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Digitalizzazione delle PMI: la guida indispensabile

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La digitalizzazione è un tema di grande attualità che tocca da vicino privati e imprese ed è al centro di un vivace dibattito. A ragion veduta: le tecnologie digitali danno vita a nuovi modelli aziendali e offrono l’opportunità di automatizzare complessi processi operativi, accedere a nuovi segmenti di clientela e consolidare il legame con la clientela in portafoglio.

La trasformazione digitale non è tuttavia qualcosa che si realizza dall’oggi al domani. L’evoluzione verso la PMI 4.0 è un processo multilivello che deve essere adattato alle peculiarità individuali di un’azienda. Per saperne di più sulle possibilità che vi si aprono, sugli aspetti da considerare per la digitalizzazione della vostra PMI e su come evitare gli errori più frequenti vi invitiamo a leggere questo articolo.

Che cosa si intende per digitalizzazione delle PMI ?

La digitalizzazione riveste grande importanza per le PMI svizzere: rende infatti più efficienti i processi operativi e apre nuove aree di attività. Come emerge da studi recenti, le PMI che realizzano la trasformazione digitale registrano un aumento di competitività. Sono in grado di reagire con maggiore tempestività ai cambiamenti di mercato e di adattare meglio prodotti e servizi alle esigenze della clientela.

La digitalizzazione comporta però alcune sfide. Richiede investimenti in tecnologia e perfezionamento del personale. È pertanto essenziale che le PMI elaborino una chiara strategia di trasformazione digitale.

Digitalizzazione: sfide e opportunità

Qualsiasi cambiamento comporta sempre sfide e opportunità. Un’importante sfida è costituita dalla capacità di stanziare risorse e di disporre delle competenze necessarie, il che può costituire un notevole ostacolo soprattutto per le piccole imprese.

Ma ne vale la pena. Tra le opportunità figurano invece automatizzazione ed efficientamento dei processi, innovatività e risparmio sui costi. Come se non bastasse, l’azienda acquista maggiore attrattiva in quanto datore di lavoro. Modelli lavorativi più flessibili e strumenti di comunicazione digitale consentono al personale di operare in qualsiasi momento ovunque si trovi.

Nonostante le numerose opportunità offerte dalla digitalizzazione, le PMI non dovrebbero sottovalutare le sfide che comporta, ad esempio riguardo alla sicurezza informatica, alla protezione dei dati e all’adeguamento della struttura aziendale alla trasformazione digitale. Per raccoglierle è importante mettere a punto una chiara strategia in materia, senza mai dimenticare di coinvolgere collaboratrici e collaboratori nel processo di cambiamento.

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Quali possibilità offre la digitalizzazione alle PMI?

La digitalizzazione offre alle PMI innumerevoli possibilità. Qui di seguito sono sintetizzati i cinque ambiti principali.

Incrementare l’efficienza automatizzando i processi

La digitalizzazione offre alle PMI enormi opportunità di incrementare l’efficienza. L’impiego di moderne tecnologie permette di automatizzare e velocizzare i processi, risparmiando tempo e denaro.

Il lavoro può essere ottimizzato in quasi tutti i settori, che si tratti di contabilità, ordinativi o servizio clienti. L’introduzione di tali sistemi richiede un investimento iniziale che però è ampiamente compensato dai risparmi realizzati nel lungo termine.

È tuttavia importante coinvolgere il personale nella loro attuazione, fargli acquisire costantemente le competenze necessarie e renderlo partecipe dei nuovi processi. Il successo della digitalizzazione dipende dalla capacità di fare squadra.

Migliorare l’esperienza della clientela

Uno degli obiettivi più ambiziosi che le aziende si prefiggono è creare i cosiddetti «magic moment», ossia situazioni che toccano l’animo e la sensibilità dei clienti e che, nel migliore dei casi, li inducono a fare un acquisto.

Spesso però il «magic moment» viene percepito dai diretti interessati come «tragic moment»: siti Internet confusi, dati importanti che si riesce a scovare solo se si ha il fiuto di Sherlock Holmes, processi informativi e di ordinazione complicati.

Per evitare di incorrere in queste difficoltà è importante conoscere il gruppo target e le sue esigenze e migliorare sempre più la customer experience. Come PMI, siete chiamati a comprendere che cosa tocca il cliente nel profondo e a sfruttarlo nel momento decisivo. Dovete inoltre scoprire perché non ha comprato niente o non vi ha contattato. Sostanzialmente, cercate di individuare le esigenze degli utenti e di farvi fronte nel miglior modo possibile.

Sperimentare il cloud computing per l’archiviazione dei dati

Il cloud computing è un importante aspetto del processo di digitalizzazione delle PMI che consente di utilizzare le risorse informatiche su Internet, risparmiando tempo e denaro. Immaginate di poter avere accesso a software, spazio di memoria e potenza di calcolo ogniqualvolta ne avete bisogno senza dover acquistare hardware costoso.

Offre inoltre la possibilità di reagire in maniera flessibile alle novità aggiungendo o eliminando servizi, a seconda delle esigenze dell’azienda. Dalla sicurezza dei dati alla scalabilità alla riduzione dei costi, il cloud computing può essere il segreto del successo della digitalizzazione della vostra PMI.

E, non da ultimo, soluzioni come Microsoft Sharepoint o Google Drive permettono anche a più persone di lavorare contemporaneamente in uno stesso documento.

Essere presenti su Internet: e-commerce e marketing online

Soprattutto nei settori dell’e-commerce e del marketing online esistono tante possibilità. Creando un negozio online la vendita di prodotti e servizi diventa più facile ed efficiente. Le strategie di marketing online come SEO («Search Engine Optimization») e social media contribuiscono ad aumentare la visibilità dell’azienda e ad attrarre un maggior numero di clienti.

Ma attenzione: spesso i contenuti dei canali digitali sono ideati e strutturati secondo i gusti e le esigenze delle PMI e dei rispettivi collaboratori, ma non rispecchiano necessariamente in egual misura quelli della clientela. «Nel sito dovremmo inserire anche questo» è una frase che si sente e si legge fin troppo spesso. Ed ecco che nelle pagine vengono integrati prodotti, servizi e un’infinità di sconti proposti a getto continuo.

È una procedura comprensibile: l’azienda vuole che la clientela possa accedere all’intero ventaglio delle sue prestazioni restandone impressionata e, in ultima analisi, piacevolmente convinta. Ma, benché ciò sia fatto con le migliori intenzioni, ben presto il troppo stroppia: gli utenti non riescono a prendere una decisione. Decidete quindi voi per loro, mettendo in rilievo i prodotti più richiesti e apprezzati. In questo modo incrementerete il fatturato senza dare risalto ad articoli che realizzano volumi di vendita esigui.

Le regole dell’e-commerce sono identiche a quelle della distribuzione tradizionale: per cominciare, occorre instaurare un rapporto di fiducia e adeguare l’offerta alle esigenze dei clienti. All’inizio comprano su Internet articoli semplici e convenienti. Se tutto funziona in modo ineccepibile, la strada è spianata per nuovi acquisti e così avete conquistato stabilmente clienti ben disposti a tornare sempre da voi. Iniziate quindi a guardare il sito web e il negozio online con gli occhi di clienti, dipendenti e partner commerciali e ad apportare le ottimizzazioni sempre dal loro punto di vista. E tenete conto che Internet ha tempi più rapidi: i clienti sono abituati a ricevere in breve tempo una risposta competente.

Puntare su analisi dei dati e business intelligence

I dati sono il nuovo oro. Ma se non lavorato a dovere, anche l’oro vale giusto il suo peso. Grazie alla trasformazione digitale, oggi le aziende possono attingere a migliaia di rapporti digitali generati da tool di analisi, nonché a innumerevoli dati dei clienti disponibili in forma più o meno strutturata. Le PMI hanno quindi una conoscenza approfondita della propria clientela. Ma ne traggono un reale vantaggio? Le aziende dovrebbero sovvertire il proprio approccio: prima riflettere su qual è esattamente il loro obiettivo e poi reperire i dati, gli strumenti per l’analisi dei dati e le tecnologie di business intelligence di cui hanno bisogno.

Un altro aspetto importante  è la capacità di sfruttare i dati rilevati per fornire alla clientela un vantaggio concreto, ad esempio ottimizzando l’offerta in modo tale da rispondere al meglio alle attuali esigenze degli utenti. La parola chiave è Relationship Management. In questo modo solleticate il loro interesse e create un clima di fiducia verso i vostri servizi: soltanto attraverso la fiducia reciproca è possibile instaurare un rapporto stabile e duraturo.

E ricordate sempre: i big data possono essere anche inquietanti. Come menzionato in precedenza, gli annunci personalizzati possono produrre una reazione opposta rispetto all’entusiasmo atteso. Sinceratevi di non trasmettere agli utenti la sensazione che li state stalkerando o che sapete troppo sul loro conto. Spostate l’accento dai «big data» ai «right data». Per vendere un aspirapolvere non avete bisogno di sapere che numero di scarpe porta il cliente o se soffre di allergie. L’obiettivo è presentare offerte concrete a una platea di persone interessate, non inquietarle.

Quando esaminerete il prossimo rapporto di Google Analytics, chiedetevi cosa volete davvero fare con le informazioni ottenute e quali sono i prossimi passi da compiere in pratica. Sulla base dei dati digitali raccolti sarete poi chiamati a ottimizzare i processi a livello di assistenza e di vendita. Non raccogliete dati per motivi come «buono a sapersi», ma soltanto quelli effettivamente funzionali al raggiungimento dei vostri obiettivi.

Digitalizzazione delle PMI: come procedere?

Attuare la digitalizzazione nelle PMI è un passo fondamentale per l’ottimizzazione dei processi operativi. Cominciate con l’individuare gli ambiti che possono trarre vantaggio dall’impiego di soluzioni digitali, ad esempio il servizio clienti, la produzione o la gestione e utilizzate le tecnologie moderne per incrementare l’efficienza e ridurre i costi, come cloud computing, intelligenza artificiale o big data.

È inoltre importante coinvolgere il personale in questo processo e formarlo adeguatamente. Ricordate che la digitalizzazione è un processo in fieri che richiede continui aggiustamenti. Tenetevi sempre aggiornati su tecnologie all’avanguardia e nuovi trend.

Avviare una digitalizzazione graduale

Inizialmente ci si può sentire sopraffatti dalle infinite possibilità offerte dalla digitalizzazione. Ma anche in questo caso non occorre fare tutto in una volta.

Analizzate prima la situazione, individuate gli ambiti in cui le tecnologie digitali possono creare valore aggiunto, dopodiché predisponente un piano di attuazione, ad esempio l’introduzione del cloud computing o l’utilizzo di analisi di dati.

Mettetelo in pratica gradatamente in modo da ridurre al minimo i rischi e far sì che collaboratrici e collaboratori lo accettino di buon grado. La formazione continua e il supporto costante sono indispensabili per un utilizzo efficace dei tool da parte di tutto il personale.

Altrettanto importante è monitorare i progressi e apportare eventuali modifiche al piano.

Scegliere le soluzioni adeguate e i partner giusti

Non ha senso voler fare tutto insieme. Nella digitalizzazione delle PMI diventa quindi ancora più importante scegliere le soluzioni e i partner che fanno al caso vostro.

Una volta che avrete deciso da dove cominciare, sarà essenziale capire di quali competenze disponete già e quali dovete invece acquisire. Pertanto può essere opportuno collaborare con partner esterni.

Riflettete bene su chi potrebbe essere il partner adatto. Spesso si commette l’errore di optare per quello che è in grado di proporre l’offerta più ampia senza chiedersi se se ne abbia davvero bisogno.

Valutate attentamente le diverse possibilità tenendo conto di fattori come costi, funzioni e adattabilità delle singole soluzioni. Nel processo di selezione del partner occorre considerare criteri quali esperienza, competenze e affidabilità. Un partner esperto è capace di affiancarvi nel difficile processo di digitalizzazione e di aiutarvi a individuare le soluzioni migliori per la vostra azienda. Spesso un’impresa giovane è in grado di uscire dagli schemi e di proporvi soluzioni completamente diverse. Scegliere bene significa rendere l’azienda più efficiente e darle un vantaggio competitivo.

Formare il personale

La formazione del personale costituisce un aspetto essenziale della digitalizzazione delle PMI. È indispensabile che acquisisca le competenze digitali necessarie a tenere il passo con il progresso tecnologico.

Da questo punto di vista corsi di aggiornamento e workshop possono rivelarsi estremamente utili. Sinceratevi che l’azienda promuova la cultura della formazione continua in modo da garantire che il team sia al corrente dei nuovi sviluppi e che l’azienda resti competitiva anche nell’era digitale.

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Quali sono i fattori di successo della digitalizzazione delle PMI?

Ecco i principali fattori di successo della digitalizzazione delle piccole e medie imprese:

  1. Pianificazione strategica: ai fini del successo è fondamentale disporre di una chiara strategia digitale che tenga conto degli obiettivi dell’azienda e delle sue specifiche esigenze.
  2. Dirigenza: è necessaria una valida dirigenza per guidare il cambiamento e motivare il team a conseguire insieme l’obiettivo prefissato.
  3. Capacità di adattamento: le PMI devono dar prova di flessibilità e sapersi adattare rapidamente ai cambiamenti. La digitalizzazione delle PMI richiede un adeguamento continuo e un’ottimizzazione costante dei processi operativi. È l’occasione per creare procedure più efficienti e ridurre i costi.
  4. Protezione dei dati: una questione assolutamente banale può rischiare di mandare a monte l’intero piano di digitalizzazione. Assicuratevi di avere accesso alle giuste competenze anche in materia di protezione dei dati, che si tratti della tutela dei vostri o della conformità alla normativa vigente.
  5. Tecnologia: la scelta della tecnologia adatta può snellire notevolmente il processo di digitalizzazione.
  6. Formazione e perfezionamento professionale: le collaboratrici e i collaboratori devono essere in possesso delle competenze necessarie all’utilizzo delle nuove tecnologie.

Migliori pratiche e storie di successo di PMI digitalizzate

Il webshop di GNL Footwear

GNL Footwear ha messo a punto una scarpa dotata di una suola ammortizzata in tutte le direzioni. In origine l’inventore, Jürg Braunschweiler, intendeva vendere il brevetto. Poiché nessuno era interessato ad acquistarlo, ha deciso di creare un proprio marchio insieme al figlio. È nata così GNL Footwear, specializzata in prodotti lifestyle di design classico. Giacché aveva difficoltà a entrare nel circuito dei negozi specializzati, GNL ha fatto di necessità virtù e ha creato il proprio webshop che, in collaborazione con la start-up «Shoe Size Me», sulla base dei numeri di marchi noti raccomanda quello giusto per GNL.

gnlfootwear.com (in tedesco)

Il magazzino digitalizzato di Resoplan

Da oltre trent’anni Resoplan GmbH si occupa di Supply Chain Management. Ha elaborato, ad esempio, un piano di stoccaggio per un centro di manutenzione di una cittadina svizzera. «Qui non si parla di accessi totalmente automatici a un magazzino», spiega Erich Schmid, fondatore dell’azienda. «Il problema è quale materiale debba essere accessibile, quando e con quali tempi». Quindi Resoplan sta studiando un piano per definire che cosa rendere disponibile sul posto e che cosa stoccare. Un unico sistema acquisisce tutto il materiale in modo da individuare quando occorrano riparazioni e riassortimenti. Tutto ciò rende il lavoro più efficiente e consente agli operai del centro di manutenzione di concentrarsi sul core business dell’azienda.

resoplan.ch (in tedesco)

Questi due esempi sono stati pubblicati per la prima volta sulla Rivista per i clienti «La mia ditta» di AXA. 

Siete pronti a digitalizzate l’azienda?

La digitalizzazione è decisiva per le PMI svizzere che sono chiamate a raccogliere più sfide, quindi non solo a ottimizzare i processi operativi, ma anche a cogliere le nuove opportunità di mercato e a diventare ancora più competitive. Per realizzare questa profonda trasformazione sono necessarie visione strategica, soluzioni su misura e formazione continua dei collaboratori.

In tale contesto si vengono a creare numerose occasioni. L’automatizzazione dei processi svolge pertanto un ruolo di primo piano perché consente di risparmiare tempo e denaro. Anche adottare un approccio mirato ai clienti ed evitare che si verifichino i "tragic moment" diventa fondamentale per fidelizzarli a lungo termine. Il cloud computing è un elemento chiave per gestire i dati in maniera efficiente e adattarsi ai cambiamenti dando prova di flessibilità.

Tuttavia è importante non solo assumere la prospettiva dell’azienda, ma anche tenere conto delle esigenze della clientela. Quando si utilizzano i canali digitali è bene assicurarsi di non porsi esclusivamente nell’ottica aziendale.

Da questa considerazione emerge che la digitalizzazione delle PMI va al di là di un mero adeguamento tecnologico, ma è un intero processo che coinvolge la strategia aziendale, il personale e le modalità di svolgimento delle attività. Solo con pianificazione accurata, capacità di adattamento e innovazione costante sarà possibile cogliere appieno le opportunità che offre.

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