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Adieu la paperasse, bonjour le travail efficace

Image: Marco Vara
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De plus en plus de PME délèguent leurs tâches administratives à des prestataires en vue de libérer des ressources en interne et de pouvoir se concentrer sur leur cœur de métier. Dans ce contexte, la digitalisation offre des perspectives inédites.

 

 

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    Mon entreprise

    Texte original publié dans «Mon Enterprise», le magazine PME d’AXA.

    EDITION ACTUELLE

S’il y a une chose que Kevin Häfeli n’aime pas, c’est bien le gaspillage des ressources. CEO de la société Helio SA, Zurich, il milite en faveur d’une utilisation plus efficace et, partant, plus durable des solutions de cloud, qui sont toujours plus prisées. Or les centres de calcul qui traitent ces énormes quantités de données dans le cloud sont très voraces en électricité. «Le gaspillage des ressources serveur est impressionnant. C’est un peu comme une voiture qui ne serait jamais utilisée que par une seule personne», explique Kevin Häfeli. Son entreprise, par exemple, reçoit des mandats de rendu 3D souvent très volumineux, qu’elle stocke dans des centres de calcul afin de mieux exploiter les capacités de ces derniers.

Ce souci d’efficience, Kevin Häfeli l’applique aussi à sa propre société. C’est pourquoi il a décidé, dès la création d’Helio SA, de sous-traiter une partie des travaux administratifs: «Nous cherchons à externaliser toutes les tâches qui ne nous apportent pas d’avantages sur le marché dans notre cœur de métier.» Concrètement, l’entreprise n’a pas de boîte à lettres dédiée: l’ensemble du courrier entrant est numérisé et remis à ses destinataires directement au format PDF. L’intégralité de la gestion des frais a été simplifiée au moyen de cartes de crédit virtuelles pour le personnel, et la prise de rendez-vous se fait sur un outil numérique maison. 

Le CEO d’Accounto AG, Kilian Perrin (au milieu), et son équipe développent des solutions numériques pour alléger et optimiser le quotidien des PME et des fiduciaires.

Transférer plutôt que simplifier

Pour Kevin Häfeli, la digitalisation a aussi été un critère déterminant lors du choix de son prestataire pour la comptabilité, entre autres. C’est ainsi qu’il a confié l’intégralité des travaux de routine classiques liés à la comptabilité au logiciel d’Accounto; pour le traitement des thèmes plus complexes, il collabore avec une fiduciaire agréée par Accounto. «De plus en plus, les PME souhaitent simplifier certains processus de travail jusqu’à s’en débarrasser complètement. Celles qui passent à la comptabilité numérique recherchent en général une solution globale qui leur garantit une pleine valeur ajoutée», confirme Kilian Perrin, CEO d’Accounto AG. Une tendance qui amène un nombre croissant de PME à frapper à sa porte.

L’intérêt marqué pour la solution de comptabilité d’Accounto traduit la volonté de nombreuses PME de transférer certaines responsabilités. Cela dit, toutes ne sont pas prêtes à abandonner les structures classiques: «Beaucoup de sociétés souhaitent encore garder la main sur leurs données financières, au motif que leurs documents seraient plus en sécurité dans une armoire que dans un cloud en ligne. De plus, elles ne voient pas pourquoi elles changeraient un processus qui fonctionne depuis si longtemps. Il nous appartient de les sensibiliser aux solutions nouvelles», reconnaît le CEO d’Accounto AG. En matière d’expérience, Kevin Häfeli n’est pas en reste puisque, avant Helio SA, il exploitait une boutique en ligne. Avec, à l’époque, la solution classique: «Nous devions imprimer tous les justificatifs, les remettre au comptable et ainsi de suite. Pour chaque pièce, il fallait compter trois minutes environ, contre cinq secondes à peine aujourd’hui. Quand les justificatifs se comptent par milliers, on prend la mesure du temps perdu!» 

«Les entreprises qui passent à la comptabilité numérique recherchent en général une solution globale.»

Kilian Perrin, CEO d'Accounto

Saisir les opportunités

Ce temps, il peut maintenant l’employer à d’autres activités. Il consacre les heures gagnées grâce à l’externalisation à son cœur de métier, et son entreprise croît plus rapidement et rapporte plus d’argent. Ce qui relativise les dépenses consenties pour le service de comptabilité, même si l’aspect du coût n’était pas une priorité dans sa décision de collaborer avec Accounto. Ce qui importe à Kevin Häfeli, c’est que ses chiffres soient en bonnes mains, qu’il puisse compter sur le soutien et les conseils de sa fiduciaire et réduire autant que possible son  risque d’erreur en tant que non-spécialiste. Un aspect non négligeable, confirme Kilian Perrin: «Par exemple, un contrôle peut mettre au jour des erreurs de décompte TVA, avec de possibles répercussions aussi bien juridiques que financières. Quand les entreprises s’adressent à nous, souvent, le mal est déjà fait.»

Helio SA reconnaît que pouvoir se concentrer sur ses activités principales grâce à la diminution des tâches administratives constitue un certain privilège. Le choix du numérique s’est en tout cas révélé payant pour cette entreprise. Toujours plus de processus peuvent être traités en ligne. Même les services publics s’y sont mis, et leurs offres d’administration et de consultation des données sur Internet augmentent constamment, constate Kevin Häfeli. Il espère bien que la tendance se poursuivra. Le CEO d’Accounto a, lui aussi, observé des changements en lien avec les charges administratives: les dépenses les plus importantes sont consenties dans le passage à des outils numériques, un investissement initial qui en vaut la peine, en particulier pour les entreprises nouvellement créées. Car une fois qu’on s’est engagé sur la voie numérique, le reste suit très facilement. Kilian Perrin est aussi confiant pour l’avenir: «Bientôt, les outils et les processus seront encore plus interconnectés. Les entreprises clientes pourront alors utiliser les données collectées pour identifier leur propre potentiel d’optimisation et gagner en performance.»

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Les entreprises

La société Helio SA est sise à Zurich. Cofondée en 2019 par Kevin Häfeli, CEO, elle emploie actuellement six personnes. Elle propose des services pour les solutions de cloud, qui améliorent l’efficacité par une exploitation des capacités des centres de calcul optimisée et donc plus respectueuse de l’environnement.

La société zurichoise Accounto AG dirigée par Kilian Perrin propose un logiciel de comptabilité automatisé qui décharge les PME des tâches répétitives et facilite leur collaboration avec les fiduciaires. Fondée en 2016, Accounto AG emploie 30 personnes. 

 

 

Trois questions à Markus Willimann, chef suppléant de secteur au Secrétariat d’État à l’économie SECO

Monsieur Willimann, des études comme le «Monitoring de la bureaucratie» révèlent que la charge administrative des PME est de plus en plus lourde. Le ressentez-vous aussi au SECO?

Oui, absolument. Les entreprises et les associations nous alertent régulièrement sur la question, et la bureaucratie est un de nos thèmes prioritaires depuis plusieurs années. Même si l’administration de la Suisse est relativement légère en comparaison internationale, le Conseil fédéral a le souci constant de réduire la charge supplémentaire induite par les nouvelles réglementations et d’améliorer les réglementations en place. Des efforts dans ce sens doivent être déployés à tous les échelons fédéraux pour que notre pays conserve et valorise cet atout dans la concurrence internationale.

En février 2020, la commission d’experts extraparlementaire «Forum PME» a plaidé en faveur de mesures d’allégement administratif. Quels ont été les progrès réalisés depuis lors sur le plan politique?

Des efforts considérables ont été consentis au niveau politique au cours des dernières années pour alléger la charge administrative des entreprises ou éviter l’apparition de nouvelles charges. À titre d’exemple, le SECO propose depuis novembre 2017 EasyGov, un outil efficace pour simplifier les démarches administratives des entreprises. Sur ce guichet en ligne sûr et fiable, elles peuvent traiter les procédures d’autorisation, d’inscription et d’annonce par voie électronique. EasyGov permet aux entreprises comme aux autorités de réduire leur charge de travail et d’épargner des coûts. L’offre s’adresse aux entreprises existantes, aux start-up et aux créatrices et créateurs d’entreprises. La plate-forme est continuellement enrichie de prestations administratives, et les services déjà en ligne sont optimisés.

À quelles améliorations les PME peuvent-elles s’attendre au cours des prochaines années?

La mise en œuvre des motions 16.3388 Sollberger et 16.3360 Groupe libéral-radical est en cours. La première charge le Conseil fédéral de présenter une loi «antibureaucratie» comprenant des instruments d’exécution légaux concrets. Cette loi doit permettre au Conseil fédéral de diffuser EasyGov rapidement et à grande échelle. Quant au frein à la réglementation demandé dans la seconde motion, il vise à limiter les coûts de la réglementation à la charge des entreprises. Se fondant sur le principe de la réduction des dépenses, l’adoption de nouvelles réglementations qui pèsent sur les entreprises doit être soumise à la majorité qualifiée du Parlement. Les deux interventions entendent diminuer la charge administrative ainsi que les coûts induits par les réglementations.

 

 

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