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Encadrer à distance: 7 conseils pour encadrer efficacement en télétravail

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Depuis la crise du coronavirus et l’incroyable essor de la digitalisation qu’elle a provoqué, télétravailler est devenu aussi normal que de faire ses courses quotidiennes. Désormais, les équipes, les sites et les modèles de travail virtuels et décentralisés ne sont plus une lointaine vision d’avenir. Ils sont devenus réalité. Pour les cadres, il en résulte de nouveaux défis. Mais pas d’inquiétude: encadrer à distance, cela fonctionne. C’est juste un peu différent.

Nos spécialistes vous expliquent ce que signifie encadrer à distance et vous donnent des conseils pour relever les défis qui en découlent.

Que signifie encadrer à distance?

Contrairement à l’encadrement sur place, qui s’appuie sur le contact direct et la communication personnelle, l’encadrement à distance se passe de tout contact direct. Pour autant, cela ne signifie pas que l’encadrement à distance doit être impersonnel. Bien au contraire. 

Il existe des formes mixtes dans lesquelles le personnel est encadré tour à tour via les médias numériques et par contact personnel direct. Très appréciées et largement répandues de nos jours, celles-ci sont qualifiées de formes d’encadrement hybrides. Dans la forme virtuelle, en revanche, la conduite des collaboratrices et des collaborateurs s’effectue exclusivement via les médias numériques, sans contact personnel direct.

De multiples formes d’encadrement, un seul objectif

De nombreuses règles de l’encadrement classique s’appliquent aussi au management à distance. Mais dans l’espace virtuel, elles doivent être réinterprétées et utilisées différemment. Ainsi, il est important de fournir aux collaboratrices et aux collaborateurs toutes les informations essentielles dont ils et elles ont besoin pour travailler. En outre, pour instaurer un bon climat de travail, il faut tisser, même virtuellement, des liens de confiance. Vous le constatez: à l’ère du télétravail et des espaces de travail virtuels, les cadres doivent faire face à de nouveaux défis. 

Quels sont les défis de l’encadrement à distance?

Trouver le bon équilibre entre contrôle et confiance

Dans quelle mesure faut-il lâcher ou serrer la bride? Trouver un juste équilibre entre contrôle et confiance est essentiel. Ainsi, un excès de contrôle peut anéantir toute motivation, tandis qu’un trop grand laisser-faire risque de déstabiliser certaines personnes. Parlez-en ouvertement au sein de votre équipe et trouvez l’équilibre qui vous convient, à vous et à vos collègues. De toute façon, le maître-mot reste toujours le dialogue. Encore plus à distance et dans l’espace virtuel.

Garder une vue d’ensemble

À l’ère du home office, il est devenu plus difficile d’évaluer individuellement les prestations des membres d’une équipe. Surtout lorsque l’on travaille de façon collaborative sur des projets et des tâches. Assurez-vous par conséquent de bien connaître les rôles, les tâches et les délais de chaque membre et d’en garder constamment une vue d’ensemble. Des outils de gestion de projet et des entretiens réguliers peuvent vous y aider. 

Laisser de la place aux échanges personnels

Dans l’espace numérique et à distance, les possibilités d’avoir des échanges personnels pour consolider les liens sont limitées. C’est un fait: la présence physique fait défaut. Pas de conversation informelle devant la machine à café, pas de sourire furtif dans le couloir, pas de brainstorming spontané. De même, les discussions en équipe qui pouvaient s’improviser dans les bureaux ne sont plus possibles en télétravail. Non seulement pour des raisons organisationnelles, mais aussi peut-être parce que votre équipe virtuelle travaille sur différents fuseaux horaires.

L’encadrement devient alors en quelque sorte une relation à distance. L’entretien des liens avec le personnel s’en ressent. Ce n’est pas impossible, mais c’est plus compliqué. Et cela a aussi un impact sur le développement, la fidélisation et surtout la satisfaction du personnel. 

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Se mettre dans l’état d’esprit nécessaire pour répondre aux exigences des équipes virtuelles

Tous les cadres ne sont pas immédiatement à l’aise pour diriger dans l’espace virtuel. Ils doivent d’abord mûrir ce rôle de "cadre à distance", notamment lorsque la transition depuis le management classique est encore récente. À cet égard, il est essentiel de bien prendre conscience des exigences liées à ce rôle et de chercher activement des solutions pour faire face aux nouvelles circonstances. Voyez la conduite virtuelle comme une tâche qui vous est confiée et que vous tenez à maîtriser.

Et comme toujours, gardez l’esprit ouvert et adoptez une attitude positive face aux défis à relever. Considérez l’encadrement à distance comme une chance, pour vous et pour votre équipe. 

7 conseils pour encadrer à distance

1. Communiquez le plus personnellement possible

Que ce soit sur Teams, par téléphone ou sur Slack: lors de la collaboration virtuelle, ne négligez pas le côté humain. De cette façon, vous renforcerez la dimension personnelle de l’échange numérique. Votre style de management peut vite paraître impersonnel si vous ne trouvez pas le ton juste et que tout se passe par écrans interposés. Les e-mails et les messages instantanés notamment laissent une grande marge d’interprétation. Par conséquent, communiquez avec votre personnel de la façon la plus claire, la plus positive et la plus valorisante possible et prenez le temps qu’il faut.

2. Créez une base technique solide et assurez la transmission des informations

L’un des principaux facteurs de succès des équipes virtuelles est de disposer d’une configuration technique appropriée. Assurez-vous que tous les membres de l’équipe disposent de l’infrastructure technique requise pour exécuter leurs tâches et participer à l’activité quotidienne de l’entreprise. Pour les échanges au sein de votre équipe, choisissez une ou plusieurs plates-formes de communication (Skype, Slack, Yammer, e-mail, etc.). Veillez à ce que vos collaboratrices et vos collaborateurs reçoivent toutes les informations nécessaires et s’abonnent aux canaux d’information importants comme l’Intranet ou les newsletters internes. Un autre aspect essentiel de l’encadrement virtuel est le système d’archivage commun: faites en sorte que les réunions et les décisions soient consignées et documentées et que les documents soient stockés à un endroit visible par tous.

3. Effectuez régulièrement des entretiens individuels avec vos collaboratrices et vos collaborateurs 

Effectuez régulièrement, au moins une fois par semaine, des entretiens individuels avec les membres de votre équipe. Profitez-en pour recueillir leur feed-back et rassurez-les en répondant directement aux éventuelles questions. En procédant ainsi, vous créez de la confiance et laissez même aux collègues plus réservés l’opportunité d’aborder certains thèmes. Restez à l’écoute et proposez votre soutien aux personnes qui semblent inquiètes ou peu sûres d’elles.

4. Sensibilisez à la cybersécurité et à la protection des données

Lorsque la communication se déplace dans l’espace numérique, le risque de cybercriminalité et d’utilisation abusive des données augmente. Apprenez à vos équipes à identifier les e-mails de phishing et les cyberattaques, et indiquez-leur qui prévenir en cas de soupçon (p. ex. le service informatique de votre entreprise).

Assurez-vous que vos collaboratrices et vos collaborateurs respectent toujours la confidentialité des documents, y compris en télétravail. Précisez-leur, par exemple, que pour le partage d’écran, il faut veiller à ce que les documents sensibles ne soient pas visibles de tous.

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5. Définissez clairement la répartition des tâches

Échangez régulièrement avec toute votre équipe, par exemple lors de réunions hebdomadaires ou d’entretiens quotidiens. Assurez-vous que chaque membre connaît et comprend son propre rôle ainsi que celui des autres. Faites attention à ce que les tâches soient équitablement réparties ainsi que clairement définies et communiquées.

6. Utilisez la téléphonie par vidéo

Programmez des vidéoconférences. En effet, pour vérifier si le moral est bon, la gestuelle et l’expression sur les visages sont essentiels. Cet outil peut en outre réduire le risque de malentendus inutiles dans la communication.

7. Stimulez l’esprit d’équipe

Renseignez-vous régulièrement sur l’ambiance qui règne au sein de l’équipe. Existe-t-il des facteurs qui génèrent du mécontentement et que vous, en tant que cadre, pouvez améliorer? Vous ne pourrez agir que si vous en avez connaissance.

Favorisez les interactions et la coopération, par exemple à l’aide d’outils numériques collaboratifs comme Miro. Mettez en avant le fait que vous œuvrez en faveur d’un objectif commun et décrivez régulièrement ce que vous avez déjà accompli ensemble. Encouragez votre personnel à prendre du temps pour des échanges informels. Enfin, n’oubliez pas d’organiser aussi dans l’espace virtuel des pauses café communes ou un apéritif d’équipe le vendredi, après une dure semaine de travail. 

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Conclusion: pas de panique!

La bonne nouvelle: pour encadrer à distance, inutile de tout réinventer. En effet, de nombreuses règles de management s’appliquent aussi en télétravail et dans l’espace numérique. Ce qu’il faut retenir: communiquez régulièrement, de façon franche et ouverte, avec vos collaboratrices et vos collaborateurs, et créez les bases techniques nécessaires pour qu’ils puissent travailler. Vous générez ainsi de la confiance et réduisez les incertitudes.

Dès que possible, ajoutez des touches personnelles et informelles pour égayer le travail quotidien à distance. Et renseignez-vous régulièrement sur le bien-être de votre équipe. Clarifiez les attentes mutuelles et parlez non seulement des défis mais aussi des points positifs. Faites savoir à vos collaboratrices et à vos collaborateurs que vous êtes là pour eux, que ce soit par visioconférence, par e-mail ou (à l’ancienne) par téléphone.

Si toutes ces conditions sont remplies, nul doute que l’encadrement fonctionnera tout aussi bien à distance que dans les bureaux.

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