Mitarbeiter und Vorsorge

Mehr Zufriedenheit, weniger Absenzen: Die Checkliste für Unternehmen

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Wie steht es um das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeitenden? Haben Sie das Absenzenmanagement in Ihrem Unternehmen im Griff? Mit Mitarbeiterbefragungen und Gesundheitsplattformen messen Sie die Zufriedenheit Ihrer Angestellten, steigern das Wohlbefinden und minimieren Absenzen.

Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitenden eine stabile Work-Life-Balance, gewinnen Sie an Vertrauen und Leistung. Kommen Sie sicher ans Ziel: Diese Checkliste unterstützt Sie Schritt für Schritt bei der Befragung Ihrer Mitarbeitenden, der Reduktion von Absenzen und der Festigung einer gesunden Unternehmenskultur.

1. Die Vorbereitung: Wie messen Sie Mitarbeiterzufriedenheit?

Erfolgreiches Absenzenmanagement ist eng mit der Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit verbunden. Doch wie steht es um die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter? Bemerken Sie, wenn es Ihren Mitarbeitenden nicht gut geht? 

Wer zuverlässig das Wohlbefinden und die Zufriedenheit im Unternehmen messen will, setzt gerne auf eine zentrale Methode der Organisationsforschung: Die Mitarbeiterbefragung. Mit dieser beliebten Massnahme werden Stärken und Schwächen innerhalb einer Organisation aufgezeigt. Besonders bei grösseren und internationalen Unternehmen hat sich zur Ermittlung der Zufriedenheit aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Online-Befragung durchgesetzt.

2. Der Startschuss: So führen Sie Mitarbeiterbefragungen durch

Die Rennvorbereitungen sind getroffen, Sie gehen mit einer Mitarbeiterbefragung an den Start. Die folgende Checkliste unterstützt Sie bei der erfolgreichen Planung, Durchführung und Umsetzung einer Mitarbeiterbefragung.

1. Mitarbeiterbefragung planen

  • Achten Sie bei der Planung der Umfrage auf eine klare Zielsetzung der Mitarbeiterbefragung.
  • Integrieren Sie die Ziele der Umfrage in die Unternehmensziele und die betriebliche Strategie.
  • Holen Sie wichtige Schlüsselpersonen wie die Geschäftsleitung ins Boot – dies umfasst besonders die Veränderungsbereitschaft, das Engagement im Prozess und die Offenheit für Massnahmen.
  • Arbeiten Sie wenn möglich mit (externen) Spezialistinnen und Spezialisten aus Organisationsentwicklung, Qualitätsmanagement und Change Management zusammen – Sie profitieren dabei von Fach- und Methodenkompetenz, Effizienz durch Spezialisierung, Vertraulichkeit und externem Benchmarking.
  • Definieren Sie ein Projektteam – involvieren Sie das HR, die Kommunikationsabteilung und die Mitarbeitervertretung.
  • Gewinnen Sie das Vertrauen und Engagement der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit einer proaktiven Kommunikation, garantierten Anonymität und der freiwilligen Teilnahme an der Mitarbeiterumfrage.

2. Mitarbeiterbefragung durchführen

  • Achten Sie auf eine exakte Definition der Messinstrumente: Länge des Fragebogens, Anzahl der Fragen, Art der Fragen und Antwortmöglichkeiten, umfassende Befragung oder Abfrage ausgewählter Aspekte.
  • Wählen Sie die Sprachen des Fragebogens entsprechend den Sprachfähigkeiten Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
  • Fokussieren Sie die Umfrage auf die Themen Zufriedenheit, Engagement sowie Resignation.
  • Hinterfragen Sie im Fragebogen mit expliziten Fragestellungen alle wesentlichen Aspekte der Arbeitssituation und Unternehmenskultur.
  • Es gibt unterschiedliche Arten von Fragestellungen – beliebte Beispiele sind offene Fragen (Freitext), geschlossene Fragen (Ja/Nein) und Einschätzungsfragen mit einer entsprechenden Skala.
  • Bedenken Sie beim Zusammenstellen des Fragebogens, dass die Antworten ausgewertet werden und entsprechend vergleichbar sein sollten.
  • Bestimmen Sie eine Messmethode: schriftliche Umfrage, Online-Umfrage oder Wahllokalmethode.
  • Stellen Sie für die Beantwortung der Fragen keine zu hohen technischen Anforderungen an die Arbeitnehmer.
  • Setzen Sie bevorzugt anonyme Befragungen ein.
  • Die Mitarbeiterbefragung ist kein interner Wettbewerb.
  • Die Befragung selbst und ehrliche Antworten dürfen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter keine finanziellen Konsequenzen haben.
  • Bestimmen Sie die Auswertungsgruppen: entsprechend Führungsstruktur oder Unterteilung in Berufsgruppen, Lernende, Geschäftsleitung, Führungsfunktion, Anstellungsdauer.
  • Welchen Rücklauf erwarten Sie? Der Schweizer Durchschnitt bei Mitarbeiterbefragungen liegt gemäss HR Today bei 70 Prozent.
  • Der Rücklauf des Fragebogens ist abhängig von Faktoren wie Unternehmensgrösse, Sprachkenntnissen, Anteil Büromitarbeiter, Pensum der Mitarbeitenden oder abwesenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.

3. Mitarbeiterbefragung umsetzen und analysieren

  • Setzen Sie den Befragungsprozess mit einem Leitfaden sauber um.
  • Analysieren Sie als Vorgesetzte oder Vorgesetzter mit Ihren Teams und mit der Geschäftsleitung die Ergebnisse bei Workshops.
  • Leiten Sie gemeinsam sinnvolle Massnahmen und Schwerpunktthemen ab.
  • Die Analyse der aktuellen Situation dient als Grundlage zur Diskussion von Verbesserungen und Massnahmen.
  • Sammeln Sie sämtliche Ideen und führen Sie diese in einem Massnahmenkatalog zusammen.
  • Planen Sie genügend Zeit für den Change-Prozess und die Umsetzung der Massnahmen ein.
  • Nutzen Sie im Management die Mitarbeiterumfrage als Führungsinstrument.
  • Beziehen Sie als Führungskraft die Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung bei der Zielvereinbarung in Jahres- und Mitarbeitergesprächen mit ein.

4. Ergebnisse kontrollieren

  • Achten Sie auf eine vollständige Prozess- und Erfolgskontrolle.
  • Die Auswertung und der Ergebnisbericht sollten einfach, verständlich und übersichtlich aufgebaut sein.
  • Erstellen Sie einen Ergebnisbericht, der dem Corporate Design entspricht.
  • Optimal ergänzt werden die Ergebnisse mit den wichtigsten Vergleichszahlen zur letzten Befragung, zum Bereich, zum gesamten Unternehmen und zu den wesentlichen Wettbewerbern.
  • Der Abstand bis zur nächsten Mitarbeiterumfrage sollte nicht zu lange sein, damit die Ergebnisse zur Erfolgskontrolle verwendet werden können.
  • Zwei Jahre sind allgemein ein idealer Befragungsrhythmus.

5. Ergebnisse kommunizieren

  • Informieren Sie möglichst zeitnah über die Ergebnisse.
  • Achten Sie auf eine schnelle interne Kommunikation der wertvollen Erkenntnisse und entsprechenden Veränderungen.
  • Beantworten Sie offene Fragen zur Auswertung.
  • Kommunizieren Sie gezielt auch nach aussen.
  • Die Ergebnisse sollten Aufschluss über das weitere Vorgehen geben und für die Mitarbeitenden nachvollziehbar sein.
  • Die Resultate sollten anschauliche Ergebnisberichte beinhalten.
  • Die Ergebnisberichte sollten zielgruppengerecht und verständlich aufbereitet sein.
  • Achten Sie während des gesamten Verfahrens auf eine systematische Kommunikation.
  • Die systematische Kommunikation umfasst Vorankündigung, Einführungs- und Onboarding-Prozess, Begleitung während der Durchführung, Information über die Gesamtergebnisse, Aufklärung zum weiteren Vorgehen, Information über getroffene Massnahmen und den offiziellen Abschluss des Projekts.

3. Das Überholmanöver: Der Arbeitsklima-Kompass als einfache Alternative

Als Alternative zur ressourcenintensiven Mitarbeiterbefragung bietet sich ein Arbeitsklima-Kompass an. Damit erhalten Sie einfach und mit wenig Aufwand kontinuierliches Feedback von Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern:

  • Passen Sie die Gesundheitsplattform individuell an Ihr Unternehmen und Ihre Branche an.
  • Erhalten Sie schnell wissenschaftlich fundierte Einblicke in Ihren Betrieb und die Gesundheit Ihrer Belegschaft.
  • Die Anonymität der Befragten ist jederzeit gewährleistet.
  • Die Ergebnisse der Mitarbeiterumfrage lassen keinerlei Rückschlüsse auf einzelne Personen zu.
  • Dank konkreter Handlungsempfehlungen wird die Veränderung umsetzbar.
  • Expertinnen und Experten unterstützen Sie mit telefonischer Beratung bei der Umsetzung von Massnahmen.
  • Sie planen, buchen und evaluieren die wirksamsten Gesundheits- und Personalmassnahmen.

Der Arbeitsklima-Kompass ist im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements (kurz BGM) Ihr Navigationsinstrument. Er zeigt Ihnen die wichtigsten Ansatzpunkte auf, wie Sie in Ihrem Unternehmen die Gesundheit, Motivation und Unternehmensbindung der Mitarbeitenden stärken. Diese Gesundheitsplattform ist ein einfacher und effektiver Weg, wie Sie psychosoziale Risiken am Arbeitsplatz sichtbar machen und wirksame Massnahmen ableiten.

4. Erster Etappensieg: Gesteigerte Gesundheit und Produktivität bei der Arbeit

Sie haben mit einer Mitarbeiterbefragung oder dem Arbeitsklima-Kompass den Ist-Zustand ermittelt? Ein Konzept mit klaren Zielen und entsprechenden Massnahmen zur Gesundheitsförderung steht?

Jetzt kommt es auf Sie und Ihr Team an. Wer für die Veränderung genügend Willen, Ausdauer und Kapazität mitbringt, erreicht das erste Etappenziel: die Verbesserung der Mitarbeitergesundheit und die damit verbundene Effizienzsteigerung.

5. Der Schlussspurt: So reduzieren Sie Absenzen Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Keine Überraschung: Gesunde Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter führen zu weniger Abwesenheiten im Betrieb. Doch aus welchen Gründen fallen Mitarbeitende sonst noch aus? Was steckt hinter dem Begriff Absenzenmanagement? Und wie kann ich Mitarbeiterabsenzen reduzieren? Mit diesen Tipps und Hilfestellungen reduzieren Sie die Absenzen Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

1. Tiefere Absenzrate durch betriebliches Gesundheitsmanagement

Zu den Vorteilen des betrieblichen Gesundheitsmanagements gehören die Senkung der Absenzrate und die Verringerung von psychosozialen Risiken wie Stress. Präventive Massnahmen zur Gesundheitsförderung bilden hierfür die Basis. Das Ziel der Prävention: krankheitsbedingte Abwesenheiten zu verhindern und die Motivation und Produktivität der Mitarbeitenden zu fördern. Kommt es dennoch zu Langzeitabsenzen, benötigen Betroffene und der Betrieb schnelle und kompetente Hilfe. Auch die Ursachenerkennung und Optimierung der Situation spielen in diesem Fall eine wichtige Rolle.

2. Kürzere Absenzen und weniger Absenzkosten durch Care Management

Wertvolle Unterstützung bieten Ihnen bei langfristiger Arbeitsunfähigkeit sogenannte Care Managerinnen und Care Manager. Das primäre Ziel: Rasche Hilfe für eine nachhaltige Reintegration erkrankter Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ins Unternehmen. Durch Care Management senken Unternehmen die Absenzkosten aufgrund langer Abwesenheiten. Darüber hinaus erhalten die Betriebe Unterstützung bei arbeitsrechtlichen Fragen, bei der neutralen Beurteilung der Arbeitsunfähigkeit sowie bei Kommunikationshürden zu Mitarbeitenden.

Das Care Management kommt in verschiedenen Situationen zum Einsatz:

  • Sich abzeichnende, lang andauernde Arbeitsunfähigkeit
  • Absenzen im Zusammenhang mit Kündigungen und Konflikten
  • Wiederholte kurze Abwesenheiten in der Vergangenheit
  • Unbegründete und/oder unerklärbare Abwesenheiten vom Arbeitsplatz
  • Ungutes Gefühl bei direkten Vorgesetzten und/oder höheren Führungskräften
  • Drohende Invalidität

3. Kosteneinsparung durch professionelles Absenzenmanagement

Im Rahmen des BGM ist das Absenzenmanagement das quantitative Zahlengerüst. Es bietet die Grundlage für die Planung und Umsetzung zielgerichteter Massnahmen. Zudem ist es die Grundvoraussetzung für die konsequente und professionelle Betreuung und Begleitung von kritisch erkrankten Mitarbeitenden.

Absenzen aufgrund von Krankheit, Unfall, Militärdienst, Mutterschaftsurlaub etc. müssen erfasst und verwaltet werden. Die Erfassung kann manuell oder mittels Datenimport aus HR-Systemen erfolgen. Im Anschluss wird ein Schadenfall gemeldet und Daten werden sicher übermittelt. Die Auswertung stützt sich für die Definition weiterer Schritte und eine effiziente Prävention auf eine glaubwürdige Basis. Durch professionelles Absenzen- und Schadenmanagement erzielen Sie in diesem Administrationsprozess eine Kosteneinsparung.

Ein breites Angebot an PC-Software bietet die Möglichkeit für ein automatisiertes Absenzenmanagement und schont Ihre internen Ressourcen. Praxisnah und zuverlässig ist beispielsweise Sunetplus, das Software-Angebot der AXA: Unfall- und Krankheitsmeldungen werden elektronisch erfasst, übermittelt, verwaltet und ausgewertet. Die Erfassung der Schadenmeldung ist einfach und die Daten lassen sich unkompliziert an alle integrierten Versicherungen übermitteln.

6. Das Endziel: Eine nachhaltig gesunde Unternehmenskultur

Sie können stolz auf sich sein! Mittels Mitarbeiterbefragung oder Arbeitsklima-Kompass haben Sie sich mit dem Ist-Zustand in Ihrem Unternehmen auseinandergesetzt. Sie wissen jetzt, wie es um das Wohlbefinden Ihrer Teams steht und haben geeignete Massnahmen zur Gesundheitsförderung eingeleitet. Zudem fühlen sich Ihre Mitarbeitenden dank der Befragungen involviert, verstanden und stärker mit dem Unternehmen verbunden. Eine gesunde Basis für das weitere Vorgehen.

Nebst weniger Absenzen hat sich die Verbesserung der Mitarbeitergesundheit positiv auf Ihre Attraktivität als Arbeitgeberin oder Arbeitgeber ausgewirkt. Weitere Vorteile: Die Mitarbeiterzufriedenheit und die Produktivität Ihres Teams sind gestiegen. Sie ermöglichen Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eine stabile Work-Life-Balance und gewinnen dabei an Vertrauen und Leistung. Zudem vermeiden Sie Langzeitabwesenheiten präventiv. Diese Investition in eine nachhaltig gesunde und wertschätzende Unternehmenskultur zahlt sich aus: Motivierte, gesunde Mitarbeitende und ein gutes Arbeitsklima bilden die wertvolle Grundlage für Ihren Unternehmenserfolg.

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