Le nostre PMI

Meno scartoffie, più tempo per il core business

Bild: Marco Vara
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Sempre più PMI cedono compiti amministrativi a offerenti esterni per risparmiare risorse e potersi concentrare maggiormente sul loro core business. La digitalizzazione offre qui possibilità assolutamente nuove.

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    La mia ditta

    Testo originale pubblicato in «La mia ditta», la rivista PMI di AXA.

    NUMERO ATTUALE

Se c’è qualcosa che a Kevin Häfeli non piace è lo spreco di risorse. Con la sua ditta Helio AG con sede a Zurigo, il CEO si impegna perciò affinché le soluzioni cloud vengano sfruttate in modo più efficiente e quindi anche più sostenibile. La domanda di queste soluzioni cresce infatti continuamente, e i centri di calcolo nei quali vengono elaborati volumi di dati inimmaginabili hanno, è ovvio, un consumo di energia non proprio contenuto. «Molte risorse dei server vengono sprecate. Li si può paragonare a un’auto che gira sempre con una sola persona a bordo», spiega Häfeli e racconta che la sua ditta accetta ad esempio ordini di rendering 3D – che di norma impiegano grandi quantità di dati – e li trasmette a centri di calcolo, per sfruttarne meglio le capacità.

Ma anche la sua azienda vuole essere gestita in modo efficiente. Un aumento dell’efficienza è stato anche il principale motivo per cui Häfeli fin dall’inizio ha deciso di cedere parte dei lavori amministrativi da svolgere: «Cerchiamo di esternalizzare tutti i compiti che non ci procurano un vantaggio di mercato nel nostro core business». Nel suo caso ciò significa che la ditta stessa ad esempio non ha una propria cassetta delle lettere, ma che tutta la posta in entrata è digitalizzata e che così i messaggi vengono ricevuti direttamente in formato PDF. L’intera gestione spese è stata inoltre semplificata per i collaboratori con carte di credito virtuali, e anche la procedura per fissare appuntamenti è gestita in forma digitale attraverso un proprio tool. 

Il CEO di Accounto Kilian Perrin (al centro) e il suo team e il suo team sviluppano soluzioni digitali per rendere più semplice ed efficiente l’attività quotidiana di PMI e società fiduciarie.

Trasferire anziché semplificare

Per Kevin Häfeli quello del digitale è un concetto assolutamente prioritario anche quando si tratta di prendere decisioni o scegliere l'offerente per la gestione della sua contabilità. Oggi affida infatti interamente i classici lavori di contabilità ordinaria al software di Accounto, mentre per le tematiche più complesse collabora con un fiduciario che la stessa Accounto gli fornisce. «Sempre più spesso le PMI desiderano non solo ottimizzare determinati processi di lavoro, bensì anche liberarsene totalmente. Chi nella contabilità compie il passo della digitalizzazione cerca dunque di norma anche una soluzione globale, per poterne sfruttare pienamente il valore aggiunto», così Kilian Perrin, CEO della Accounto AG, conferma la tendenza che fa bussare alla sua porta un numero sempre maggiore di PMI. La domanda del servizio da lui offerto aumenta infatti costantemente.

L’esigenza crescente della soluzione di contabilità di Accounto lascia dunque intendere che la propensione delle PMI a cedere determinate responsabilità sia in aumento. Ciononostante molte continuano ad attenersi a vecchie strutture. «Certe ditte non sono disposte a cedere i loro dati finanziari. Purtroppo sono ancora convinte che la loro documentazione sia più al sicuro nel loro armadio per documenti piuttosto che in un cloud online. Inoltre non comprendono perché dovrebbe essere cambiato qualcosa che ha funzionato bene per così tanto tempo. Qui spetta a noi svolgere un’opera di informazione ancora migliore», così Kilian Perrin illustra le proprie esperienze. Di esperienze ne ha fatte anche Kevin Häfeli, che prima di fondare la Helio AG gestiva uno shop online, proprio con l’alternativa alla sua attuale soluzione di contabilità digitale: «Ogni volta dovevamo stampare tutti i giustificativi, portarli dal contabile e così via. Per ognuno ci volevano circa tre minuti, mentre oggi bastano appena cinque secondi. Quando si tratta di migliaia di giustificativi il tempo perso è tantissimo». end Belegen kommt dann schon einiges an verlorener Zeit zusammen.» 

«Chi nella contabilità compie il passo della digitalizzazione cerca di norma una soluzione globale»

Kilian Perrin, CEO Accounto

Cogliere le opportunità

Questo stesso tempo lo può utilizzare per altre cose. Oggi, infatti, le ore guadagnate grazie all’outsourcing le impiega lavorando al suo core business. In tal modo la sua azienda può crescere più rapidamente e anche migliorare i guadagni. Questo a sua volta relativizza anche l’onere finanziario da sostenere per il servizio di contabilità. Nella sua decisione di collaborare con Accounto, tuttavia, i costi hanno svolto un ruolo di secondo piano. Prevale piuttosto la volontà di vedere le sue cifre aziendali in buone mani, in quanto da una parte può contare su supporto e consulenza del suo fiduciario e dall’altra – non essendo assolutamente uno specialista – evitare di commettere errori. Un aspetto da non sottovalutare, come conferma anche Kilian Perrin: «In un eventuale controllo, ad esempio, possono emergere dichiarazioni false per l’imposta sul valore aggiunto, con possibili conseguenze sul piano sia giuridico sia finanziario. Spesso le ditte si rivolgono a noi quando ormai è troppo tardi».

In ogni caso la Helio AG ritiene anche che sia un privilegio potersi concentrare meglio sui propri compiti riducendo l’onere amministrativo. Per la ditta la via digitale si è in ogni caso rivelata proficua. Sempre più processi possono essere svolti online – anche gli uffici pubblici offrono sempre più servizi per il disbrigo delle formalità amministrative in Internet e oggi mettono a disposizione più possibilità rispetto a qualche anno fa di consultare i propri dati, constata Kevin Häfeli. Secondo lui, si proseguirà in questa direzione. Anche il CEO di Accounto Kilian Perrin ha riscontrato cambiamenti per quanto riguarda gli oneri amministrativi. A suo parere oggi i maggiori sforzi riguardano il passaggio agli strumenti digitali, un onere iniziale che si rivela proficuo proprio per le nuove aziende. Perché una volta imboccato il cammino digitale, molte cose si possono sbrigare con più semplicità. E guardando al futuro, Perrin vede ancora un ulteriore importante vantaggio: «In futuro tool e processi saranno ancora più strettamente connessi tra loro. A loro volta le aziende possono usare i dati acquisiti per riconoscere il proprio potenziale di ottimizzazione e organizzarsi ancora meglio».    

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    Portale clienti myAXA

    Con il portale clienti myAXA le aziende hanno ampio accesso a tutta la loro documentazione rilevante e possono gestire online, in tutta semplicità e ovunque si trovino, i loro dati assicurativiSu myAXA trovate poi servizi utili, tra l’altro per il supporto allo svolgimento di compiti amministrativi o anche per questioni giuridiche.

    Accesso

Le inzendie

La ditta Helio AG di Zurigo è stata cofondata nel 2019 dal CEO Kevin Häfeli e impiega oggi sei persone. Offre servizi per soluzioni cloud, per poterle gestire in modo più efficiente. I centri di calcolo devono essere sfruttati meglio e diventare così più sostenibili ed ecologici.

La ditta zurighese Accounto AG con il CEO Kilian Perrin offre un software per la contabilità che automatizza i compiti contabili ripeti-tivi e al tempo stesso age-vola la collaborazione con i professionisti del settore fiduciario. Accounto è stata fondata nel 2016 e impiega 30 collaboratori. 

 

 

3 domande a Markus Willimann, vice responsabile di dipartimento presso la Segreteria di Stato dell'economia SECO

Signor Willimann, sondaggi come il monitor della burocrazia mostrano che l’onere amministrativo per le PMI negli ultimi anni è cresciuto costantemente. Secondo lei, è così anche alla SECO?

Assolutamente sì. Segnali in tal senso ci arrivano regolarmente anche da imprese e associazioni. Da anni ci occupiamo in modo approfondito del tema dell’onere amministrativo. Anche se la Svizzera, con la sua amministrazione relativamente snella, se la cava bene nel raffronto internazionale, il Consiglio federale si prefigge come compito permanente di ridurre al minimo l’onere amministrativo supplementare generato da nuove regolamentazioni e migliorare quelle esistenti. Sono necessari sforzi comuni a tutti i livelli federali affinché la Svizzera possa mantenere anche in futuro e valorizzare ulteriormente questa carta vincente nella concorrenza internazionale.

La commissione extraparlamentare «Forum PMI» ha chiesto a febbraio 2020 uno snellimento delle procedure amministrative. Da allora cosa è stato fatto a livello politico?

A livello federale negli ultimi anni sono stati intrapresi grossi sforzi per alleggerire le aziende dei compiti amministrativi o per evitare nuovi carichi. Un esempio: da novembre 2017 la SECO offre alle aziende con EasyGov un tool semplice, rapido ed efficiente per rivolgersi alle autorità. La piattaforma sicura e affidabile consente alle aziende di svolgere in forma elettronica procedure di autorizzazione, di richiesta e di notifica in un unico posto. EasyGov consente un alleggerimento e un risparmio, per le aziende e per le autorità. L’offerta si rivolge alle aziende esistenti, alle start-up nonché ai fondatori. La piattaforma viene ampliata continuamente con ulteriori servizi delle autorità, mentre quelli esistenti vengono ottimizzati.

Quali miglioramenti possono attendersi le PMI nei prossimi anni?

Attualmente è in corso l’adempimento delle mozioni 16.3388 Sollberger e 16.3360 Gruppo liberale radicale. La mozione 16.3388 chiede una legge che crei le basi per un’efficiente regolamentazione e in cui siano iscritti concreti strumenti per lo sgravio amministrativo delle imprese. Con la legge per lo sgravio il Consiglio federale vuole anche portare avanti in modo rapido e capillare la diffusione di EasyGov. Il freno alla regolamentazione richiesto dalla mozione del Gruppo liberale radicale mira a contenere i costi legati alla regolamentazione per le aziende. In linea con l’idea del freno alle spese, le nuove regolamentazioni che vanno a gravare molto sulle imprese devono essere sottoposte in Parlamento a una maggioranza qualificata. Entrambe le mozioni mirano a ridurre gli oneri amministrativi e i costi legati alla regolamentazione.

 

 

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