Ammonire una/un dipendente: ecco come i datori di lavoro agiscono in modo sicuro e corretto
Pronunciare un ammonimento nei confronti di una/un dipendente non è un compito piacevole. Ciononostante può aiutare a trarre i dovuti provvedimenti da un comportamento scorretto, senza dover procedere immediatamente un licenziamento. Ma qual è l’approccio giusto da seguire? In quanto datore di lavoro dovreste osservare alcune premesse e fasi.
L’essenziale in breve
- Con un ammonimento richiamate l’attenzione della persona interessata su un comportamento scorretto concreto.
- Un ammonimento specifica quale comportamento ci si attende in futuro e quali sono le possibili conseguenze in caso di nuove violazioni.
- L’ammonimento deve essere comunicato in modo chiaro, oggettivo e rispettoso; nella maggior parte dei casi è opportuna una documentazione scritta, affinché risulti comprensibile.
- In caso di reiterazione possono seguire conseguenze a livello di diritto del lavoro, fino al licenziamento.
Che cos’è un ammonimento? Definizione e quadro giuridico in Svizzera
Un ammonimento è un avviso per comportamento non consentito o prestazioni lavorative insufficienti espresso nei confronti di una/un dipendente . Esso è collegato alla chiara aspettativa che il comportamento contestato non verrà adottato in futuro o che le prestazioni migliorino su uno o più punti contestati. Normalmente viene anche reso trasparente quali sono le possibili conseguenze in caso di ripetizione. Spesso, ad esempio, l’ammonimento rappresenta una fase precedente a un licenziamento.
Sul piano giuridico, i datori di lavoro operano nel diritto del lavoro privato. Ai sensi dell’art. 321a del Codice delle obbligazioni svizzero, il personale è tenuto ad osservare le direttive in buona fede del datore di lavoro . Il datore di lavoro può a sua volta intervenire su ammonimenti ai sensi dell’art. 321d CO qualora la persona interessata non le abbia osservate.
Qual è la funzione dell'ammonimento?
Un ammonimento per i dipendenti serve da orientamento: Che cosa non andava bene, che cosa vi aspettate in futuro e che cosa succederà se il caso si ripeterà. Scopo dell’ammonimento è segnalare alla/al dipendente una violazione degli obblighi o un comportamento problematico e dargli la possibilità di modificarlo o correggerlo. Per voi come datori di lavoro ciò significa soprattutto:
- chiarezza e impegno nel rapporto di lavoro
- tracciabilità, se sono necessari ulteriori passi
- Equità: I collaboratori sono a conoscenza delle aspettative e hanno una concreta opportunità di miglioramento
La nostra esperta legale Alina Totoescu Wolperth spiega: «Un ammonimento o la concessione di un periodo di prova non possono essere formulati solo in apparenza, senza che il datore di lavoro intenda effettivamente dare alla collaboratrice o al collaboratore una possibilità di miglioramento. Se la persona interessata viene licenziata prima della scadenza di un periodo di prova autofissato senza che se ne veda il motivo, il licenziamento può essere considerato come una violazione della buona fede e quindi abusivo».
Quali motivi giustificano un ammonimento?
L’ammonimento può essere utile in caso di:
- inosservanza di direttive vigenti (ad es. ripetuta inosservanza delle prescrizioni in materia di sicurezza)
- assenza ingiustificata o ripetuto ritardo
- eccessivo utilizzo privato di Internet o di cellulare durante l’orario di lavoro (a condizione che vi siano regole)
- comportamento irrispettoso, mobbing nel team, molestie: qui spesso è particolarmente importante effettuare ulteriori accertamenti e tutelare le persone coinvolte
- violazioni di direttive interne (ad es. compliance, riservatezza, procedure di lavoro)
- violazioni di obblighi in relazione ad attività accessoria/divieto di concorrenza o altri chiari argomenti contrattuali o della direttiva (a seconda della regolamentazione nell’azienda)
Supporto decisionale: Quando procedo con un ammonimento?
Non tutte le insoddisfazioni giustificano immediatamente un ammonimento nei confronti della/del dipendente. Per la classificazione è utile distinguere tre livelli di intensità:
- «Non sono soddisfatto al 100 per cento».
Svolgere il colloquio e chiarire le aspettative. - «Sono insoddisfatto al punto tale che non escludo una separazione».
Un ammonimento può essere utile per correggere il comportamento e preparare un licenziamento. - «Il comportamento è intollerabile, proseguire la collaborazione non è più ragionevolmente esigibile».
Valutate l’opportunità di un licenziamento immediato. In questo caso non è sempre necessario un ammonimento.
Per decidere se un ammonimento abbia senso, dovreste porvi in particolare le seguenti domande:
- Le aspettative riposte nei confronti della/del dipendente sono chiare?
- Il comportamento scorretto si è verificato un’unica volta o si è ripetuto?
- Qual è la gravità dell’infrazione: lieve, media o grave?
- Ha già avuto luogo un colloquio chiarificatore?
- È necessaria una valutazione legale tempestiva perché il caso è delicato o si prospetta un licenziamento?
Quali aspetti vanno considerati al momento dell’ammonimento?
Accertamento della fattispecie e obbligo di assistenza
Come datore di lavoro dovete verificare la situazione a fondo e ottemperare al vostro obbligo di assistenza. Ciò comprende l’adozione di misure volte ad appianare i conflitti sul posto di lavoro, come colloqui individuali o di gruppo, il coinvolgimento di un servizio di fiducia o coaching in team. In mancanza di tali sforzi, un licenziamento successivo potrebbe essere considerato abusivo.
Adeguatezza e tempestività delle misure
I provvedimenti previsti, ivi incluso un ammonimento, devono essere adeguati e tempestivi per affrontare il comportamento problematico o il conflitto. La sua portata dipende dalla durata del rapporto di lavoro e dall’intensità del conflitto.
Informazione e consultazione del personale
La/Il dipendente deve essere informata/o a tempo debito in merito alle misure previste e consultata/o. Ciò può comprendere la definizione di un accordo sugli obiettivi con fissazione di un termine e l’indicazione delle conseguenze di un’omissione, in particolare in caso di prestazioni carenti o problemi di comportamento. Come datori di lavoro potete così formulare anche una cosiddetta «ultima opportunità».
Come devo procedere per formulare correttamente un ammonimento?
Molte controversie possono essere evitate se si fa per tempo chiarezza e si documenta accuratamente l’ammonimento:
- chiarire la fattispecie
Reagite il più rapidamente possibile, fintanto che l’episodio può essere ricostruito. Chiarite che cosa è successo e quale regola o direttiva concerne la violazione. Prendetevi il tempo necessario per ascoltare la persona interessata. Questo aumenta l’accettazione e aiuta a chiarire i malintesi. - Svolgere il colloquio
Cercate di capire la situazione della collaboratrice o del collaboratore. Durante il colloquio illustrate chiaramente quali regole valgono e cosa ci si aspetta dalla persona. Adoperatevi quindi per trovare insieme una soluzione. Il colloquio va assolutamente documentato. - Formulare l’ammonimento (se necessario)
Accertatevi di utilizzare formulazioni concrete e oggettive. Non formulate supposizioni e rinunciate a dare giudizi di valore. L’ammonimento va comunicato a voce nell’ambito di un colloquio personale, ma anche per iscritto e ne conservi una copia per l’archiviazione. In questo modo potrete dimostrare il contenuto e il momento in cui è stato espresso. - Fissare un follow-up
Definite cosa deve cambiare entro quando e chiedete quale tipo di assistenza è opportuno fornire alla persona. A tale scopo concordate un secondo colloquio per monitorare e discutere l’evoluzione di quanto accaduto.
L’importante è agire in modo coerente e trattare casi simili in modo analogo. Nei casi delicati è opportuno avvalersi per tempo dell’assistenza legale, prima che le parti si irrigidiscano.
Lista di controllo: Questi moduli vanno inseriti in un ammonimento
- Comportamento concreto: data, situazione, esempio
- Riferimento a obbligo/regola: istruzione, direttiva, contratto di lavoro
- Aspettative per il futuro: concrete e verificabili
- Conseguenze in caso di reiterazione: trasparenti, proporzionate
- Utile su base opzionale: Scadenza/periodo di tempo per il miglioramento atteso nonché rimando alle offerte di sostegno
In quali casi posso procedere al licenziamento dopo l’ammonimento?
Disdetta ordinaria
In linea di principio è possibile procedere a una disdetta ordinaria a condizione che vengano rispettati i termini. Una motivazione non è sempre necessaria in via automatica; se richiesto, tuttavia, deve essere motivata per iscritto. Se gli obiettivi indicati nell’ammonimento non risultano soddisfatti o se la condotta della collaboratrice o del collaboratore non è conforme agli usi aziendali, si rende eventualmente necessaria la motivazione della richiesta.
È inoltre importante che il licenziamento non sia abusivo, ad esempio a causa di motivi contrari alle norme della buona fede.
Un ammonimento documentato in modo chiaro può quindi aiutare a dimostrare che avete agito in modo coerente e comprensibile. Può inoltre risultare vantaggioso coinvolgere l’assicurazione di protezione giuridica già prima di pronunciare una disdetta ordinaria, per coordinare correttamente la procedura.
Licenziamento immediato
Secondo l’art. 337 del Codice delle obbligazioni, un licenziamento immediato è ammesso solo in presenza di motivi gravi, qualora non sia ragionevole proseguire il rapporto di lavoro. Sono considerate gravi inadempienze tra l’altro i reati sul posto di lavoro, il rifiuto generale o ripetuto di lavorare, la rivelazione di segreti commerciali, l’accettazione di bustarelle, l’esercizio di attività concorrenti, vie di fatto e offese nei confronti di superiori o collaboratori. In questi casi non è nemmeno necessaria un ammonimento, ma il datore di lavoro deve agire tempestivamente e poter dimostrare l’accaduto. In linea di principio, quindi, un licenziamento immediato può essere espresso soltanto se il rapporto di lavoro è compromesso in modo irrevocabile dai motivi citati.
Al tempo stesso vale quanto segue: nei casi meno gravi spesso occorre inviare un chiaro avvertimento prima di prendere in considerazione un licenziamento immediato.
Se il licenziamento immediato è ingiustificato, per dipendenti e datori di lavoro possono maturare elevate prestazioni successive. Ad esempio un risarcimento della perdita di salario fino alla scadenza del termine di una disdetta ordinaria e un indennizzo fino a sei mensilità.
L’esperta legale Alina Totoescu Wolperth afferma: «Nell’opinione comune molti imprenditori ritengono ammissibile il licenziamento immediato, ma questo è ammesso solo in casi molto limitati. In caso di licenziamento immediato è perciò molto importante contattare l’assicurazione di protezione giuridica già prima di detto licenziamento e accertare l’ammissibilità del provvedimento».
Quali opzioni vi sono in caso di controversia?
Se i collaboratori contestano il licenziamento o se il conflitto degenera, è meglio attenersi ai fatti: documentazione, episodi concreti, chiare aspettative. Verificate se hanno senso un colloquio chiarificatore o una mediazione. Richiedete assistenza legale se la situazione è complessa o se si prospetta un licenziamento.
Domande frequenti sull’ammonimento dei dipendenti
Un ammonimento orale è valido?
Sì, in linea di massima un ammonimento può essere comunicato anche oralmente, poiché non vi è una forma obbligatoria a riguardo. Nella prassi, nella maggior parte dei casi un ammonimento scritto è più opportuno: Aiuta a fare chiarezza e può essere documentato meglio successivamente (contenuto, momento, consegna).
Quali motivi non sono ammissibili per un ammonimento?
L’ammonimento dovrebbe riferirsi a una concreta violazione di obblighi o a un comportamento imponibile (ad es. violazione di direttive, regole, procedure operative).
Per le tematiche su cui i collaboratori non possono influire (p. es. mancanza di conoscenze specialistiche se non si è stati precedentemente formati, carico di lavoro eccessivo, malattia), generalmente un ammonimento non è lo strumento adatto.
Ammonimento per rifiuto di lavorare: Come dovrei procedere?
Chiarite per prima cosa cosa esattamente è stato rifiutato e perché (incomprensione, ragionevolezza, sicurezza, salute). Annotate lo svolgimento in modo oggettivo (momento, colloquio, aspettative). A seconda della situazione può essere opportuno procedere a un ammonimento. In casi gravi prendere in considerazione un licenziamento.
Redatto da:
Simona Audia
Simona Audia è Content Manager presso AXA e approfondisce per voi tematiche avvincenti in merito ad assicurazioni e previdenza.
