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Führen auf Distanz: 7 Tipps für erfolgreiche Führung im Homeoffice

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Spätestens seit Corona und dem damit einhergehenden Digitalisierungsschub ist es so normal geworden wie das tägliche Einkaufen: arbeiten im Homeoffice. Dezentral organisierte, virtuelle Teams, Firmenstandorte und Arbeitsmodelle sind keine Zukunftsthemen mehr. Sie sind etabliert. Führungskräfte werden dabei vor neue Herausforderungen gestellt. Doch keine Bange: Die Führung aus der Ferne funktioniert. Einfach ein bisschen anders.

Was Führen aus der Distanz bedeutet und mit welchen Tipps Sie als Führungskraft die damit einhergehenden Herausforderungen erfolgreich meistern, haben unsere Expertinnen und Experten für Sie zusammengefasst.

Was bedeutet Führen auf Distanz?

Im Unterschied zur Führung in Präsenz, welche auf direktem Kontakt und persönlicher Kommunikation aufbaut, läuft die Führung auf Distanz ausschliesslich ohne direkten Kontakt. Das bedeutet aber nicht, dass die Führung aus der Distanz unpersönlich sein soll. Im Gegenteil. 

Natürlich gibt es auch Mischformen, bei denen die Mitarbeitenden teils über digitale Medien und teils im direkten persönlichen Kontakt geführt werden. Solche Formen, die heute übrigens sehr beliebt und weit verbreitet sind, werden als hybride Führungsformen bezeichnet. Bei der virtuellen Form erfolgt die Führung der Mitarbeitenden ausschliesslich über digitale Medien ohne direkten, persönlichen Kontakt.

Viele Führungsformen – ein Ziel

Viele Regeln der klassischen Führung gelten auch beim Führen aus der Distanz. Sie müssen im virtuellen Raum allerdings neu interpretiert und anders angewendet werden. Wichtig ist beispielsweise, dass die Mitarbeitenden mit allen relevanten Informationen versorgt werden, die sie zum Arbeiten benötigen. Zudem müssen für ein gesundes Arbeitsklima auch virtuell vertrauensvolle Beziehungen aufgebaut werden. Sie sehen: Führungskräfte werden in Zeiten von Homeoffice und virtuellen Workspaces vor neue Herausforderungen gestellt. 

Was sind Herausforderungen beim Führen auf Distanz?

Das richtige Mass zwischen Kontrolle und Vertrauen finden

Wie locker oder eng soll die Leine sein? Der Spagat zwischen Kontrolle und Vertrauen ist essenziell. Zu viel Kontrolle von einer Führungskraft kann ein Motivationstöter sein. Eine zu grosse Laissez-faire-Haltung könnte gewisse Mitarbeitende verunsichern. Sprechen Sie im Team offen darüber und finden Sie für sich und Ihre Mitarbeitenden eine gute Balance. So oder so gilt immer: Bleiben Sie im Dialog. Auf Distanz und im virtuellen Raum um so mehr.

Den Überblick behalten

In Zeiten von Homeoffice und Co. ist es schwieriger geworden, die Leistungen einzelner Teammitglieder zu beurteilen. Vor allem, wenn kollaborativ an Projekten oder Aufgaben gearbeitet wird. Stellen Sie deshalb sicher, dass Sie die Rollen, Aufgaben und Deadlines aller Teammitglieder kennen und jederzeit im Überblick haben. Projektmanagement-Tools und regelmässige Check-ins sind hierbei hilfreiche Mittel. 

Ausreichend Raum für persönlichen Austausch schaffen

Die Möglichkeiten für persönlichen Austausch zur Festigung von Beziehungen sind im digitalen Raum und auf Distanz eingeschränkt. Klar: Die physische Präsenz fehlt. Der tägliche Small Talk bei der Kaffeemaschine, ein kurzes Lächeln auf dem Flur oder ein spontanes Brainstorming gibt es nicht. Auch Besprechungen im Team, die vor Ort kurzfristig einberufen werden konnten, sind aus dem Homeoffice kaum mehr möglich. Nicht nur aus organisatorischen Gründen, denn vielleicht arbeitet Ihr virtuelles Team in verschiedenen Zeitzonen.

Führung wird gewissermassen zur Fernbeziehung. Und somit auch die Beziehungspflege zu den Mitarbeitenden. Sie ist zwar nicht unmöglich, aber erschwert. Das hat auch Auswirkungen auf die Mitarbeitendenentwicklung, -bindung und nicht zuletzt die Zufriedenheit. 

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Das eigene Mindset auf die Anforderungen von virtuellen Teams einstellen

Nicht jeder Führungskraft gelingt das Führen aus der Distanz auf Anhieb. Auch die Rolle der «Führungskraft aus der Ferne» muss sich erst entwickeln, insbesondere wenn der Wechsel von der klassischen Führung noch nicht lange zurückliegt. Wichtig hierbei ist vor allem: Machen Sie sich die Anforderungen dieser Rolle bewusst und entwickeln Sie aktiv Lösungen, um mit den neuen Umständen umzugehen. Verstehen Sie die virtuelle Führung als Aufgabe, die an Sie als Führungskraft gestellt wird und die Sie meistern möchten.

Und wie immer gilt: Bleiben Sie offen und packen Sie Herausforderungen mit einer positiven Grundeinstellung an. Sehen Sie das Führen aus der Distanz als Chance für sich und Ihr Team. 

7 Tipps für das Führen auf Distanz

1. Gestalten Sie Ihre Kommunikation so persönlich wie möglich

Egal ob Teams, Telefon oder Slack: Achten Sie bei der virtuellen Zusammenarbeit auf eine menschliche Note. Auf diese Weise verstärken Sie das Persönliche im digitalen Austausch. Ihr Führungsstil kann sich schnell unpersönlich anfühlen, wenn Sie den richtigen Ton nicht treffen und die Kommunikation ausschliesslich über den Bildschirm erfolgt. Gerade Mails und Chat-Nachrichten lassen viel Interpretationsspielraum. Kommunizieren Sie deshalb möglichst klar, positiv und wertschätzend mit Ihren Mitarbeitenden und nehmen Sie sich ausreichend Zeit dafür.

2. Schaffen Sie eine solide technische Basis und stellen Sie den Informationsfluss sicher

Ein wichtiger Erfolgsfaktor für virtuelle Teams ist das passende technische Set-up. Stellen Sie sicher, dass alle im Team über die nötige technische Infrastruktur verfügen, um ihre Aufgaben zu erledigen und am Unternehmensalltag teilzuhaben. Wählen Sie für den Austausch und die Kommunikation in Ihrem Team eine oder mehrere Kommunikationsplattformen (z. B. Skype, Slack, Yammer, E-Mail). Achten Sie darauf, dass Ihre Mitarbeitenden alle Informationen erhalten, die sie benötigen, und relevante Informationskanäle wie das Intranet oder interne Newsletter abonnieren. Ein weiterer wichtiger Punkt bei der virtuellen Führung ist das gemeinsame Ablagesystem: Stellen Sie sicher, dass Meetings und Entscheidungen protokolliert und dokumentiert und Dokumente für alle sichtbar abgelegt werden.

3. Führen Sie regelmässig Einzelgespräche mit Ihren Mitarbeitenden 

Führen Sie mit Ihren Teammitgliedern regelmässig Einzelgespräche – mindestens einmal in der Woche. Holen Sie dabei Feedback ein und nehmen Sie den Mitarbeitenden ihre Unsicherheiten, indem Sie allfällige Fragen direkt beantworten. Das schafft Vertrauen und gibt auch zurückhaltenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern den Raum, Themen anzusprechen. Strecken Sie dabei Ihre Fühler aus und sprechen Sie Mitarbeitende an, die ängstlich oder unsicher wirken, und bieten Sie Ihre Unterstützung an.

4. Sensibilisieren Sie für Cybersicherheit und Datenschutz

Wenn sich Kommunikation in den digitalen Raum verlagert, steigt das Risiko von Cyberkriminalität und Datenmissbrauch. Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeitenden dafür, Phishing-Mails und Cyberangriffe zu erkennen, und legen Sie fest, wer die richtige Ansprechperson im Verdachtsfall ist (z. B. die IT-Abteilung in Ihrer Firma).

Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeitenden auch im Homeoffice die Vertraulichkeit von Dokumenten gewährleisten. Weisen Sie z. B. darauf hin, dass Bildschirme nur dann geteilt werden dürfen, wenn heikle Dokumente nicht für alle sichtbar sind.

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5. Achten Sie auf eine klare Aufgabenverteilung

Tauschen Sie sich regelmässig im ganzen Team aus. Zum Beispiel an wöchentlichen Team-Meetings oder täglichen Check-ins. Stellen Sie dabei sicher, dass alle ihre eigene Rolle und diejenigen aller anderen kennen und verstehen. Achten Sie darauf, dass die Arbeitsverteilung gerecht ist und dass alle Aufgaben klar definiert und kommuniziert werden.

6. Nutzen Sie Video-Telefonie

Setzen Sie Videokonferenzen ein. Gerade für einen Stimmungscheck sind Gesten oder die Mimik wichtig. Zudem kann Video-Telefonie das Risiko von unnötigen Missverständnissen in der Kommunikation vermindern.

7. Fördern Sie den Teamgeist

Erkundigen Sie sich regelmässig über die Stimmung im Team. Gibt es Faktoren, die für Unzufriedenheit sorgen und die Sie als Führungskraft verbessern können? Nur wenn Sie davon wissen, können Sie aktiv werden.

Fördern Sie die Interaktion und Zusammenarbeit im Team, z. B. mit kollaborativen digitalen Tools wie Miro. Machen Sie deutlich, dass alle Mitarbeitenden als Team auf ein Ziel hinarbeiten, und zeigen Sie regelmässig auf, was sie bereits gemeinsam erreicht haben. Ermutigen Sie Ihre Angestellten, sich Zeit für informellen Austausch zu nehmen. Schliesslich sind gemeinsame Kaffeepausen oder ein Team-Apéro am Freitag nach einer strengen Arbeitswoche genauso wichtig im digitalen Raum. 

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Fazit: Auch beim digitalen Spagat gilt «Ruhe bewahren»

Die gute Nachricht ist: Auch bei der Führung auf Distanz brauchen Sie das Rad nicht neu zu erfinden. Denn viele Regeln der Mitarbeitendenführung gelten auch im Homeoffice und im digitalen Raum. Das Wichtigste: Kommunizieren Sie offen, ehrlich und regelmässig mit Ihren Mitarbeitenden und schaffen Sie die technische Ausgangslage, mit der Ihre Mitarbeitenden arbeiten können. Das schafft Vertrauen und minimiert Unsicherheiten.

Versuchen Sie wenn immer möglich, den digitalen Arbeitsalltag mit persönlichen und informellen Noten aufzulockern. Und erkundigen Sie sich regelmässig über das Wohlbefinden im Team. Klären Sie gegenseitig Erwartungshaltungen und thematisieren Sie die Herausforderungen, aber auch die Chancen. Lassen Sie Ihre Mitarbeitenden wissen, dass Sie für sie da sind – über Videokonferenz, E-Mail oder (ganz «Old School») über das Telefon.

Dann klappt die Führung aus der Distanz genauso gut wie vor Ort im Büro.

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