a pas encore de numéro AVS, p. ex. parce qu’elle ou il arrive directement de l’étranger, ce numéro doit être demandé auprès de la caisse de compensation compétente.
Si votre nouvelle collaboratrice ou nouveau collaborateur a des enfants, il se peut qu’il ou elle ait droit à des allocations familiales. Il vous appartient d’en faire la demande auprès de la caisse d’allocations familiales (CAF). Adressez-vous de préférence à la caisse de compensation AVS, à laquelle est généralement rattachée la CAF.
À cet effet, votre collaboratrice ou collaborateur doit vous fournir les documents et informations suivants:
Si vous engagez des collaboratrices ou des collaborateurs étrangers sans permis d’établissement (permis C), vous devez également tenir compte des points ci-après.
1. Soumettre la demande d’annonce ou de permis
2. Annoncer l’impôt à la source
Vous devez annoncer les collaboratrices et les collaborateurs soumis à l’impôt à la source (personnes salariées étrangères sans permis d’établissement) auprès des autorités fiscales compétentes dans les huit jours suivant leur embauche.
Vous devez annoncer vos collaboratrices et collaborateurs auprès d’une caisse de pension dès lors que leur salaire brut dépasse CHF 22 050 par an (état en 2023) et que leur engagement a été fixé pour une durée de plus de trois mois ou pour une durée indéterminée. À noter que l’obligation d’assurance s’applique dès le premier jour, même si la personne se trouve d’abord en période d’essai.
Pour procéder à l’annonce, vous avez besoin des données suivantes:
Les candidates et candidats appropriés qui ont le choix entre plusieurs employeurs potentiels attachent souvent aussi de l’importance à d’autres facteurs que le salaire, par exemple à la solution de caisse de pension. La caisse de pension est-elle solide? L’avoir de vieillesse est-il investi? Si oui, où et sous quelle forme? L’employeur participe-t-il à d’éventuelles cotisations d’épargne supplémentaires dans le régime surobligatoire? Les réponses à ces questions peuvent faire toute la différence.
Par ailleurs, vous devez protéger votre personnel contre les conséquences des accidents et des maladies professionnels et conclure à cet effet une assurance-accidents Dès que vous engagez une personne assujettie à l’assurance, vous devez l’annoncer à l’assurance-accidents de votre choix. À noter que la précision «de votre choix» n’est pas tout à fait exacte: les salariées et salariés de certaines branches doivent impérativement être assurés auprès de la Caisse nationale suisse d’assurance en cas d’accidents (Suva). Renseignez-vous au préalable si votre entreprise est concernée.
Si elle n’est pas obligatoire, l’assurance d’une indemnité journalière en cas de maladie peut être utile. En effet, elle prend en charge les coûts liés à la poursuite du versement du salaire des collaboratrices et des collaborateurs qui ne peuvent pas travailler pour cause de maladie ou en cas de grossesse.
Avantage supplémentaire: dans le cadre d’une IJM, votre personnel bénéficie de la poursuite du versement du salaire allant au-delà du minimum légal. Votre attrait en tant qu’employeur s’en trouve renforcé.
«Pour faciliter le traitement administratif, conclure l’assurance-accidents et l’assurance d’une indemnité journalière en cas de maladie auprès du même prestataire représente certainement un avantage.» - Barbara Jacobi
Fonder et gérer sa propre caisse de pension est souvent une tâche trop fastidieuse pour les petites entreprises. AXA leur vient en aide: elle propose diverses solutions de prévoyance semi-autonomes spécifiquement axées sur les besoins des start-up et des PME.
Découvrir nos solutions de prévoyance
L’assurance-accidents vous met à l’abri, vous et votre personnel, des conséquences financières d’un accident. C’est elle qui prend en charge la poursuite du versement du salaire, les prestations pour soins et les rentes.
Ce que vous devez savoir sur l’assurance-accidents obligatoire
Si des collaboratrices ou collaborateurs sont absents pour cause de maladie ou de grossesse, l’IJM prend en charge à votre place les coûts liés à la poursuite du versement de leur salaire. Et les personnes concernées y trouvent aussi leur compte, puisqu’elles ont plus de temps à disposition pour se rétablir.
Découvrir notre assurance d’une indemnité journalière en cas de maladie
Pour savoir si vous pouvez déjà vous permettre financièrement d’engager du personnel, vous devriez avoir une vue d’ensemble réaliste des coûts que cela implique. Outre les coûts directs manifestes, il y a aussi un certain nombre de frais indirects.
Dans la catégorie des coûts directs, on trouve tout d’abord les frais de salaire. Ceux-ci dépendent en grande partie de votre branche d’activité, mais aussi du type d’engagement et du profil professionnel. De plus, le salaire représente un bon moyen d’attirer des candidates et des candidats particulièrement qualifiés.
«Le salaire de vos collaboratrices ou collaborateurs devrait être équitable, conforme au marché et tenir compte des exigences du poste», affirme Ute Schläfli. Si vous vous posez des questions à ce sujet, essayez de savoir ce que proposent d’autres employeurs ou informez-vous auprès des associations professionnelles.
Aux frais de salaire s’ajoutent les coûts liés aux assurances sociales: AVS, AI, assurance-chômage, allocations familiales, assurance-accidents, caisse de pension et éventuellement IJM. Selon la structure, ces cotisations représentent de 11% à 13% environ de la somme des salaires bruts.
À ce propos, la Confédération publie des modèles de calcul vous permettant de déterminer plus ou moins les coûts directs.
On ne pense pas forcément aux coûts ci-après. Or il est important d’en tenir compte lorsque l’on décide d’engager du personnel:
Demandez-vous au préalable quel est votre objectif. Engagez-vous une nouvelle collaboratrice ou un nouveau collaborateur pour accroître votre chiffre d’affaires et contribuer ainsi à la croissance de votre entreprise? Ou cette personne est-elle censée vous décharger et vous permettre de disposer de plus de temps (que ce soit à des fins professionnelles ou privées), éventuellement pour un chiffre d’affaires identique?
En ne perdant pas de vue cet objectif, vous pourrez mieux calculer le budget à votre disposition pour engager du renfort et savoir si ce projet est réaliste.
Vous avez désormais une bonne vue d’ensemble de tout ce que vous devez avoir à l’esprit lorsque vous voulez engager vos premières recrues. Quels que soient tous les critères, faits et chiffres concrets, ne négligez pas une chose importante: votre intuition. Si vous n’êtes pas à l’aise face à une candidate ou à un candidat, ce n’est généralement pas dû au hasard. Fiez-vous à votre intuition et poursuivez vos recherches; ce n’était tout simplement pas la bonne personne.
Et ne désespérez pas si, dans un premier temps, vous avez l’impression de ne pas y voir clair et de faire face à des difficultés. Vous avez, vous aussi, le droit de vous développer et d’acquérir des expériences; avec le temps, vous vous sentirez de plus en plus à l’aise dans votre rôle de responsable et face aux questions de personnel.
Et si vous commenciez dès maintenant? Laissez-vous guider par notre check-list.
Jennifer Bächtold est Content & Advertising Manager chez AXA. Elle effectue des recherches et rédige sur les tous les thèmes liés à la santé et la prévoyance.
