Workation: le informazioni più importanti per i datori di lavoro

Lavorare dove altri fanno vacanza – la workation sta diventando sempre più popolare e apprezzata in Svizzera. Molti dipendenti possono immaginarsi di conciliare lavoro e vacanze e di trasferire la loro attività professionale in una località di villeggiatura in Svizzera o all'estero per un periodo di tempo limitato.

Per i datori di lavoro, il modello di lavoro flessibile dei collaboratori itineranti solleva alcuni interrogativi legati al diritto del lavoro, al diritto fiscale e alle assicurazioni sociali. Le nostre esperte e i nostri esperti forniscono le risposte più importanti.

Cos’è una workation?

È un neologismo che descrive la combinazione di lavoro (ingl. «work») e vacanza (ingl. «vacation»). Anziché in ufficio o nello studio di casa, i dipendenti svolgono il loro lavoro in montagna o in spiaggia, a bordo piscina o in uno spazio di co-working, in Svizzera o all'estero. Spesso una workation è nota comunemente anche come «home office all’estero» o «lavoro da remoto in vacanza».

Non esistono regole uniformi per questo nuovo modello di lavoro. Mentre alcuni collaboratori riducono il loro grado di occupazione giornaliero, altri alternano lavoro e tempo libero su base settimanale. Anche la durata può variare da pochi giorni a settimane fino a vari mesi.

Perché le workation stanno guadagnando sempre più popolarità?  

La pandemia ha insegnato che lavorare senza vincoli di luogo è possibile in numerosi settori e professioni. I processi operativi sono stati digitalizzati, le riunioni si svolgono sempre più spesso online o in modalità ibrida, anche dopo il rientro in ufficio. Il tutto ha anche accelerato lo sviluppo di modelli di lavoro più flessibili. 

Molti dipendenti desiderano una maggiore flessibilità per conciliare meglio lavoro e vita privata. La workation è una possibilità per i datori di lavoro di rispondere a questa esigenza.

Quali vantaggi apportano le workation?

• Ulteriore sviluppo personale: i dipendenti beneficiano della sicurezza del loro rapporto di lavoro e al tempo stesso hanno l’opportunità di aprirsi a nuove idee ed esperienze in luoghi lontani dal solito ambiente di lavoro, il che promuove l'auto-organizzazione, stimola la creatività e non di rado si traduce in un miglioramento delle conoscenze linguistiche.  Un aspetto positivo per le aziende: queste competenze confluiscono anche nella vita lavorativa e possono rivitalizzare il quotidiano.
• Maggiore soddisfazione del personale: il lavoro in remoto in Svizzera o all’estero consente una maggiore flessibilità nel conciliare armonicamente vita professionale e privata, ciò che può favorire un sano equilibrio tra lavoro e vita privata e avere ricadute positive sulla salute mentale dei dipendenti, avvantaggiando di riflesso le aziende. Infatti, i collaboratori soddisfatti sono più produttivi, si assentano meno spesso dal lavoro, rimangono fedeli più a lungo al loro impiego, contribuendo così in misura sostanziale al successo dell'azienda.
• Employer branding: se assecondate il desiderio dei vostri dipendenti di lavorare per un certo periodo all’estero, è possibile che ne rafforziate la lealtà e la fidelizzazione all’azienda. Ecco perché le offerte di workation sono uno strumento utile per dimostrare ai vostri collaboratori che le loro esigenze vi stanno a cuore, senza trascurare che posizionerete la vostra azienda come datore di lavoro moderno e vi ritaglierete un notevole vantaggio competitivo nella prossima tornata di candidature alla ricerca di nuovi talenti.

Quali sono gli svantaggi delle workation?

Il modello di lavoro dei lavoratori itineranti o dei viaggiatori che lavorano è spesso oggetto delle stesse critiche rivolte all’home office convenzionale:

• Assenza di separazione tra lavoro e tempo libero: come suggerisce il nome stesso, in una workation si conciliano i momenti di lavoro con quelli di vacanza e svago, lavoro e vacanze sono dunque combinati, non separati, il che per i dipendenti può tradursi in confini sempre più labili tra le due realtà e in un tempo libero che non offre più il riposo e lo svago necessari, gravando potenzialmente nel lungo periodo sulla salute mentale e smorzando la gioia delle impressioni destate dal nuovo luogo di lavoro.
• Mancanza di scambi personali: con il trasferimento della sede di lavoro alla modalità home office o all'estero vengono a cadere le conversazioni informali con i colleghi e i superiori in corridoio o alla macchinetta del caffè. La mancanza di uno scambio comunicativo personale può avere un impatto negativo sulla motivazione al lavoro, senza dimenticare che per molti collaboratori spesso è più difficile condividere preoccupazioni e timori attraverso i canali digitali. 

A seconda della destinazione della workation possono aggiungersi ulteriori fattori: se i collaboratori si trovano in fusi orari diversi, le riunioni congiunte devono essere programmate di conseguenza. Un’interruzione della connessione a Internet crea una situazione tediosa per tutti i partecipanti che può ostacolare la comunicazione e l'organizzazione del lavoro nel team e generare frustrazione in tutti i membri del gruppo. Soprattutto quando vi sono collaboratori che lavorano dall'estero, alcuni fattori andrebbero chiariti in anticipo per evitare spiacevoli sorprese.  

Cosa devono tenere presente i datori di lavoro in merito alle workation?

Il termine workation non è ancora stato definito nel diritto del lavoro, per cui non esistono norme uniformi a cui aziende e dipendenti possano richiamarsi in sede di attuazione. Si tratta piuttosto di un accordo individuale tra datore di lavoro e dipendente che viene siglato a seconda del Paese di destinazione, della funzione ricoperta all’interno dell’azienda e di altri fattori.

Non è quindi possibile, o lo è solo in misura molto limitata, fare dichiarazioni generiche su ciò che si applica in termini di diritto del lavoro, imposte e assicurazioni in ordine alle workation. I requisiti che devono essere ottemperati in virtù del Paese di destinazione e della durata del soggiorno all’estero possono quindi divergere eccessivamente tra loro. Per in datori di lavoro è quindi utile e opportuno considerare ogni workation un caso a sé stante e verificare con il giusto anticipo di tempo i fattori più importanti.

I collaboratori possono lavorare in modalità workation senza il loro consenso? 

«No, il consenso del datore di lavoro è sempre necessario», puntualizza Leo Loosli, giurista presso AXA-ARAG. «I dipendenti non hanno alcun diritto legale alla concessione di una workation. I datori di lavoro possono rilasciare individualmente la loro autorizzazione o inserirla come clausola generale nel contratto di lavoro o nel regolamento del personale».

La workation non può essere equiparata al lavoro in remoto da casa, poiché traspare sempre la componente «vacanze». Eventuali regolamentazioni del lavoro in modalità home office non hanno quindi alcun effetto giuridico sui quesiti che attengono a una workation. Neppure se questo smart working in vacanza è svolto in Svizzera. 

Quali disposizioni del diritto del lavoro sono applicabili in caso di workation?

Secondo Leo Loosli di AXA-ARAG, non esiste una risposta generale a questa domanda. Una workation è spesse volte una fattispecie con una componente internazionale, a significare che le disposizioni possono variare sensibilmente a seconda del Paese di destinazione, per cui è estremamente importante considerare il caso in specie.  

In linea generale vige il contratto di lavoro del Paese di origine, ma al tempo stesso possono essere applicate anche le disposizioni del Paese di soggiorno.

Condizioni di lavoro e di soggiorno: chi risponde in caso di violazione?

In proposito occorre tenere conto di vari fattori. Nell’ipotesi di una violazione delle condizioni di lavoro, occorre appurare se il dipendente è soggetto nello specifico alla legge svizzera. In caso affermativo, la responsabilità è determinata dalle disposizioni del contratto di lavoro e dalle norme pertinenti del Codice delle obbligazioni.

In ordine alle condizioni di soggiorno (visti ecc.), i dipendenti sono fondamentalmente responsabili in prima persona, fatte salve normative diverse.

In entrambi i casi non è tuttavia possibile escludere una potenziale responsabilità del datore di lavoro.

Il contratto di lavoro deve essere modificato in caso di workation?

Non necessariamente. L'adeguamento può essere apportato nel contratto di lavoro o attraverso un accordo separato. Se le workation sono richieste frequentemente nella vostra azienda, può essere utile prevedere una regolamentazione di base nel contratto di lavoro o nel regolamento del personale.

A prescindere da quanto predetto, è consigliabile redigere un accordo separato per ogni richiesta, che includa tra gli altri i seguenti punti: 

• Durata 
• Paese di destinazione 
• Orari di lavoro 
• Computo dei giorni di vacanza / Consumo delle ore supplementari 
• Reporting / Comunicazione con la sede centrale 
• Salvataggio dei dati 
• Segretezza 
• Assicurazione/i e assicurazione sociale   
• Spese  
• Responsabilità in caso di violazione delle disposizioni nel Paese di destinazione 
• Assunzione dei costi in caso di rientro anticipato per motivi aziendali 
• Applicazione esclusiva del diritto svizzero 
• Foro competente 
• Disposizione secondo cui il contratto di lavoro rimane invariato e conserva la sua piena validità

Malattia o infortunio durante una workation all’estero: chi paga?

«Anche in questo caso l’assoggettamento alle assicurazioni sociali è di cruciale importanza. Le collaboratrici e i collaboratori che durante una workation rimangono soggetti alle assicurazioni sociali svizzere continuano a essere assicurati contro gli infortuni ai sensi della LAINF e, in conformità alle CGA di AXA, rimangono assicurati anche all’estero tramite l’assicurazione collettiva contro gli infortuni a complemento della LAINF e l’assicurazione d’indennità giornaliera in caso di malattia del datore di lavoro» precisa Victor Wirgailis di AXA. «Tuttavia, a seconda della compagnia assicurativa possono intervenire limitazioni di copertura individuali per i soggiorni all'estero. Consigliamo pertanto di esaminare il singolo caso prima della workation con la cassa di compensazione AVS e la compagnia assicurativa».

Durante le workation i dipendenti sono soggetti a imposizione fiscale?

Dipende dal singolo caso ovvero dal Paese di destinazione. In caso di soggiorni brevi di pochi giorni o settimane, i dipendenti non sono tendenzialmente soggetti a imposizione fiscale. Tuttavia, è indispensabile chiarire la situazione nello specifico, poiché oltre al dipendente, anche il datore di lavoro può essere assoggettato all’obbligo contributivo.  Al riguardo è opportuno informarsi presso l'autorità fiscale competente.

Una workation deve essere annunciata all’assicurazione sociale?

«Non esiste una risposta univoca alla questione dell’assoggettamento alle assicurazioni sociali» dichiara Victor Wirgailis, esperto Underwriting ACP di AXA. «Se la durata di una workation dei dipendenti è limitata a un massimo del 20-25 per cento del grado di occupazione annuo, è probabile che essi rimangano soggetti alle assicurazioni sociali svizzere. Tuttavia, per soggiorni più lunghi o a seconda del Paese di destinazione, ad esempio al di fuori dell'UE/AELS, i requisiti possono variare, per cui il nostro consiglio è di chiarire per tempo il singolo caso con la cassa di compensazione AVS».

Nell’ipotesi di una workation occorre prendere giorni di ferie e versare l'intero stipendio?

Dipende dall'accordo specifico siglato con i dipendenti. Entrambe le parti hanno la facoltà di stabilire a propria discrezione quale regolamentazione applicare.

Tuttavia, poiché la workation dovrebbe per definizione includere anche una quota ferie, va da sé che occorre prendere giorni di vacanza o eventualmente consumare le ore supplementari. 

In linea generale, i dipendenti hanno diritto al pagamento del salario anche durante il periodo di ferie. Se in modalità workation svolgono il loro lavoro in condizioni normali (al grado di occupazione precedentemente convenuto), a seconda del singolo caso dovrebbe essere versato l’intero salario. Per evitare ambiguità e prevenire controversie, è opportuno che le modalità siano concordate nel dettaglio e in modo esaustivo.

Cosa occorre tenere presente in tema di protezione dei dati?

Il datore di lavoro dovrebbe sincerarsi in anticipo che la sicurezza dei dati nel caso specifico sia garantita nel Paese di destinazione. Le misure concrete devono essere definite in ogni singolo caso.  

4 consigli utili per una workation riuscita

• Concludere accordi comuni: definite insieme ai vostri dipendenti i criteri più importanti per il soggiorno in Svizzera o all'estero in un accordo scritto. In questo modo create certezza giuridica e scongiurate l’insorgere di malintesi e fraintendimenti a posteriori. Se nella vostra azienda viene richiesta spesso una workation, può essere utile stilare un elenco di informazioni da presentare per una richiesta in tal senso. Così facendo, voi (ed eventualmente il vostro team HR) disporrete di una base di riferimento ideale per avviare i chiarimenti necessari e valutare i rischi. 
• Prevedere tempo sufficiente per i chiarimenti: soprattutto per i soggiorni all'estero occorre chiarire alcuni fattori con la cassa di compensazione AVS, le autorità fiscali e la vostra compagnia assicurativa. Per evitare errori e complicazioni, prevedete a tale proposito tempo sufficiente insieme ai vostri collaboratori.
• Definire le aspettative di collaborazione: prima della partenza definite insieme ai vostri collaboratori come vi immaginate la collaborazione e discutetene anche con il vostro team. Se temi come la reperibilità, l'ambiente di lavoro e così via sono chiari a tutti, si eviteranno false aspettative o disaccordi e l'intero team potrà godersi serenamente le impressioni di vacanza dei colleghi.
• Rimanere in contatto: come nel classico home office, interagite regolarmente con i vostri collaboratori e prestate un orecchio attento agli eventuali problemi. Rispettate gli orari di lavoro concordati, in modo da riuscire a separare lavoro e tempo libero e lasciare che i vostri collaboratori diano il giusto spazio allo svago e al riposo.