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Digitalisierung im KMU: Der ultimative Leitfaden

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Die Digitalisierung ist in aller Munde. Sie betrifft Privatpersonen wie Unternehmen und wird viel diskutiert. Und das nicht ohne Grund: Digitale Technologien schaffen neue Geschäftsmodelle und bieten das Potenzial, komplexe Geschäftsprozesse zu automatisieren, neue Kundensegmente zu erschliessen und die Bindung zu Bestandeskundinnen und -kunden zu erhöhen.

Allerdings erfolgt die digitale Transformation eines KMU nicht von heute auf morgen. Die Entwicklung zum KMU 4.0 ist ein mehrstufiger Prozess und muss an die individuellen Gegebenheiten eines Unternehmens angepasst werden. Welche Möglichkeiten Sie haben, was Sie bei der Digitalisierung Ihres KMU beachten sollten und wie Sie Fehler vermeiden, lesen Sie hier.

Digitalisierung für KMU – was heisst das?

Die Digitalisierung ist für Schweizer KMU von grosser Bedeutung. Sie ermöglicht es, Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten und neue Geschäftsfelder zu erschliessen. Aktuelle Studien zeigen, dass KMU, die eine digitale Transformation durchlaufen, wettbewerbsfähiger sind. Sie können schneller auf Marktveränderungen reagieren und ihre Produkte und Dienstleistungen besser an die Bedürfnisse ihrer Kundinnen und Kunden anpassen.

Doch die Digitalisierung ist nicht ohne Herausforderungen. Sie erfordert Investitionen, sowohl in Technologie als auch in die Weiterbildung der Mitarbeitenden. Deshalb ist es wichtig, dass KMU eine klare Strategie für ihre digitale Transformation entwickeln.

Digitalisierung: Herausforderungen und Chancen

Veränderungen bringen immer Chancen und Herausforderungen mit sich. Eine bedeutende Herausforderung in Bezug auf die digitale Transformation ist, dass Unternehmen die Ressourcen bereitstellen und über das relevante Know-How verfügen müssen. Gerade bei kleinen Unternehmen kann dies eine grosse Hürde darstellen.

Doch es lohnt sich. Zu den mit der Digitalisierung verbundenen Chancen zählen automatisierte und effizientere Prozesse, Innovationsfähigkeit und Kosteneinsparungen. Und wem das noch nicht reicht, der positioniert sich durch die Digitalisierung als attraktivere Arbeitgeberin. Durch flexible Arbeitsmodelle und digitale Kommunikationstools arbeiten Mitarbeitende ortsunabhängig und gestalten die Arbeitszeit flexibel.

Trotz der zahlreichen Chancen, welche die Digitalisierung bietet, sollten KMUs jedoch die damit einhergehenden Herausforderungen nicht unterschätzen. Dazu gehören beispielsweise Fragen der IT-Sicherheit, des Datenschutzes und der Anpassung der Unternehmenskultur an die digitalen Veränderungen. Um diese Herausforderungen zu meistern, ist es wichtig, eine klare digitale Strategie zu entwickeln. Vergessen Sie ebenfalls nicht, Ihre Mitarbeitenden in den Veränderungsprozess einzubeziehen.

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Welche Möglichkeiten bietet die Digitalisierung für KMU?

Die Digitalisierung bietet KMU unzählige Möglichkeiten. Die fünf wichtigsten Bereiche haben wir für Sie zusammengefasst.

Steigern Sie Ihre Effizienz durch automatisierte Prozesse

Die Digitalisierung bietet KMU enorme Chancen zur Effizienzsteigerung. Durch den Einsatz moderner Technologien können Prozesse automatisiert und beschleunigt werden. Dies spart Zeit und Kosten.

Ob Buchhaltung, Bestellwesen oder Kundenservice – nahezu jeder Bereich lässt sich durch Digitalisierung optimieren. Die Einführung entsprechender Systeme erfordert zwar zunächst eine Investition, die langfristigen Einsparungen machen diese aber mehr als wett.

Es ist allerdings wichtig, dass Sie bei der Umsetzung die Mitarbeitenden mitnehmen, die benötigten Fähigkeiten nachhaltig aufbauen und sie in die neuen Prozesse einbinden. Nur wenn alle an einem Strang ziehen, kann die Digitalisierung erfolgreich sein.

Verbessern Sie die Erfahrungen Ihrer Kundschaft

Unternehmen streben die Schaffung sogenannter «Magic Moments» an: Momente, die potenzielle Kundinnen und Kunden berühren oder bewegen – und idealerweise zum Kauf animieren.

Der «Magic Moment» wird jedoch von den interessierten Personen oft als «Tragic Moment» wahrgenommen. Gründe dafür sind unübersichtliche Websites, schwer auffindbare wichtige Informationen oder komplizierte Informations- und Bestellprozesse.

Um das zu vermeiden, sollten Sie Ihre Zielgruppe und deren Bedürfnisse kennen und die Customer Experience stetig verbessern. Lernen Sie als KMU, was Ihre Kundschaft bewegt, und holen Sie diese im entscheidenden Moment ab. Finden Sie heraus, weshalb sie nichts gekauft oder Sie nicht kontaktiert hat. Grundsätzlich: Versuchen Sie, die Bedürfnisse Ihrer Userinnen und User zu erkennen und diesen bestmöglich zu begegnen.

Prüfen Sie Cloud Computing für die Speicherung Ihrer Daten

Cloud Computing ist ein wichtiger Aspekt der Digitalisierung für KMU. Es ermöglicht die Nutzung von IT-Ressourcen über das Internet, wodurch Kosten und Zeit gespart werden können. Stellen Sie sich vor, Sie können auf Software, Speicherplatz und Rechenleistung zugreifen, wann immer Sie sie benötigen, ohne in teure Hardware investieren zu müssen.

Ausserdem bietet Cloud Computing die Möglichkeit, flexibel auf Veränderungen zu reagieren. Sie können Dienste hinzufügen oder entfernen, je nachdem, was Ihr Unternehmen gerade benötigt. Ob Datensicherheit, Skalierbarkeit oder Kostenersparnis – Cloud Computing kann ein Schlüssel zur Digitalisierung Ihres KMU sein.

Und nicht zuletzt ermöglichen Cloud-Computing-Lösungen wie Microsoft Sharepoint oder Google Drive es mehreren Personen gleichzeitig an einem Dokument zu arbeiten.

Seien Sie online präsent: E-Commerce und Online-Marketing

Insbesondere in den Bereichen E-Commerce und Online-Marketing bietet die Digitalisierung viele Möglichkeiten. Durch den Aufbau eines Onlineshops können Produkte und Dienstleistungen einfacher und effizienter an Kundinnen und Kunden verkauft werden. Online-Marketing-Strategien, wie SEO und Social Media, können die Sichtbarkeit eines Unternehmens steigern und mehr Kundinnen und Kunden anziehen.

Aber Vorsicht: Oft werden digitale Kanäle inhaltlich so bespielt, wie es das KMU und seine Mitarbeitenden für gut befinden. Dies gilt nicht unbedingt gleichermassen für die Kundschaft. «Das sollten wir auch noch auf die Website packen» hört und sieht man oft. Produkte, Services und endlose Discounts werden daraufhin in die Seiten integriert.

Dieses Vorgehen ist nachvollziehbar. Das Unternehmen möchte damit erreichen, dass die Kundschaft das ganze Leistungsspektrum wahrnehmen kann, davon beeindruckt und schlussendlich überzeugt ist. Was gut gemeint ist, wird schnell zu viel: Userinnen und User können sich nicht entscheiden. Nehmen Sie den Interessierten die Entscheidung ab. Stellen Sie die beliebtesten Produkte in den Vordergrund. So steigern Sie den Umsatz, ohne Produkte anzupreisen, die ohnehin wenig Absatz finden.

Beim E-Commerce gilt dasselbe wie beim klassischen Vertrieb: Sie müssen zunächst Vertrauen aufbauen und Ihr Angebot muss zu den Bedürfnissen Ihrer Kundschaft passen. Kundinnen und Kunden kaufen im Internet erst einmal einfache und günstige Produkte. Funktioniert alles einwandfrei, steht einem erneuten Kauf nichts im Wege – und Sie gewinnen Kundinnen und Kunden, die gerne wiederkommen. In diesem Sinne: Beginnen Sie, Ihren Internetauftritt und Ihren Onlineshop durch die Augen Ihrer Kundschaft sowie Ihrer Mitarbeitenden und Geschäftspartner zu betrachten – und unter diesen Gesichtspunkten zu optimieren. Und seien Sie sich bewusst, dass die Onlinewelt schneller funktioniert: Kundinnen und Kunden sind es gewohnt, innerhalb kurzer Zeit eine kompetente Antwort zu erhalten.

Setzen Sie auf Datenanalyse und Business Intelligence

Daten sind das neue Gold. Aber wenn man es nicht richtig verarbeitet, ist auch Gold nicht viel wert. Durch die digitale Transformation stehen Unternehmen heute tausende von digitalen Reports aus Analytics Tools, endlose Daten von Userinnen und Usern strukturiert und unstrukturiert zur Verfügung. Sie wissen viel über ihre Kundinnen und Kunden. Aber spüren diese dadurch wirklich einen Vorteil? Unternehmen sollten ihr Vorgehen umkehren: zuerst überlegen, welches genau ihr Ziel ist, und sich dann die dafür nötigen Daten, Datenanalysetools und Business-Intelligence-Technologien besorgen.

Ein weiterer wichtiger Punkt: Nutzen Sie die erhobenen Daten, um Ihrer Kundschaft einen Vorteil zu verschaffen, indem Sie z. B. Ihr Angebot so optimieren, dass es die aktuellen Bedürfnisse Ihrer Userinnen und User bestmöglich anspricht. Das Stichwort lautet hier Relationship Management. So wecken Sie Interesse und schaffen Vertrauen in Ihre Dienstleistung – und nur durch gegenseitiges Vertrauen kann eine stabile und langfristige Beziehung entstehen.

Behalten Sie im Hinterkopf: Big Data kann auch unheimlich sein. Wie bereits erwähnt, können personalisierte Anzeigen das Gegenteil der angestrebten Begeisterung bewirken. Achten Sie darauf, Ihren Userinnen und Usern nicht das Gefühl zu vermitteln, sie zu verfolgen oder zu viel über sie zu wissen. Verlagern Sie den Fokus weg von «Big Data» in Richtung «Right Data». Sie benötigen keine Schuhgrösse oder Informationen zu Allergien der Kundschaft, um ihr einen Staubsauger zu verkaufen. Ziel ist es, den interessierten Personen brauchbare Angebote zu präsentieren – nicht, unheimlich auf sie zu wirken.

Fragen Sie sich beim Durchlesen des nächsten Reports von Google Analytics , was Sie mit den gewonnenen Informationen machen wollen und welches die konkreten nächsten Schritte sein sollen. Ziel ist es, auf Basis der gesammelten digitalen Daten die Prozesse im Service und im Verkauf zu optimieren. Sammeln Sie keine Daten aus Gründen wie «gut zu wissen» – sammeln Sie lediglich Daten, die erfolgsversprechend sind.

Digitalisierung in KMU: Wie gehe ich vor?

Die Digitalisierung in KMU umzusetzen ist ein wichtiger Schritt zur Optimierung von Geschäftsprozessen. Beginnen Sie mit der Identifizierung von Bereichen, die von digitalen Lösungen profitieren können, wie z. B. Kundenservice, Produktion oder Verwaltung. Setzen Sie moderne Technologien ein, um die Effizienz zu steigern und Kosten zu reduzieren. Die Einführung von Cloud Computing, künstlicher Intelligenz oder Big Data sind nur einige Beispiele.

Es ist auch wichtig, dass alle Mitarbeitenden in den Prozess einbezogen werden und entsprechende Schulungen erhalten. Denken Sie daran, dass die Digitalisierung ein fortlaufender Prozess ist, der ständige Anpassungen erfordert. Bleiben Sie also immer auf dem Laufenden über neue Technologien und Trends.

Digitalisieren Sie Schritt für Schritt

Die Möglichkeiten der Digitalisierung können im ersten Moment überwältigend wirken. Doch wie so oft gilt auch hier: Sie müssen nicht alles gleichzeitig schaffen.

Analysieren Sie zuerst die Situation und identifizieren Sie Bereiche, in denen digitale Technologien einen Mehrwert bieten könnten. Erstellen Sie danach einen Plan zur Implementierung dieser Technologien. Dies kann beispielsweise die Einführung von Cloud Computing oder die Nutzung von Datenanalysen sein.

Setzen Sie Ihre Pläne in kleinen Schritten um. So minimieren Sie Risiken und steigern die Akzeptanz der Mitarbeitenden. Kontinuierliche Schulungen und Support sind unerlässlich, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden die neuen Tools effektiv nutzen können.

Ebenfalls wichtig ist, dass Sie den Fortschritt überwachen und Ihren Plan gegebenenfalls anpassen.

Wählen Sie geeignete Lösungen und Partner aus

Nein, es ergibt keinen Sinn, alles alleine machen zu wollen. Umso entscheidender ist bei der Digitalisierung von KMU die Auswahl geeigneter Lösungen und Partner.

Nachdem Sie entschieden haben, mit welchem Schritt Sie beginnen wollen ist es nun wichtig zu überlegen, welche Fähigkeiten für die Transformation bereits vorhanden sind und welche Fähigkeiten Sie noch an Bord holen müssen. Dabei kann es sinnvoll sein, mit externen Partnern zusammenzuarbeiten.

Überlegen Sie sich gut, welcher Partner zu Ihnen passt. Oft wird der Fehler gemacht, sich für den Partner mit dem umfassendsten Angebot zu entscheiden. Aber benötigen Sie das überhaupt?

Nehmen Sie sich Zeit, die verschiedenen Optionen zu bewerten. In Betracht ziehen sollten Sie Faktoren wie Kosten, Funktionalität und Anpassungsfähigkeit der Lösungen. Beim Auswahlprozess sollten Sie Erfahrung, Expertise und Zuverlässigkeit der möglichen Partner berücksichtigen. Ein erfahrener Partner kann Sie durch den komplexen Prozess der Digitalisierung führen und Ihnen helfen, die besten Lösungen für Ihr Unternehmen zu finden. Junge Unternehmen denken oft unkonventioneller und könnten auf ganz andere Lösungen kommen. Die richtige Wahl kann Ihr Unternehmen effizienter machen und Ihnen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.

Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden

Die Schulung der Mitarbeitenden ist ein entscheidender Aspekt der Digitalisierung in KMU. Es ist unerlässlich, dass Ihre Mitarbeitenden die notwendigen digitalen Fähigkeiten erwerben, um mit den technologischen Veränderungen Schritt zu halten.

Fortbildungen und Workshops können hierbei sehr hilfreich sein. Stellen Sie sicher, dass in Ihrem Unternehmen eine Kultur des lebenslangen Lernens herrscht. So sorgen Sie dafür, dass Ihr Team stets auf dem neuesten Stand ist und Ihr Unternehmen im digitalen Zeitalter wettbewerbsfähig bleibt.

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Welches sind die Erfolgsfaktoren für die Digitalisierung in KMU?

Diese Erfolgsfaktoren sind für die Digitalisierung in kleinen und mittleren Unternehmen besonders wichtig:

  1. Strategische Planung: Eine klare digitale Strategie ist entscheidend für den Erfolg. Sie muss die Unternehmensziele berücksichtigen und auf die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten sein.
  2. Führung: Starke Führung ist notwendig, um Veränderungen zu steuern und das Team zu motivieren, den geplanten Weg gemeinsam zu gehen.
  3. Anpassungsfähigkeit: KMUs müssen flexibel sein und sich schnell an Veränderungen anpassen können. Die Digitalisierung von KMU erfordert eine kontinuierliche Anpassung und Optimierung der Geschäftsprozesse. Dies ist eine Chance, effizientere Abläufe zu schaffen und Kosten zu senken.
  4. Schutz der Daten: Stellen Sie sicher, dass Sie auch in Bezug auf den Datenschutz auf die richtige Expertise zugreifen können. Sei es, um Ihre eigenen Daten zu schützen oder in Bezug auf den Datenschutz konform zu sein.
  5. Technologie: Die Auswahl der richtige Technologie kann den Digitalisierungsprozess erheblich erleichtern.
  6. Schulung und Weiterbildung: Mitarbeitende müssen die Fähigkeiten haben, mit neuen Technologien umzugehen.

Best Practices und Erfolgsgeschichten von digitalisierten KMU

Webshop für GNL Footwear

GNL Footwear entwickelt Schuhe, deren Sohlen in alle Richtungen dämpfen. Ursprünglich wollte der Erfinder Jürg Braunschweiler das Patent dazu verkaufen. Weil niemand Interesse daran hatte, baute er zusammen mit seinem Sohn Eric eine eigene Schuhmarke auf. so entstand die Marke GNL Footwear, die sich vor allem auf Lifestyle-Schuhe im klassischen Design konzentriert. Da es sich schwierig gestaltete, in den Fachhandel aufgenommen zu werden, machte GNL aus der Not eine Tugend und baute den eigenen Webshop auf, der – in Zusammenarbeit mit dem Start-up «Shoe Size Me» – anhand bekannter Marken und deren Grössen die entsprechende Schuhgrösse von GNL empfiehlt.

gnlfootwear.com

Digitalisiertes Lagersystem von Resoplan

Seit über 30 Jahren beschäftigt sich die Resoplan GmbH mit dem Supply Chain Management, beispielsweise mit einem Lagerkonzept für den Werkhof einer Schweizer Kleinstadt. «Hier geht es nicht um vollautomatische Zugriffe auf ein Lager», erklärt Erich Schmid, Gründer von Resoplan. «Aber es stellt sich die Frage, welches Material wann und wie schnell greifbar sein muss.» So arbeitet Resoplan ein Konzept aus, welches Material vor Ort ist und welches eingelagert wird. Das Material wird in einem System erfasst, sodass man auch erkennen kann, wann Reparaturen und Wiederbeschaffung nötig sind. Das alles machte die Arbeit effizienter, die Werkhofarbeiter könnten sich auf ihre wesentlichere Aufgaben konzentrieren.

resoplan.ch

Diese beiden Beispiele wurde ursprünglich für das AXA Kundenmagazin «Meine Firma» erarbeitet. 

Sind Sie startklar, um Ihr Unternehmen zu digitalisieren?

Die Digitalisierung spielt eine entscheidende Rolle für Schweizer KMU. Unternehmen stehen vor der Herausforderung, nicht nur ihre Geschäftsprozesse zu optimieren, sondern auch neue Marktchancen zu erschliessen und ihre Wettbewerbsfähigkeit zu stärken. Dieser umfassende Transformationsprozess erfordert strategische Weitsicht, individuell angepasste Lösungen und kontinuierliche Schulungen der Mitarbeitenden.

In diesem Kontext eröffnen sich durch die digitale Transformation zahlreiche Chancen. Die Automatisierung von Prozessen steht dabei im Fokus, um nicht nur Zeit, sondern auch Kosten zu sparen. Ebenso sind die gezielte Ansprache der Kundinnen und Kunden sowie die Vermeidung von «Tragic Moments» von entscheidender Bedeutung, um eine langfristige Kundenbindung zu gewährleisten. Cloud Computing ist ein wichtiger Schlüssel zur effizienten Datenverwaltung und flexiblen Anpassung an Veränderungen.

Dennoch ist es wichtig, nicht nur die Unternehmensperspektive, sondern auch die Bedürfnisse der Kundinnen und Kunden im Blick zu behalten. Wenn digitale Kanäle genutzt werden, sollte darauf geachtet werden, nicht ausschliesslich aus der Unternehmenssicht zu agieren.

Diese Betrachtung verdeutlicht, dass die Digitalisierung für KMU mehr als nur eine technologische Anpassung bedeutet. Es handelt sich um einen ganzheitlichen Prozess, der die Unternehmensstrategie, die Mitarbeitenden und die Art und Weise, wie Geschäfte abgewickelt werden, umfasst. Nur durch eine sorgfältige Planung, Anpassungsfähigkeit und kontinuierliche Innovation können die Chancen der Digitalisierung in ihrer vollen Bandbreite genutzt werden.

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