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Weniger Papierkram, mehr Zeit fürs Kerngeschäft

Bild: Marco Vara
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Immer mehr KMU treten administrative Aufgaben an externe Anbieter ab, um Ressourcen einzusparen und sich stärker auf ihr Kerngeschäft fokussieren zu können. Die Digitalisierung bietet hier völlig neue Möglichkeiten.

 

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    Meine Firma

    Originaltext erschienen in «Meine Firma», dem KMU-Magazin der AXA Schweiz.

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Wenn es etwas gibt, das Kevin Häfeli nicht mag, dann sind es verschwendete Ressourcen. Mit seiner Firma Helio AG mit Sitz in Zürich setzt sich der CEO deshalb dafür ein, dass Cloud-Lösungen effizienter und somit auch nachhaltiger genutzt werden. Die Nachfrage nach diesen Lösungen steigt nämlich stetig, und die Rechenzentren, auf denen schier unvorstellbare Datenvolumen verarbeitet werden, verbrauchen dazu selbstredend nicht gerade wenig Strom. «Viele Server-Ressourcen werden verschwendet. Das kann man mit einem Auto vergleichen, das immer nur mit einer Person herumfährt», erklärt Häfeli und erzählt weiter, dass seine Firma beispielsweise 3D-Rendering-Aufträge entgegennimmt – die in der Regel grosse Datenmengen verbrauchen – und sie an Rechenzentren vermittelt, um diese noch besser auszulasten.

Aber auch sein eigenes Unternehmen will effizient gemanagt sein. Eine Effizienzsteigerung war denn auch der Hauptgrund dafür, dass sich Häfeli von Anfang an dafür entschieden hat, Teile der anfallenden Administrationsarbeiten abzutreten: «Wir versuchen, alle Aufgaben auszulagern, die uns in unserem Kerngeschäft keinen Marktvorteil verschaffen.» In seinem Fall bedeutet dies, dass die Firma selbst beispielsweise keinen eigenen Briefkasten hat, sondern der ganze Posteingang digitalisiert ist und sie so Nachrichten gleich direkt als PDF zugestellt bekommt. Zudem ist das ganze Spesenmanagement mit virtuellen Kreditkarten für die Mitarbeitenden vereinfacht worden, und auch bei Terminvereinbarungen läuft alles digital über ein eigenes Tool ab. 

Accounto-CEO Kilian Perrin (Mitte) und sein Team entwickeln digitale Lösungen, um den Alltag von KMU und Treuhandunternehmen einfacher und effizienter zu gestalten.

Verlagern statt vereinfachen

Digital ist für Kevin Häfeli denn auch ein Begriff, der ganz weit oben in der Liste steht, wenn es darum geht, Entscheidungen zu treffen. So auch bei der Wahl seines Anbieters für die Erledigung der Buchhaltung. Die klassischen Routinearbeiten der Buchhaltung übernimmt für ihn heute vollumfänglich die Buchhaltungssoftware von Accounto, für komplexere Themen arbeitet er mit einem ebenfalls von Accounto vermittelten Treuhandbüro zusammen. «KMU möchten gewisse Arbeitsprozesse immer häufiger nicht nur einfach optimieren, sondern gleich ganz loswerden. Wer den Digitalisierungsschritt in der Buchhaltung macht, sucht darum in der Regel auch nach einer umfassenden Lösung, damit der volle Mehrwert gegeben ist», bestätigt Kilian Perrin, CEO der Accounto AG, den Trend, der laufend mehr KMU an seine Türen klopfen lässt. Denn die Nachfrage nach seiner Dienstleistung wächst stetig.

Das zunehmende Bedürfnis nach der Buchhaltungslösung von Accounto lässt also darauf schliessen, dass die Bereitschaft von KMU zur Abgabe gewisser Verantwortungen wächst. Trotzdem halten viele nach wie vor an alten Strukturen fest. «Manche Firmen wollen ihre Finanzdaten nicht aus der Hand geben. Sie sind leider noch davon überzeugt, dass ihre Unterlagen im eigenen Aktenschrank sicherer aufgehoben sind als in einer Online-Cloud. Zudem sehen sie nicht ein, wieso etwas geändert werden soll, das so lange funktioniert hat. Hier ist es an uns, noch bessere Aufklärungsarbeit zu leisten», schildert Kilian Perrin seine Erfahrungen. Viele Erfahrungen gemacht hat auch Kevin Häfeli, der vor seiner Zeit mit der Helio AG einen Online-Shop betrieb. Und zwar mit der Alternative zu seiner heutigen, digitalen Buchhaltungslösung: «Da mussten wir jeweils alle Belege ausdrucken, beim Buchhalter vorbeibringen und so weiter. Dann hat man pro Beleg jeweils etwa drei Minuten gebraucht statt wie heute nur rund fünf Sekunden. Bei zigtausend Belegen kommt dann schon einiges an verlorener Zeit zusammen.» 

«Wer den Digitalisierungsschritt in der Buchhaltung macht, sucht in der Regel nach einer umfassenden Lösung.»

Kilian Perrin, CEO Accounto

Opportunitäten nutzen

Diese verlorene Zeit kann er für andere Dinge einsetzen. Die durch das Outsourcing gewonnenen Stunden nutzt er heute nämlich für die Arbeit an seinem Kerngeschäft. So kann sein Unternehmen schneller wachsen und auch besseres Geld verdienen. Dies relativiert wiederum auch die finanziellen Aufwände, die er für den Buchhaltungsservice einsetzen muss. Die Kosten waren bei seiner Entscheidung für die Zusammenarbeit mit Accounto aber ohnehin zweitrangig. Vielmehr will er seine Geschäftszahlen in guten Händen sehen, wobei er einerseits auf die Unterstützung und Beratung seines Treuhänders zählen und andererseits – als grundsätzlich Fachfremder – eigenes Fehlerpotenzial vermeiden kann. Ein nicht zu vernachlässigender Aspekt, was auch Kilian Perrin bestätigt: «Beispielsweise können bei einer allfälligen Kontrolle falsche Angaben bei der Mehrwertsteuer auftauchen, was sowohl rechtliche als auch finanzielle Konsequenzen mit sich bringen kann. Oft kommen die Firmen erst zu uns, wenn es schon zu spät ist.»

 

Die Helio AG jedenfalls sieht es auch als ein gewisses Privileg, sich durch den verringerten administrativen Aufwand besser auf ihre eigentlichen Aufgaben fokussieren zu können. Der digitale Weg hat sich für sie jedenfalls gelohnt. Immer mehr Prozesse können online verarbeitet werden – auch die öffentlichen Ämter bieten zunehmend mehr Services zur Verarbeitung administrativer Notwendigkeiten im Internet an und stellen heute mehr Möglichkeiten zur Einsicht der eigenen Daten bereit als noch vor einigen Jahren, stellt Kevin Häfeli fest. Geht es nach ihm, darf sich das weiterhin in diese Richtung weiterentwickeln. Auch Accounto-CEO Kilian Perrin hat Veränderungen im Zusammenhang mit Administrationsaufwendungen festgestellt. Die grössten Aufwände sieht er heute in der Umstellung auf die digitalen Hilfsmittel – ein Initialaufwand, der sich gerade für neue Firmen lohnt. Denn schlägt man den digitalen Pfad erst einmal ein, so lässt sich vieles einfacher erledigen. Und mit Blick in die Zukunft sieht Perrin noch einen weiteren wichtigen Vorteil darin entstehen: «Zukünftig werden Tools und Prozesse noch stärker miteinander verknüpft sein. Die daraus gewonnenen Daten können die Firmen wiederum nutzen, um eigenes Optimierungspotenzial zu erkennen und sich noch besser aufzustellen.»

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Die Firmen

Die Firma Helio AG in Zürich wurde 2019 von CEO Kevin Häfeli mitgegründet und beschäftigt heute sechs Personen. Sie bietet Services für Cloud-Lösungen an, um diese effizienter zu betreiben. Rechenzentren sollen besser ausgelastet und so nachhaltiger und umweltfreundlicher genutzt werden.

Die Zürcher Firma Accounto AG um CEO Kilian Perrin bietet eine Buchhaltungssoftware an, die repetitive Buchhaltungsaufgaben automatisiert und gleichzeitig die Zusammenarbeit mit Treuhandprofis erleichtert. Accounto wurde 2016 gegründet und beschäftigt 30 Mitarbeitende. 

 

3 Fragen an Markus Willimann, Stv. Ressortleiter beim Staatssekretariat für Wirtschaft SECO

Herr Willimann, Umfragen wie der Bürokratiemonitor zeigen, dass die administrative Belastung für KMU in den letzten Jahren stetig anstieg. Spüren Sie das auch beim SECO?

Absolut. Entsprechende Signale erhalten wir auch regelmässig von den Unternehmen und den Verbänden. Das Thema administrative Belastung beschäftigt uns seit Jahren intensiv. Auch wenn die Schweiz international mit ihrer vergleichsweise schlanken Verwaltung gut dasteht, versteht es der Bundesrat dennoch als Daueraufgabe, den durch neue Regulierungen verursachten administrativen Mehraufwand auf das Notwendige zu reduzieren und bestehende Regulierungen zu verbessern. Es sind gemeinsame Anstrengungen über alle föderalen Stufen notwendig, damit die Schweiz diesen Trumpf im internationalen Standortwettbewerb auch in Zukunft bewahren und weiter verbessern kann.

Die ausserparlamentarische Kommission «KMU-Forum» forderte im Februar 2020 administrative Entlastung. Was hat sich seither auf politischer Ebene getan?

Auf Bundesebene wurden in den letzten Jahren grosse Anstrengungen unternommen, um Unternehmen von administrativen Aufgaben zu entlasten oder neue Belastungen zu vermeiden. Ein Beispiel: Seit November 2017 bietet das SECO den Unternehmen mit EasyGov ein einfaches, schnelles und effizientes Tool für Behördengänge an. Die sichere und zuverlässige Plattform ermöglicht Unternehmen das elektronische Abwickeln von Bewilligungs-, Antrags- und Meldeverfahren an einem einzigen Ort. EasyGov entlastet und spart Kosten – bei den Unternehmen und bei den Behörden. Das Angebot richtet sich an bestehende Unternehmen, Start-ups sowie Gründerinnen und Gründer. Die Plattform wird laufend mit weiteren Behördendienstleistungen ausgebaut, und die bestehenden Services werden optimiert.

Welche Verbesserungen können KMU in den nächsten Jahren erwarten?

Aktuell läuft die Umsetzung der Motionen 16.3388 Sollberger und 16.3360 FDP-Liberale-Fraktion. Die Motion 16.3388 verlangt ein Entlastungsgesetz, mit dem Grundlagen für eine effiziente Regulierung geschaffen und konkrete Instrumente zur Entlastung gesetzlich verankert werden sollen. Mit dem Entlastungsgesetz will der Bundesrat auch die Verbreitung von EasyGov rasch und flächendeckend vorantreiben. Die in der Motion der FDP-Liberale-Fraktion geforderte Regulierungsbremse zielt darauf ab, die Regulierungskosten für Unternehmen einzudämmen. Angelehnt an die Idee der Ausgabenbremse, sollen neue Regulierungen, die Unternehmen stark belasten, im Parlament einem qualifizierten Mehr unterstellt werden. Beide Motionen zielen auf den Abbau von administrativen Belastungen und die Reduktion von Regulierungskosten ab.

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