Arbeitnehmende abmahnen: Voraussetzungen und Vorgehen

Eine Abmahnung gegenüber Arbeitnehmenden zu äussern ist keine angenehme Aufgabe. Trotzdem kann sie helfen, aus Fehlverhalten Konsequenzen zu ziehen, ohne sofort eine Kündigung auszusprechen. Doch wie gehen Sie dabei richtig vor? Als Arbeitgeberin oder Arbeitgeber sollten Sie dabei einige Voraussetzungen und Schritte beachten.

Betriebsrechtsschutz für Unternehmen

Das Wichtigste in Kürze

Mit einer Abmahnung weisen Sie Mitarbeitende auf ein konkretes Fehlverhalten hin.
Eine Arbeitnehmer-Abmahnung hält fest, welches Verhalten künftig erwartet wird und welche Konsequenzen bei erneuten Verstössen möglich sind.
Die Mahnung sollte klar, sachlich und respektvoll ausgesprochen werden; eine schriftliche Dokumentation ist in der Praxis meist sinnvoll, damit die Abmahnung nachvollziehbar ist.
Bei Wiederholung können arbeitsrechtliche Konsequenzen folgen, bis hin zur Kündigung.

Was ist eine Abmahnung? Definition und rechtlicher Rahmen in der Schweiz

Eine Arbeitnehmer-Abmahnung (oft auch «Verwarnung» oder «Verweis» genannt) ist eine Rüge wegen nicht zulässigen Verhaltens oder ungenügender Arbeitsleistung der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers. Sie ist verbunden mit der klaren Erwartung, dass das beanstandete Verhalten künftig unterbleibt oder sich die Arbeitsleistung in einem bestimmten oder mehreren beanstandeten Punkten verbessert. In der Regel wird darin auch transparent gemacht, welche Konsequenzen bei Wiederholung drohen. So ist die Abmahnung häufig eine Vorstufe für eine Kündigung.

Rechtlich bewegen sich Arbeitgebende dabei im privaten Arbeitsrecht. Mitarbeitende sind gemäss Art. 321a des Schweizer Obligationenrechts (OR) dazu verpflichtet, rechtmässige Weisungen nach der Arbeitgeberin oder des Arbeitgebers nach Treu und Glauben zu befolgen. Arbeitgebende wiederum dürfen nach Art. 321d OR Abmahnungen und Verwarnungen aussprechen, wenn diese Weisungen von den Mitarbeitenden nicht befolgt werden.

Welche Funktion hat die Abmahnung?

Eine Arbeitnehmer-Abmahnung soll Orientierung schaffen: Was war nicht in Ordnung, was erwarten Sie künftig, und was passiert bei einer Wiederholung? So hat eine Abmahnung zum Ziel, der Arbeitnehmerin oder dem Arbeitnehmer eine Pflichtverletzung oder ein problematisches Verhalten aufzuzeigen und die Möglichkeit zu geben, dieses zu ändern oder zu korrigieren. Für Sie als Arbeitgeberin oder Arbeitgeber bedeutet dies vor allem:

Klarheit und Verbindlichkeit im Arbeitsverhältnis
Nachvollziehbarkeit, wenn weitere Schritte nötig werden
Fairness: Mitarbeitende wissen, woran sie sind, und haben eine konkrete Chance zur Besserung

Unsere Rechtsexpertin Alina Totoescu Wolperth erklärt: «Eine Abmahnung oder die Gewährung einer Bewährungsfrist darf nicht nur zum Schein erfolgen, ohne dass die Arbeitgeberin bzw. der Arbeitgeber der Arbeitnehmerin oder dem Arbeitnehmer tatsächlich eine Chance zur Verbesserung geben will. Wird die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer vor Ablauf einer selbst gesetzten Bewährungsfrist gekündigt, ohne dass ein Anlass dazu ersichtlich ist, kann dies als Verstoss gegen Treu und Glauben und somit als missbräuchlich angesehen werden.»

Welche Gründe rechtfertigen eine Abmahnung?

Eine Abmahnung kann etwa sinnvoll sein bei:

Missachtung von rechtmässigen Weisungen (z. B. wiederholte Nichteinhaltung von Sicherheitsvorschriften)
unentschuldigtem Fernbleiben oder wiederholtem Zuspätkommen
übermässiger privater Internet- oder Handynutzung während der Arbeitszeit (sofern Regeln bestehen)
respektlosem Verhalten, Mobbing im Team, Belästigung: Hier sind oft zusätzliche Abklärungen und der Schutz der Betroffenen besonders wichtig
Verstössen gegen interne Richtlinien (z. B. Compliance, Vertraulichkeit, Arbeitsabläufe)
Pflichtverletzungen rund um Nebenerwerb/Konkurrenzverbot oder andere klare Vertrags- bzw. Weisungsthemen (je nach Regelung im Betrieb)

Entscheidungshilfe: Wann spreche ich eine Abmahnung aus?

Nicht jede Unzufriedenheit rechtfertigt sofort eine Arbeitnehmer-Abmahnung. Für die Einordnung hilft es, zwischen drei Intensitätsstufen zu unterscheiden:

«Ich bin nicht 100 Prozent zufrieden.»
Sie sollten Gespräch führen und die Erwartungen klären.
«Ich bin in so unzufrieden, dass eine Trennung möglich ist.»
Eine Abmahnung kann sinnvoll sein, um Verhalten zu korrigieren und eine Kündigung vorzubereiten.
«Das Verhalten ist untragbar, eine weitere Zusammenarbeit ist nicht mehr zumutbar.»
Prüfen Sie eine fristlose Kündigung. Eine Abmahnung ist hier nicht immer nötig.

Um zu entscheiden, ob eine Abmahnung sinnvoll ist, sollten Sie sich insbesondere diese Fragen stellen:

Ist die Erwartung an die Arbeitnehmerin oder den Arbeitnehmer klar?
Ist das Fehlverhalten einmalig aufgetreten oder wiederholt?
Wie schwerwiegend ist der Verstoss: leicht, mittel oder schwer?
Wurde bereits ein klärendes Gespräch geführt?
Braucht es frühzeitig eine rechtliche Einschätzung, weil der Fall heikel ist oder eine Kündigung im Raum steht?

Was gilt es bei der Abmahnung zu beachten?

Sachverhaltsabklärung und Fürsorgepflicht

Als Arbeitgeberin oder Arbeitgeber müssen Sie die Situation gründlich abklären und Ihrer Fürsorgepflicht nachkommen. Dies beinhaltet die Einleitung von Massnahmen zur Entschärfung von Konflikten am Arbeitsplatz, wie Einzel- oder Gruppengespräche, den Beizug einer Vertrauensstelle oder Teamcoachings. Ohne solche Bemühungen kann eine spätere Kündigung als missbräuchlich gelten.

Angemessenheit und Rechtzeitigkeit der Massnahmen

Die beabsichtigten Massnahmen, einschliesslich einer Abmahnung, müssen geeignet und rechtzeitig sein, um das problematische Verhalten oder den Konflikt anzugehen. Ihr Umfang hängt von der Dauer des Arbeitsverhältnisses und der Intensität des Konflikts ab.

Information und Anhörung der Arbeitnehmenden

Die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer muss rechtzeitig über die beabsichtigte Massnahme informiert und angehört werden. Dies kann die Festlegung einer Zielvereinbarung mit Fristansetzung und den Hinweis auf die Folgen einer Unterlassung umfassen, insbesondere bei Leistungsmängeln oder Verhaltensproblemen. Als Arbeitgeberin oder als Arbeitgeber formulieren Sie damit auch eine sogenannte «letzte Chance».

Wie soll ich vorgehen, um eine Abmahnung korrekt auszusprechen?

Viele Auseinandersetzungen lassen sich vermeiden, wenn Sie früh für Klarheit sorgen und die Abmahnung sauber dokumentieren:

Sachverhalt klären
Reagieren Sie möglichst zeitnah, solange der Vorfall rekonstruierbar ist. Klären Sie, was vorgefallen ist und welche Regel oder Weisung der Verstoss betrifft. Nehmen Sie sich Zeit, um die betroffene Person anzuhören. Das stärkt die Akzeptanz und hilft, Missverständnisse zu klären.
Gespräch führen
Versuchen Sie, die Situation der oder des Mitarbeitenden zu verstehen. Zeigen Sie im Gespräch klar auf, welche Regeln gelten und was von der Person erwartet wird. Versuchen Sie dann gemeinsam, eine Lösung zu finden. Das Gespräch sollten Sie unbedingt dokumentieren.
Abmahnung formulieren (wenn nötig)
Achten Sie darauf, dass Sie konkrete und sachliche Formulierungen verwenden. Stellen Sie keine Vermutungen an und verzichten Sie auf Werturteile. Sprechen Sie die Abmahnung mündlich in einem persönlichen Gespräch aus, geben Sie diese aber auch schriftlich mit und behalten Sie eine Kopie davon zur Ablage. So können Sie Inhalt und Zeitpunkt später belegen.
Follow-up vereinbaren
Definieren Sie, was sich bis wann ändern muss, und fragen Sie nach, welche Unterstützung für die Person sinnvoll ist. Vereinbaren Sie dazu ein Zweitgespräch, um die Entwicklung der Geschehnisse zu überwachen und zu besprechen.

Wichtig ist, dass Sie konsistent handeln und ähnliche Fälle ähnlich behandeln. Bei heiklen Fällen ist es sinnvoll, sich frühzeitig auf rechtliche Hilfe abzustützen, bevor sich die Fronten womöglich verhärten.

Checkliste: Diese Bausteine gehören in eine Abmahnung

Konkretes Verhalten: Datum, Situation, Beispiel
Bezug zur Pflicht/Regel: Weisung, Richtlinie, Arbeitsvertrag
Erwartung für die Zukunft: konkret und überprüfbar
Konsequenz bei Wiederholung: transparent, verhältnismässig
Optional hilfreich: Frist/Zeitraum für die erwartete Verbesserung sowie Hinweis auf Unterstützungsangebote

In welchen Fällen kann ich nach der Abmahnung eine Kündigung aussprechen?

Grundsätzlich ist eine ordentliche Kündigung möglich, sofern die Fristen eingehalten werden. Eine Begründung ist nicht immer automatisch nötig – auf Verlangen muss die Kündigung aber schriftlich begründet werden. Wenn die in der Abmahnung gesetzten Ziele nicht erfüllt sind oder das Verhalten der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters nicht den Gepflogenheiten des Unternehmens entspricht, ist eine allfällige Begründung gegeben.

Wichtig ist ausserdem, dass eine Kündigung nicht missbräuchlich ist, zum Beispiel aus Gründen erfolgt, die gegen Treu und Glauben verstossen.

Eine sauber dokumentierte Abmahnung kann deshalb helfen, zu zeigen, dass Sie verhältnismässig und nachvollziehbar gehandelt haben. Zudem kann es von Vorteil sein, die Rechtsschutzversicherung bereits vor der Aussprache einer ordentlichen Kündigung einzubeziehen, um das Vorgehen korrekt abzustimmen.

Eine fristlose Kündigung ist gemäss Art. 337 des Obligationenrechts nur bei wichtigen Gründen zulässig, insbesondere wenn die Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses unzumutbar ist. Als schwere Verfehlungen gelten unter anderem Straftaten am Arbeitsplatz, generelle oder wiederholte Arbeitsverweigerung, Verrat von Geschäftsgeheimnissen, die Annahme von Schmiergeldern, das Ausüben von konkurrierenden Tätigkeiten sowie Tätlichkeiten und Beleidigungen gegenüber Vorgesetzten oder Mitarbeitenden. In diesen Fällen ist auch keine Abmahnung notwendig; die Arbeitgeberin bzw. der Arbeitgeber muss aber rasch handeln und den Vorfall belegen können. Grundsätzlich kann also eine fristlose Kündigung nur dann ausgesprochen werden, wenn das Arbeitsverhältnis aus den genannten Gründen unwiderruflich zerrüttet ist.

Gleichzeitig gilt: Bei weniger gravierenden Fällen braucht es häufig zuerst eine klare Warnung, bevor eine fristlose Kündigung überhaupt in Betracht kommt.

Ist die fristlose Kündigung ungerechtfertigt, so können für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber hohe Folgeleistungen entstehen. So etwa der Ersatz des entgangenen Lohns bis zum Ende der ordentlichen Kündigungsfrist und eine Entschädigung von bis zu sechs Monatslöhnen.

Rechtsexpertin Alina Totoescu Wolperth erläutert: «In der landläufigen Meinung gehen viele Unternehmerinnen und Unternehmer von der Zulässigkeit einer fristlosen Kündigung aus, aber diese ist in nur sehr begrenzten Fällen zulässig. Deshalb ist es bei einer fristlosen Kündigung sehr wichtig, die Rechtsschutzversicherung bereits vor der Kündigung zu kontaktieren und die Zulässigkeit der Massnahme abzuklären.»

Welche Optionen gibt es, wenn es zu einer Auseinandersetzung kommt?

Wenn Mitarbeitende die Abmahnung bestreiten oder der Konflikt eskaliert, bleiben Sie am besten bei den Fakten: Dokumentation, konkrete Vorfälle, klare Erwartungen. Prüfen Sie, ob ein klärendes Gespräch oder eine Mediation sinnvoll ist. Holen Sie rechtliche Unterstützung ein, wenn die Situation komplex ist oder eine Kündigung im Raum steht.

Häufig gestellte Fragen zur Abmahnung von Arbeitnehmenden

Ja, grundsätzlich kann eine Abmahnung auch mündlich ausgesprochen werden, weil keine zwingende Form vorgeschrieben ist. In der Praxis ist eine schriftliche Abmahnung meist sinnvoller: Sie schafft Klarheit und lässt sich später besser belegen (Inhalt, Zeitpunkt, Zustellung).

Eine Abmahnung sollte sich auf eine konkrete Pflichtverletzung oder ein steuerbares Verhalten beziehen (z. B. Verstoss gegen Weisungen, Regeln, Arbeitsabläufe).

Für Themen, die Mitarbeitende kaum beeinflussen können (z. B. fehlendes Fachwissen ohne vorherige Einarbeitung, persönliche Überforderung, Krankheit), ist eine Abmahnung in der Regel nicht das passende Instrument.

Klären Sie zuerst, was genau verweigert wurde und warum (Missverständnis, Zumutbarkeit, Sicherheit, Gesundheit). Halten Sie den Ablauf sachlich fest (Zeitpunkt, Gespräch, Erwartungen). Je nach Lage ist eine Abmahnung sinnvoll. Bei gravierenden Fällen kann auch eine Kündigung relevant werden.

Wenn Mitarbeitende den Vorwurf als falsch oder missverständlich empfinden, können sie eine schriftliche Stellungnahme einreichen, damit ihre Sicht dokumentiert ist. Aus datenschutzrechtlicher Sicht haben sie ausserdem das Recht auf Auskunft zu Personendaten im Personaldossier und können – wenn nötig – Berichtigung oder Löschung dieser Daten verlangen.

Es gibt keine fixe Anzahl. Eine ordentliche Kündigung ist nicht automatisch an eine bestimmte Zahl Abmahnungen gebunden; entscheidend sind Fristen, Vertragssituation und der Einzelfall.

Für eine fristlose Kündigung gelten wiederum besonders strenge Anforderungen. Bei weniger gravierenden Pflichtverletzungen ist häufig zuerst eine klare Verwarnung nötig, bevor eine fristlose Kündigung überhaupt zulässig sein kann.

Begriffe wie Abmahnung, Mahnung und Ermahnung werden im Alltag teils unterschiedlich verwendet. Allerdings gibt es nach Schweizer Recht keine Unterscheidung zwischen Ermahnung und Abmahnung.

Arbeitnehmende abmahnen: So handeln Arbeitgebende rechtssicher und fair