Gestione delle assenze: come affrontare le assenze dal lavoro

Ogni azienda si augura il minor numero possibile di assenze, eppure sono parte integrante del quotidiano lavorativo. A dimostrarlo vi sono anche i dati sulle assenze in Svizzera, in aumento da anni. 

Leggete qui quali aspetti dovrebbe tenere presente la vostra azienda nell’affrontare il problema delle assenze, quali strategie vi consentono di ridurle e qual è il ruolo di una buona gestione delle assenze. 

Cosa sono le assenze?

Nel contesto aziendale, le assenze descrivono la mancata presenza delle collaboratrici e dei collaboratori sul posto di lavoro. Esistono varie tipologie di assenze: brevi e lunghe, regolari e irregolari, pianificate e non pianificate. Alcune assenze sono evidenti, altre passano pressoché inosservate. Ma un punto accomuna tutte loro: sono fonte di costi. E tutt’altro che trascurabili. Ai costi diretti per le aziende, come il pagamento degli stipendi, le indennità giornaliere o le assicurazioni, si aggiungono anche i costi indiretti, come la perdita di ordini, i ritardi nei progetti o la ricerca e l’inserimento operativo di forza lavoro sostitutiva, spesso difficile da reperire.

In Svizzera, la quota delle cosiddette assenze pianificabili, come il congedo di maternità o il servizio militare, è pari a circa il 10 per cento. Nel 42 per cento dei casi si tratta invece di assenze impreviste per malattia o infortunio.

È interessante notare che negli ultimi anni le assenze dal lavoro nelle ditte svizzere sono costantemente aumentate, prova ne è che tra il 2010 e il 2019 le assenze per malattia o infortunio con un 70 per cento circa hanno totalizzato la quota in assoluto più consistente della durata annua delle assenze. Ma quali sono le cause?

Quali sono i motivi delle assenze dal lavoro?

Le lavoratrici e i lavoratori svizzeri soffrono con maggiore frequenza di malattie croniche non trasmissibili, sia fisiche che mentali. Ciò che colpisce è l’incremento dei problemi di salute mentale imputabili sul posto di lavoro allo stress. Nel Job Stress Index 2022, tre dipendenti su dieci hanno dichiarato di essere stressati – all’incirca il 30 per cento è emotivamente esausto, un dato che trova espressione anche nel numero delle indisponibilità: in Svizzera, il numero di assenze a lungo termine dal lavoro per malattia a causa di depressione o burn-out ha raggiunto un livello record.

Nelle statistiche compaiono frequentemente anche patologie muscolo-scheletriche che sono all’origine di dolori alla schiena. Contrariamente alle malattie fisiche, i disagi psichici comportano assenze dal lavoro particolarmente lunghe.

Come datore di lavoro, qual è per me il modo migliore per affrontare le assenze?

Va da sé che non tutte le assenze dal lavoro sono motivo di preoccupazione. Malgrado ciò, i datori di lavoro dovrebbero sincerarsi di disporre di un sistema funzionante per l’identificazione di assenze dal lavoro anomale. Così facendo possono fornire in tempo utile ai propri dipendenti il supporto necessario per evitare assenze prolungate o incapacità lavorative.

Al riguardo può essere di aiuto la gestione delle assenze. 

Che cos’è la gestione delle assenze?

Per gestione delle assenze si intende il rilevamento e l'analisi sistematici delle assenze dal lavoro in un’azienda. In proposito, numerose aziende si avvalgono di un apposito software gestionale. Questi strumenti consentono di registrare e analizzare elettronicamente le notifiche di infortuni e malattie. I dati sulle assenze vengono rilevati in modo sistematico e coerente e possono essere confrontati tra loro nel tempo, rendendo così evidenti eventuali anomalie e variazioni. 

Numerosi programmi creano inoltre rapporti automatizzati e segnalano attivamente le anomalie rilevate nelle assenze dal lavoro del personale.

Un indicatore della salute del personale in azienda

I dati chiave forniti dal tool di gestione delle assenze possono essere utilizzati per trarre le prime conclusioni sulla salute dei dipendenti di un'azienda. Il tool si configura quindi come una fonte di dati per la ricerca delle cause di patologie sul posto di lavoro. 

• I miei dipendenti soffrono di stress mentale o fisico a causa del lavoro che svolgono?
• Devo prestare un’attenzione particolare a singoli collaboratori o reparti?
• Come funziona l'assistenza ai dipendenti indisponibili nella mia azienda? 

Dati affidabili sulle assenze possono aiutare a rispondere a questi e ad altri interrogativi e, insieme al management della salute in azienda, contribuire a evitare nuove assenze.

Come posso ridurre le assenze del personale?

La leva più importante per ridurre le assenze è rafforzare la salute dei collaboratori e la loro motivazione. Al riguardo, il management della salute in azienda (in breve MSA) riveste un’importanza cruciale.

L’MSA raggruppa tutte le misure che consentono di impostare il lavoro quotidiano in modo giovevole alla salute, con l’obiettivo dichiarato di identificare le cause dei disagi psichici e fisici sul posto di lavoro e contrastarli con provvedimenti intesi alla promozione della salute. In questo modo, la salute in azienda viene migliorata in un’ottica duratura riducendo così il numero e la durata delle assenze per motivi di salute. 

Due elementi sono particolarmente importanti: una prevenzione tempestiva e un’assistenza rapida se si configura un’incapacità lavorativa. 

Prevenire le indisponibilità e abbreviare la durata delle assenze dal lavoro

In sintesi: verificare conviene

Saper affrontare nel modo giusto le assenze dal lavoro è importante per le aziende e i collaboratori. In proposito, una gestione funzionante e professionale delle assenze può ricoprire un ruolo di primaria importanza. Funge da base di dati per il management della salute in azienda e fornisce indicazioni preziose per riconoscere in tempo utile i rischi per la salute in un’impresa. In tal modo potrete sostenere tempestivamente le vostre collaboratrici e i vostri collaboratori con misure di promozione della salute e affiancarli con esperti in materia di Care o Case Management.

Peraltro, è una soluzione conveniente per entrambe le parti: i datori di lavoro che si adoperano per una migliore salute in azienda trasmettono ai propri collaboratori riconoscimento e apprezzamento, il che crea un ambiente di lavoro migliore e il personale si sente più a proprio agio, è più motivato e produttivo. Un buon equilibrio fra lavoro e vita privata può contribuire alla promozione della salute in azienda e alla prevenzione di lunghe assenze.

Oltre all’aspetto etico, l'impegno per una migliore salute dei dipendenti è ripagato anche sotto il profilo economico: il management della salute in azienda contribuisce ad abbassare i costi elevati delle assenze dal lavoro.  Il solo stress imputabile al lavoro costa all’economia svizzera circa 6,5 miliardi di franchi all’anno. Con ogni assenza dal lavoro che riuscite a evitare o ad abbreviare, risparmiate sui costi, rafforzando così la redditività e la capacità competitiva della vostra azienda.