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Workation: les principales informations pour les employeurs

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Travailler là où d’autres prennent leurs vacances: en Suisse, le workation gagne en popularité. Un grand nombre de personnes salariées se verraient bien combiner travail et vacances, c’est-à-dire délocaliser temporairement leur activité professionnelle sur un lieu de villégiature en Suisse ou à l’étranger.

Pour les employeurs, ce modèle flexible du télétravail en vacances pose quelques questions relatives au droit du travail, à la fiscalité et aux assurances sociales. Nos spécialistes y répondent.

Qu’est-ce que le workation?

Le terme «workation» est une contraction des mots anglais «work» (travail) et «vacation» (vacances). Le principe: exercer son activité salariée non pas au bureau ou en home office, mais à la montagne, à la plage, au bord d’une piscine ou dans un espace de coworking, en Suisse ou à l’étranger. On parle aussi souvent de «home office à l’étranger» ou de «télétravail en vacances».

Aucune règle commune ne s’applique à ce nouveau modèle de travail. Certaines personnes réduisent leur temps de travail quotidien, d’autres alternent chaque semaine entre travail et loisirs. La durée varie également: de quelques jours ou semaines à plusieurs mois.

Pourquoi le workation séduit-il de plus en plus de monde?  

La pandémie a montré que, dans de nombreux métiers et secteurs, il était possible de travailler depuis n’importe où. Des processus ont été digitalisés et, malgré le retour au bureau, les réunions se déroulent de plus en plus en ligne ou en hybride. Cette tendance a accéléré le passage à des modèles de travail plus flexibles. 

De nombreuses personnes salariées souhaitent plus de flexibilité afin de mieux concilier vie professionnelle et vie privée. Le workation répond à ce besoin.

Quels sont les avantages du workation?

  • Développement personnel: loin de leur environnement de travail habituel, les personnes en workation recueillent de nouvelles idées et expériences tout en profitant de la sécurité de l’emploi. Elles affinent alors leur organisation personnelle, renforcent leur créativité et, parfois aussi, améliorent leurs connaissances linguistiques.  Avantage pour les entreprises: transposées dans la vie professionnelle, ces capacités peuvent insuffler une nouvelle dynamique au quotidien.
  • Satisfaction plus élevée du personnel: le travail à distance, en Suisse ou à l’étranger, donne plus de flexibilité pour concilier vie professionnelle et vie privée, ce qui peut influer positivement sur la santé mentale des personnes. Les entreprises y gagnent: des collaboratrices et collaborateurs satisfaits ont une meilleure productivité, sont moins souvent absents de leur poste de travail, restent plus longtemps fidèles à leur employeur et contribuent ainsi dans une large mesure au succès.
  • Employer Branding: soutenir vos collaboratrices et collaborateurs dans leur souhait de travailler temporairement à l’étranger peut les fidéliser à votre entreprise. Les offres de workation sont donc un moyen de leur montrer que vous tenez compte de leurs besoins. Vous vous positionnez en outre comme un employeur moderne, ce qui vous conférera un avantage décisif la prochaine fois que vous recruterez de nouveaux talents.
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Quels sont les inconvénients du workation?

Les critiques formulées à l’égard du travail en vacances sont souvent les mêmes que celles adressées au home office classique.

  • Pas de séparation claire entre travail et loisirs: comme son nom l’indique, le workation allie travail et vacances. Il peut en résulter que les frontières entre ces deux espaces s’estompent et que le temps libre n’offre plus le repos nécessaire. À plus long terme, cela peut peser sur la santé mentale et gâcher le plaisir procuré par les impressions ressenties sur le nouveau lieu de travail.
  • Manque d’échanges personnels: le passage au home office ou la délocalisation du lieu de travail à l’étranger supprime les conversations informelles avec les collègues dans le couloir ou devant la machine à café. Ce manque d’échanges peut nuire à la motivation. Par ailleurs, il est souvent plus difficile de communiquer ses inquiétudes et ses craintes par les canaux numériques. 

Selon le lieu du workation, d’autres aspects peuvent s’ajouter. Ainsi, lorsque des personnes se trouvent dans d’autres fuseaux horaires, il faut en tenir compte pour fixer les réunions communes. Et si la connexion Internet laisse à désirer, tout le monde en subit les conséquences. La communication et l’organisation au sein de l’équipe peuvent être compliquées, générant de la frustration. Lorsque des collègues travaillent depuis l’étranger, il est donc essentiel de clarifier au préalable certains aspects afin d’éviter les mauvaises surprises.  

À quoi les employeurs doivent-ils veiller en matière de workation?

Pour l’instant, le workation n’est pas une notion établie en droit du travail. Par conséquent, les entreprises ne disposent d’aucune réglementation uniforme à laquelle se conformer. Elles ont plutôt recours à des conventions individuelles fondées, entre autres, sur la durée, le pays de destination ou la fonction exercée.

Il est donc difficile, voire impossible, de faire des déclarations générales sur les règles applicables au workation en matière de droit du travail, de fiscalité et d’assurances. En effet, les exigences à remplir varient trop selon le pays de destination et la durée du séjour. Pour les employeurs, il est donc judicieux de considérer chaque cas de workation individuellement et d’examiner les principaux facteurs au préalable.

Les collaboratrices et collaborateurs ont-ils le droit de partir en workation sans accord? 

«Non, l’accord de l’employeur est impératif», déclare Leo Loosli, juriste chez AXA-ARAG. «Le personnel n’a aucun droit légal au workation. Les employeurs peuvent donner leur accord individuellement ou le faire figurer comme clause générale dans le contrat de travail ou le règlement du personnel.»

Le workation n’équivaut pas au home office, puisqu’il implique toujours une notion de «vacances». Les éventuels règlements relatifs au home office sont donc sans effet juridique sur les questions liées au workation, y compris lorsque ce dernier est effectué en Suisse. 

Quelles dispositions du droit du travail s’appliquent au workation?

Selon Leo Loosli d’AXA-ARAG, il n’existe pas de réponse toute faite à cette question. Le workation s’accompagnant souvent d’une composante internationale, les dispositions peuvent varier considérablement d’un pays de destination à l’autre. D’où l’importance d’un examen au cas par cas.  

En principe, c’est le contrat de travail du pays d’origine qui fait foi. Mais les règles en vigueur dans le pays de séjour peuvent également s’appliquer.

Conditions de travail et de séjour: qui est responsable en cas de violation?

Plusieurs aspects doivent être pris en compte. En cas de violation des conditions de travail, il convient de clarifier si la personne salariée est concrètement soumise au droit suisse. Si tel est le cas, la responsabilité est établie sur la base du contrat de travail et des dispositions correspondantes du code des obligations.

En ce qui concerne les conditions de séjour (visa, etc.), les personnes en workation sont normalement responsables elles-mêmes, sauf règlement contraire.

Dans les deux cas, cependant, une éventuelle responsabilité de l’employeur ne peut être exclue.

Le contrat de travail doit-il être modifié en cas de workation?

Pas nécessairement. La modification peut être effectuée dans le contrat de travail ou au moyen d’une convention séparée. Si les demandes de workation se multiplient dans votre entreprise, il peut être judicieux de prévoir une clause générale dans le contrat de travail ou le règlement du personnel.

Quoi qu’il en soit, il est recommandé d’établir pour chaque demande une convention séparée comprenant les points suivants: 

  • Durée 
  • Pays de destination 
  • Horaires de travail 
  • Comptabilisation du solde de vacances / des heures supplémentaires 
  • Reporting / communication avec la centrale 
  • Sauvegarde des données 
  • Confidentialité 
  • Assurance(s), assurances sociales   
  • Conséquences financières  
  • Responsabilité en cas de violation de dispositions dans le pays de destination 
  • Prise en charge des coûts en cas de retour prématuré pour des raisons d’ordre opérationnel 
  • Application exclusive du droit suisse 
  • For 
  • Clause indiquant que le contrat de travail s’applique au demeurant, de façon inchangée et sans réserve

Maladie ou accident pendant un workation à l’étranger: qui paie?

«Dans ce cas, l’assujettissement aux assurances sociales est déterminant. Les personnes en workation qui demeurent assujetties aux assurances sociales suisses conservent la couverture contre les accidents selon la LAA et, conformément aux CGA d’AXA, restent également assurées à l’étranger par l’assurance-accidents complémentaire et l’assurance collective d’une indemnité journalière en cas de maladie de l’employeur», indique Victor Wirgailis d’AXA. «Selon la société d’assurance, des restrictions de couverture individuelles peuvent toutefois s’appliquer aux séjours à l’étranger. C’est pourquoi nous recommandons d’examiner chaque cas avec la caisse de compensation AVS et la compagnie d’assurance avant le début du workation.»

Soins médicaux à l’étranger

Bon à savoir: la couverture des frais médicaux en cas de maladie à l’étranger relève de la responsabilité des collaboratrices et collaborateurs, qui doivent la clarifier au préalable. Dans notre article de blog «Urgence à l’étranger: que paie la caisse-maladie?», vous découvrirez quels frais sont pris en charge par l’assurance de base et dans quels cas la souscription d’une assurance complémentaire est judicieuse.

Les personnes en workation sont-elles imposables?

Cela dépend des cas et du pays de destination. Pour de courts séjours de quelques jours ou semaines, les personnes ne sont généralement pas imposables. Un examen au cas par cas est toutefois indispensable, car il peut arriver que la personne salariée et son employeur soient soumis à l’impôt.  Mieux vaut alors se renseigner auprès de l’administration fiscale compétente.

Un workation doit-il être déclaré à l’assurance sociale?

«Il n’y a pas de réponse toute faite à la question de l’assujettissement aux assurances sociales,» explique Victor Wirgailis, expert en Souscription ACP chez AXA. «Lorsque la durée d’un workation ne dépasse pas 20%-25% du taux d’activité annuel, les personnes en workation resteront probablement assujetties aux assurances sociales suisses. Les règles peuvent toutefois différer pour des séjours plus longs ou selon le pays de destination, par exemple hors EU/AELE. Il est donc impératif d’étudier chaque cas au préalable avec la caisse de compensation AVS

En cas de workation, faut-il décompter des jours de congé et payer le salaire entier?

Tout dépend de ce que vous avez convenu concrètement avec votre personnel. Les deux parties sont libres de définir quelles règles doivent s’appliquer.

Toutefois, un workation incluant par définition une part de vacances, il paraît logique de décompter des jours de congé ou éventuellement des heures supplémentaires

Les personnes employées ont droit au paiement de leur salaire également pendant leurs vacances. Lorsqu’elles sont en workation et effectuent normalement leur travail (au taux préalablement convenu), le salaire plein devrait leur être dû selon les cas. Afin de lever les doutes et de prévenir les litiges, il est recommandé d’établir une convention détaillant l’ensemble des modalités.

À quoi faut-il prêter attention en matière de protection des données?

En tant qu’employeur, vous devez vous assurer au préalable que la sécurité des données est garantie dans le pays de destination. Les mesures concrètes à prendre doivent être définies au cas par cas.  

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Quatre conseils pour un workation réussi

  • Établir une convention: fixez par écrit avec vos collaboratrices et collaborateurs les principaux critères à respecter pour le séjour en Suisse ou à l’étranger. Vous instaurez ainsi une sécurité juridique et évitez les malentendus a posteriori. Si le workation est de plus en plus sollicité dans votre entreprise, il peut être utile de dresser une liste des informations à fournir pour soumettre une demande. Vous (et éventuellement votre équipe RH) aurez ainsi tout en main pour lancer les clarifications nécessaires et évaluer les risques. 
  • Prévoir assez de temps pour les clarifications: pour les séjours à l’étranger surtout, pensez à clarifier certains éléments avec la caisse de compensation AVS, l’administration fiscale et votre société d’assurance. Prévoyez assez de temps pour ces démarches afin d’éviter des erreurs et des complications.
  • Définir les attentes à l’égard de la collaboration: avant le départ de vos collaboratrices et collaborateurs, définissez ensemble comment vous envisagez la collaboration et discutez-en avec votre équipe. Bien clarifier des points comme la disponibilité ou l’environnement de travail évite les fausses attentes et les désaccords. Et toute votre équipe peut alors se réjouir sereinement de recevoir les impressions de vacances des collègues.
  • Rester en contact: comme pour le télétravail classique, veillez à échanger régulièrement avec votre personnel et soyez à l’écoute des éventuels problèmes. Respectez les horaires de travail convenus afin de garantir la séparation entre travail et loisirs et de ne pas empiéter sur le repos de vos collaboratrices et collaborateurs.

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