Absenzenmanagement: Der Umgang mit Fehlzeiten am Arbeitsplatz

Jedes Unternehmen wünscht sich möglichst wenig Absenzen. Und doch gehören sie zum Arbeitsalltag. Das machen auch die seit Jahren steigenden Absenzenzahlen in der Schweiz deutlich.

Was Ihr Unternehmen im Umgang mit Fehlzeiten beachten sollte, mit welchen Strategien Sie Absenzraten senken können und welche Rolle dabei ein gutes Fehlzeitenmanagement spielt, lesen Sie hier. 

Was sind Absenzen?

Absenzen (auch Fehlzeiten) beschreiben im unternehmerischen Kontext das Fehlen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern am Arbeitsplatz. Es gibt unterschiedliche Arten von Absenzen:

Manche Abwesenheiten fallen auf. Andere wiederum werden kaum bemerkt. Doch eines ist bei allen gleich: Fehlzeiten verursachen Kosten. Und zwar erhebliche. Zu den direkten Kosten für Firmen wie Lohnzahlungen, Taggelder oder Versicherungsprämien kommen indirekte Kosten für Auftragsverluste, Projektverzögerungen oder die Suche und Einarbeitung von oftmals schwer zu findenden Ersatzkräften hinzu.

Wie stark diese Belastung zuletzt zugenommen hat, zeigt die AXA KMU Arbeitsmarktstudie 2026: Bei 42 Prozent der befragten Schweizer KMU sind die Kosten von Personalausfällen in den vergangenen fünf Jahren gestiegen. Unter den grossen KMU mit 50 bis 250 Beschäftigten beträgt der Anteil sogar 62 Prozent. Mehr zu steigenden Absenzen im KMU. 

Was sind die Gründe für Absenzen bei der Arbeit?

Zu den häufigen gesundheitlichen Ursachen von Fehlzeiten zählen chronische, nicht übertragbare Krankheiten. Dazu gehören sowohl körperliche als auch psychische Erkrankungen.

• Psychisch bedingte Ausfälle nehmen zu: Gemäss der AXA KMU Arbeitsmarktstudie 2026 sind 35 Prozent der Schweizer KMU mittelmässig oder stark von Ausfällen aufgrund psychisch angeschlagener oder erkrankter Mitarbeitender betroffen. Gegenüber 2023 entspricht dies einer Zunahme von zehn Prozentpunkten.
• In der Schweiz befindet sich die Zahl der langfristigen, krankheitsbedingten Arbeitsausfälle infolge von Depression oder Burn-out auf einem Rekordhoch.
• Muskel- oder Skeletterkrankungen, die zu Rückenschmerzen führen, tauchen in Statistiken ebenfalls gehäuft auf. Im Gegensatz zu physischen führen psychische Erkrankungen aber zu besonders langen Ausfällen.

Wie gehe ich als Arbeitgeberin oder Arbeitgeber am besten mit Fehlzeiten um?

Am besten gehen Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber systematisch vor: Fehlzeiten einheitlich erfassen, wiederkehrende Muster erkennen, mögliche Ursachen ansprechen, präventive Massnahmen umsetzen und bei einer drohenden Arbeitsunfähigkeit frühzeitig Unterstützung anbieten.

Bei Weitem nicht jede Absenz im Betrieb ist ein Grund zur Sorge. Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber sollten aber darauf achten, ein funktionierendes System zur Erkennung auffälliger Fehlzeiten zu haben. So können sie ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern rechtzeitig die nötige Unterstützung zukommen lassen, um längerfristige Abwesenheiten oder sogar eine Arbeitsunfähigkeit zu vermeiden. Helfen kann hier das sogenannte Absenzenmanagement. 

Was ist Absenzenmanagement?

Unter Absenzenmanagement (auch Fehlzeitenmanagement) versteht man die systematische Erfassung und Analyse von Fehlzeiten in einem Unternehmen. Viele Firmen nutzen dafür eine sogenannte Fehlzeitenmanagement-Software.

• Mit den Tools können Unfall- und Krankheitsmeldungen elektronisch erfasst und analysiert werden.
• Absenzzahlen werden konsistent aufgezeichnet und können über die Zeit miteinander verglichen werden. Auffälligkeiten und Veränderungen werden so sichtbar. 
• Viele Programme erstellen zudem automatisierte Reports und weisen aktiv darauf hin, wenn sich Auffälligkeiten bei den Fehlzeiten von Mitarbeitenden ergeben.

Ein Indikator für Mitarbeitergesundheit im Unternehmen

Mit den Kennzahlen, die das Fehlzeitenmanagement liefert, können erste Rückschlüsse auf die Mitarbeitergesundheit in einem Unternehmen gezogen werden. Es ist somit eine Datenquelle für die Suche nach Ursachen von Erkrankungen am Arbeitsplatz. 

• Leiden meine Angestellten infolge ihrer Arbeit unter psychischen oder physischen Belastungen?
• Muss ich einzelnen Mitarbeitenden oder Abteilungen besondere Aufmerksamkeit schenken?
• Wie funktioniert die Betreuung von ausgefallenen Beschäftigten in meiner Firma? 

Bei der Beantwortung dieser und weiterer Fragen können verlässliche Absenzzahlen einen Beitrag leisten – und zusammen mit dem betrieblichen Gesundheitsmanagement (kurz BGM) zur Verhinderung neuer Absenzen beitragen.

Wie kann ich Mitarbeiterabsenzen reduzieren?

Der wichtigste Hebel, um Absenzen zu reduzieren, ist die Stärkung der Mitarbeitergesundheit und -motivation. Das betriebliche Gesundheitsmanagement (BGM) nimmt dabei eine zentrale Rolle ein.

BGM vereint alle Massnahmen, mit denen die tägliche Arbeit gesundheitsförderlich gestaltet wird. Das Ziel: die Ursachen von psychischen und physischen Belastungen am Arbeitsplatz erkennen und mit gesundheitsfördernden Massnahmen entgegenwirken. So wird die Gesundheit in einer Firma nachhaltig verbessert – und Angestellte fallen seltener und kürzer gesundheitsbedingt aus.

Auch die Führung ist ein wichtiger Teil davon: 66 Prozent der befragten KMU sind der Ansicht, dass Führungskräfte eine entscheidende Rolle für die mentale Gesundheit der Mitarbeitenden spielen. Führungskräfte können Belastungen früh erkennen, Gespräche anstossen und den Zugang zu Unterstützung erleichtern.

Drei Bausteine sind dabei besonders wichtig:

1. Rechtzeitige Gesundheitsprävention
2. Eine gesundheitsförderliche Führung und eine offene Kommunikations- und Feedbackkultur
3. Schnelle Hilfe, wenn sich bei einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter eine Arbeitsunfähigkeit abzeichnet

Zwischen Problembewusstsein und Umsetzung besteht allerdings eine Lücke: Laut der AXA KMU Arbeitsmarktstudie 2026 ergreift jedes vierte KMU keine spezifischen Massnahmen gegen psychisch bedingte Fehlzeiten. Gezielte Programme zur Förderung der psychischen Gesundheit bieten nur 14 Prozent an, Schulungen der Vorgesetzten 11 Prozent.

Ausfällen vorbeugen und die Dauer von Fehlzeiten verkürzen

Fazit: Hinschauen lohnt sich

Der richtige Umgang mit Fehlzeiten ist für Unternehmen und Mitarbeitende wichtig. Ein gut funktionierendes und professionelles Absenzenmanagement kann dabei eine wichtige Rolle einnehmen. Es dient als Datenbasis für das betriebliche Gesundheitsmanagement und liefert frühzeitig Hinweise auf Gesundheitsrisiken in einer Firma. So können Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter rechtzeitig mit gesundheitsfördernden Massnahmen unterstützen und ihnen Expertinnen und Experten aus dem Care oder Case Management zur Seite stellen.

Das lohnt sich übrigens für beide Seiten:

• Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber, die sich für mehr Gesundheit im Unternehmen engagieren, vermitteln ihrer Belegschaft Anerkennung und Wertschätzung.
• Das sorgt für ein besseres Betriebsklima und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter fühlen sich am Arbeitsplatz wohler, motivierter und sind produktiver.
• Eine gute Work-Life-Balance kann zur betrieblichen Gesundheitsförderung und zur Prävention von hohen Fehlzeiten beitragen.

Neben dem ethischen Aspekt rechnet sich das Engagement für mehr Mitarbeitergesundheit auch finanziell:

• Betriebliches Gesundheitsmanagement trägt dazu bei, die hohen Kosten für Arbeitsausfälle zu senken.
• Allein arbeitsbezogener Stress kostet die Schweizer Wirtschaft rund CHF 6,5 Mrd. pro Jahr.
• Mit jedem Ausfall, den Sie vermeiden oder verkürzen können, sparen Sie Kosten – und stärken so die Wirtschaftlichkeit und Wettbewerbsfähigkeit Ihrer Firma.