Mehr Zufriedenheit, weniger Absenzen: Die Checkliste für Unternehmen

Wie steht es um das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeitenden? Haben Sie das Absenzenmanagement in Ihrem Unternehmen im Griff? Mit Mitarbeiterbefragungen und Gesundheitsplattformen messen Sie die Zufriedenheit Ihrer Angestellten, steigern das Wohlbefinden und minimieren Absenzen.

Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitenden eine stabile Work-Life-Balance, gewinnen Sie an Vertrauen und Leistung. Kommen Sie sicher ans Ziel: Diese Checkliste unterstützt Sie Schritt für Schritt bei der Befragung Ihrer Mitarbeitenden, der Reduktion von Absenzen und der Festigung einer gesunden Unternehmenskultur.

2. Der Startschuss: So führen Sie Mitarbeiterbefragungen durch

Die Rennvorbereitungen sind getroffen, Sie gehen mit einer Mitarbeiterbefragung an den Start. Die folgende Checkliste unterstützt Sie bei der erfolgreichen Planung, Durchführung und Umsetzung einer Mitarbeiterbefragung.

1. Mitarbeiterbefragung planen

• Achten Sie bei der Planung der Umfrage auf eine klare Zielsetzung der Mitarbeiterbefragung.
• Integrieren Sie die Ziele der Umfrage in die Unternehmensziele und die betriebliche Strategie.
• Holen Sie wichtige Schlüsselpersonen wie die Geschäftsleitung ins Boot – dies umfasst besonders die Veränderungsbereitschaft, das Engagement im Prozess und die Offenheit für Massnahmen.
• Arbeiten Sie wenn möglich mit (externen) Spezialistinnen und Spezialisten aus Organisationsentwicklung, Qualitätsmanagement und Change Management zusammen – Sie profitieren dabei von Fach- und Methodenkompetenz, Effizienz durch Spezialisierung, Vertraulichkeit und externem Benchmarking.
• Definieren Sie ein Projektteam – involvieren Sie das HR, die Kommunikationsabteilung und die Mitarbeitervertretung.
• Gewinnen Sie das Vertrauen und Engagement der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit einer proaktiven Kommunikation, garantierten Anonymität und der freiwilligen Teilnahme an der Mitarbeiterumfrage.

2. Mitarbeiterbefragung durchführen

• Achten Sie auf eine exakte Definition der Messinstrumente: Länge des Fragebogens, Anzahl der Fragen, Art der Fragen und Antwortmöglichkeiten, umfassende Befragung oder Abfrage ausgewählter Aspekte.
• Wählen Sie die Sprachen des Fragebogens entsprechend den Sprachfähigkeiten Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
• Fokussieren Sie die Umfrage auf die Themen Zufriedenheit, Engagement sowie Resignation.
• Hinterfragen Sie im Fragebogen mit expliziten Fragestellungen alle wesentlichen Aspekte der Arbeitssituation und Unternehmenskultur.
• Es gibt unterschiedliche Arten von Fragestellungen – beliebte Beispiele sind offene Fragen (Freitext), geschlossene Fragen (Ja/Nein) und Einschätzungsfragen mit einer entsprechenden Skala.
• Bedenken Sie beim Zusammenstellen des Fragebogens, dass die Antworten ausgewertet werden und entsprechend vergleichbar sein sollten.
• Bestimmen Sie eine Messmethode: schriftliche Umfrage, Online-Umfrage oder Wahllokalmethode.
• Stellen Sie für die Beantwortung der Fragen keine zu hohen technischen Anforderungen an die Arbeitnehmer.
• Setzen Sie bevorzugt anonyme Befragungen ein.
• Die Mitarbeiterbefragung ist kein interner Wettbewerb.
• Die Befragung selbst und ehrliche Antworten dürfen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter keine finanziellen Konsequenzen haben.
• Bestimmen Sie die Auswertungsgruppen: entsprechend Führungsstruktur oder Unterteilung in Berufsgruppen, Lernende, Geschäftsleitung, Führungsfunktion, Anstellungsdauer.
• Welchen Rücklauf erwarten Sie? Der Schweizer Durchschnitt bei Mitarbeiterbefragungen liegt gemäss HR Today bei 70 Prozent.
• Der Rücklauf des Fragebogens ist abhängig von Faktoren wie Unternehmensgrösse, Sprachkenntnissen, Anteil Büromitarbeiter, Pensum der Mitarbeitenden oder abwesenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.

3. Mitarbeiterbefragung umsetzen und analysieren

• Setzen Sie den Befragungsprozess mit einem Leitfaden sauber um.
• Analysieren Sie als Vorgesetzte oder Vorgesetzter mit Ihren Teams und mit der Geschäftsleitung die Ergebnisse bei Workshops.
• Leiten Sie gemeinsam sinnvolle Massnahmen und Schwerpunktthemen ab.
• Die Analyse der aktuellen Situation dient als Grundlage zur Diskussion von Verbesserungen und Massnahmen.
• Sammeln Sie sämtliche Ideen und führen Sie diese in einem Massnahmenkatalog zusammen.
• Planen Sie genügend Zeit für den Change-Prozess und die Umsetzung der Massnahmen ein.
• Nutzen Sie im Management die Mitarbeiterumfrage als Führungsinstrument.
• Beziehen Sie als Führungskraft die Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung bei der Zielvereinbarung in Jahres- und Mitarbeitergesprächen mit ein.

4. Ergebnisse kontrollieren

• Achten Sie auf eine vollständige Prozess- und Erfolgskontrolle.
• Die Auswertung und der Ergebnisbericht sollten einfach, verständlich und übersichtlich aufgebaut sein.
• Erstellen Sie einen Ergebnisbericht, der dem Corporate Design entspricht.
• Optimal ergänzt werden die Ergebnisse mit den wichtigsten Vergleichszahlen zur letzten Befragung, zum Bereich, zum gesamten Unternehmen und zu den wesentlichen Wettbewerbern.
• Der Abstand bis zur nächsten Mitarbeiterumfrage sollte nicht zu lange sein, damit die Ergebnisse zur Erfolgskontrolle verwendet werden können.
• Zwei Jahre sind allgemein ein idealer Befragungsrhythmus.

5. Ergebnisse kommunizieren

• Informieren Sie möglichst zeitnah über die Ergebnisse.
• Achten Sie auf eine schnelle interne Kommunikation der wertvollen Erkenntnisse und entsprechenden Veränderungen.
• Beantworten Sie offene Fragen zur Auswertung.
• Kommunizieren Sie gezielt auch nach aussen.
• Die Ergebnisse sollten Aufschluss über das weitere Vorgehen geben und für die Mitarbeitenden nachvollziehbar sein.
• Die Resultate sollten anschauliche Ergebnisberichte beinhalten.
• Die Ergebnisberichte sollten zielgruppengerecht und verständlich aufbereitet sein.
• Achten Sie während des gesamten Verfahrens auf eine systematische Kommunikation.
• Die systematische Kommunikation umfasst Vorankündigung, Einführungs- und Onboarding-Prozess, Begleitung während der Durchführung, Information über die Gesamtergebnisse, Aufklärung zum weiteren Vorgehen, Information über getroffene Massnahmen und den offiziellen Abschluss des Projekts.

4. Erster Etappensieg: Gesteigerte Gesundheit und Produktivität bei der Arbeit

Sie haben mit einer Mitarbeiterbefragung oder dem Arbeitsklima-Kompass den Ist-Zustand ermittelt? Ein Konzept mit klaren Zielen und entsprechenden Massnahmen zur Gesundheitsförderung steht?

Jetzt kommt es auf Sie und Ihr Team an. Wer für die Veränderung genügend Willen, Ausdauer und Kapazität mitbringt, erreicht das erste Etappenziel: die Verbesserung der Mitarbeitergesundheit und die damit verbundene Effizienzsteigerung.

6. Das Endziel: Eine nachhaltig gesunde Unternehmenskultur

Sie können stolz auf sich sein! Mittels Mitarbeiterbefragung oder Arbeitsklima-Kompass haben Sie sich mit dem Ist-Zustand in Ihrem Unternehmen auseinandergesetzt. Sie wissen jetzt, wie es um das Wohlbefinden Ihrer Teams steht und haben geeignete Massnahmen zur Gesundheitsförderung eingeleitet. Zudem fühlen sich Ihre Mitarbeitenden dank der Befragungen involviert, verstanden und stärker mit dem Unternehmen verbunden. Eine gesunde Basis für das weitere Vorgehen.

Nebst weniger Absenzen hat sich die Verbesserung der Mitarbeitergesundheit positiv auf Ihre Attraktivität als Arbeitgeberin oder Arbeitgeber ausgewirkt. Weitere Vorteile: Die Mitarbeiterzufriedenheit und die Produktivität Ihres Teams sind gestiegen. Sie ermöglichen Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eine stabile Work-Life-Balance und gewinnen dabei an Vertrauen und Leistung. Zudem vermeiden Sie Langzeitabwesenheiten präventiv. Diese Investition in eine nachhaltig gesunde und wertschätzende Unternehmenskultur zahlt sich aus: Motivierte, gesunde Mitarbeitende und ein gutes Arbeitsklima bilden die wertvolle Grundlage für Ihren Unternehmenserfolg.