Collaboratori e previdenza

Più soddisfazione, meno assenze: la check-list per aziende

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I vostri collaboratori si sentono bene in azienda? Avete sotto controllo la gestione delle assenze? Mediante sondaggi tra i collaboratori e piattaforme per la salute potete misurare il grado di soddisfazione dei vostri collaboratori, aumentandone il benessere e diminuendone le assenze.

Consentite ai vostri collaboratori di avere un equilibrio stabile tra vita privata e vita professionale e sarete ricambiati con una maggiore fiducia e produttività. Arrivate con certezza alla meta: questa check-list vi aiuta passo dopo passo a sondare le opinioni dei vostri collaboratori, ridurre le assenze e consolidare una sana cultura d’impresa.

1. La preparazione: come si misura la soddisfazione dei collaboratori?

Una gestione delle assenze efficace è strettamente connessa all’appagamento e alla gratificazione del personale. Sapete se i vostri collaboratori sono contenti? Vi accorgete quando hanno qualcosa che non va? 

Chi vuole misurare in modo serio il benessere e la soddisfazione in azienda si affida in genere al metodo principale della ricerca organizzativa: il sondaggio tra i collaboratori. Si tratta di uno strumento molto utile per mettere in luce i punti di forza e di debolezza all’interno di un’organizzazione. Nella sua forma online si è affermato soprattutto presso società di grosse dimensioni e di portata internazionale.

2. Il via: come si effettua un sondaggio tra i collaboratori?

Dopo aver concluso la fase preparatoria della corsa non vi resta che prendere posto ai blocchi di partenza. Usate la check-list che segue per pianificare, mettere in atto e condurre in modo ottimale un sondaggio tra i collaboratori.

1. Pianificazione

  • Nel programmare un sondaggio tra i collaboratori fissate degli obiettivi precisi
  • Fate confluire tali obiettivi nelle finalità e nella strategia aziendali
  • Avvaletevi di importanti persone chiave, ad esempio dei membri di direzione, in particolare per quanto riguarda la disponibilità al cambiamento, il commitment nel processo e la trasparenza delle misure
  • Collaborate se possibile con esperti (esterni) in sviluppo organizzativo, gestione della qualità e change management: approfitterete della loro competenza tecnica e metodologica, della loro efficacia come specialisti del ramo, della loro discrezione e riservatezza e di un benchmarking esterno
  • Formate un team di progetto, coinvolgendo HR, il reparto addetto alla comunicazione e la rappresentanza del personale
  • Guadagnatevi la fiducia e l’adesione dei collaboratori garantendo una comunicazione proattiva, un trattamento dei dati anonimizzato e una partecipazione al sondaggio facoltativa

2. Svolgimento

  • Curate l’esatta definizione degli strumenti di misurazione: lunghezza del questionario, numero e tipo di domande, possibilità di risposta, estensione della materia sondata (tematiche generali o specifiche)
  • Scegliete le lingue del questionario a seconda della padronanza linguistica dei vostri collaboratori
  • Focalizzate il sondaggio su soddisfazione, impegno, demotivazione
  • Ponete domande esplicite su tutti gli aspetti principali concernenti la situazione lavorativa e la cultura d’impresa
  • Vi sono vari generi di questionari, i più diffusi sono quelli con domande aperte (testo libero), domande chiuse (sì/no) o domande a scala (da un minimo a un massimo)
  • Quando componete il questionario tenete sempre presente che le risposte devono essere valutabili e confrontabili
  • Stabilite la modalità del sondaggio: scritto, online, presso apposite sedi
  • Non esigete abilità tecniche eccessive da chi deve rispondere alle domande
  • Preferite i sondaggi in forma anonima
  • Il sondaggio tra i collaboratori non è una gara interna
  • Il sondaggio e le risposte sincere non devono ritorcersi finanziariamente contro i collaboratori
  • Decidete i gruppi preposti alla valutazione in base alla struttura aziendale oppure a una suddivisione in categorie professionali, apprendisti, membri di direzione o all’anzianità di servizio
  • Quale percentuale di partecipazione vi aspettate? Secondo HR Today (in tedesco) la media svizzera per i sondaggi tra i collaboratori è del 70%
  • La partecipazione dipende da molti fattori, ad esempio dalla dimensione dell’azienda, dalle conoscenze linguistiche, dalla quota di impiegati, dal grado di occupazione, dal numero di collaboratori assenti

3. Attuazione e analisi

  • Seguite una linea univoca lungo tutta la procedura di sondaggio
  • Analizzate, come responsabile, i risultati con i vostri team e i membri di direzione nel corso di workshop
  • Ricavatene insieme delle misure e delle tematiche cruciali da trattare
  • L’analisi della situazione esistente serve da base di discussione per miglioramenti e provvedimenti
  • Raccogliete tutte le idee e inseritele in un catalogo di interventi
  • Pianificate una finestra temporale sufficientemente ampia per il processo di cambiamento e la messa in atto delle misure
  • Utilizzate nel management il sondaggio tra i collaboratori come strumento di conduzione
  • Tenete conto, come dirigente, dei risultati del sondaggio tra i collaboratori quando concordate gli obiettivi in occasione dei colloqui annuali e con i collaboratori

4. Controllo

  • Fate una verifica completa della procedura e della riuscita
  • La valutazione e il rapporto sui risultati devono essere facilmente comprensibili e ben articolati
  • Redigete un rapporto sui risultati rispettando il corporate design
  • Per un’interpretazione ottimale dei risultati è opportuno confrontarli con i corrispondenti dati del sondaggio precedente, del settore, dell’intera azienda e anche della concorrenza
  • Non lasciate passare troppo tempo tra un sondaggio e l’altro per poter utilizzare i risultati per il controllo della riuscita
  • In genere la frequenza ideale è ogni due anni

5. Comunicazione

  • Informate tempestivamente sui risultati
  • Comunicate all’interno in modo rapido le constatazioni rilevanti e i cambiamenti che si intendono apportare
  • Rispondete apertamente alle domande sulla valutazione
  • Comunicate anche all’esterno in modo mirato quanto emerso
  • I risultati forniscono spunti per gli sviluppi futuri e devono essere evidenti e condivisibili per i collaboratori
  • L’operazione di sondaggio prevede anche la stesura di rapporti trasparenti sui risultati
  • I rapporti sui risultati sono redatti in modo chiaro in funzione del gruppo target
  • Durante l’intero processo comunicate con sistematicità
  • Una comunicazione sistematica comprende: informativa preliminare, processo d’introduzione e onboarding, accompagnamento durante l’attuazione, informazioni sui risultati complessivi, chiarimento sui prossimi passi, indicazioni in merito alle misure decise, conclusione ufficiale del progetto

3. Il sorpasso: la Bussola dell’ambiente di lavoro come alternativa semplificata

Invece del sondaggio tra i collaboratori, che esige un impiego intensivo di risorse, si può usare la Bussola dell’ambiente di lavoro che vi consente di ricevere un feedback continuativo da parte dei vostri collaboratori in modo semplice e meno oneroso:

  • potete adattare la piattaforma per la salute alle specificità della vostra azienda e del settore in cui operate
  • avete rapidamente una panoramica scientificamente fondata della vostra azienda e della salute dei vostri collaboratori
  • l’anonimato di chi fornisce i feedback è sempre garantito
  • i risultati non permettono di risalire alle singole persone
  • grazie alle raccomandazioni concrete, il cambiamento è realizzabile
  • nella fase implementativa delle misure siete affiancati da esperti con consulenze telefoniche
  • pianificate, prenotate e valutate le misure più efficaci per quanto riguarda la salute e il personale

La Bussola dell’ambiente di lavoro è il vostro strumento di navigazione nell’ambito del Management della salute in azienda (MSA). Vi indica i principali approcci per rafforzare la salute, la motivazione e il legame con l’azienda dei vostri collaboratori. La piattaforma per la salute è un modo semplice ed efficace per identificare i rischi psicosociali sul posto di lavoro e definire misure incisive.

4. Prima vittoria di tappa: miglioramento della salute e della motivazione al lavoro

Avete ottenuto, tramite il sondaggio tra i collaboratori o la Bussola dell’ambiente di lavoro, un quadro della situazione esistente? È stato messo a punto un piano contenente obiettivi chiari e misure idonee alla promozione della salute?

Adesso tocca a voi e al vostro team. Chi dà prova di volontà, resistenza e capacità taglia il primo traguardo di tappa, rappresentato dal miglioramento della salute dei collaboratori e dal parallelo aumento dell’efficienza.

5. Lo sprint finale: ridurre le assenze dei vostri collaboratori

Sembra ovvio, i collaboratori sani si assentano di meno al lavoro. Ma allora perché fanno ancora delle assenze? Che cosa c’è dietro il concetto di «gestione delle assenze»? E come si possono ridurre le assenze? Con questi consigli e supporti potete ridurre il numero di assenze dei vostri collaboratori.

1. Quota inferiore di assenze grazie al Management della salute in azienda(MSA)

Tra i vantaggi dell’MSA vi sono la riduzione della quota di assenze e la diminuzione dei rischi psicosociali, ad esempio dello stress. La base è costituita dalle misure preventive per la promozione della salute. L’obiettivo della prevenzione è evitare le assenze dovute a malattia e incentivare la motivazione e la produttività dei collaboratori. Se dovessero verificarsi comunque delle assenze di lunga durata, occorre intervenire con rapidità e competenza per aiutare i collaboratori malati e l’azienda. In questi casi, anche l’individuazione delle cause e l’ottimizzazione della situazione hanno un ruolo importante.

2. Assenze più brevi e costi più contenuti grazie al Care Management

I Care Manager vi offrono un utile supporto in caso d’incapacità lavorativa prolungata dei vostri collaboratori. L’obiettivo primario: fornire un aiuto rapido per un reinserimento duraturo in azienda dei collaboratori che sono stati assenti per molto tempo. Con il Care Management le aziende riducono i costi causati da assenze di lunga durata. Inoltre ricevono un sostegno per chiarire questioni di diritto del lavoro, effettuare una valutazione neutrale dell’incapacità lavorativa o superare difficoltà nella comunicazione ai collaboratori.

Al Care Management si può ricorrere in varie circostanze:

  • incapacità lavorativa che si prospetta di lunga durata
  • assenze in concomitanza con licenziamenti o conflitti
  • brevi assenze ripetute nel passato
  • assenze dal lavoro ingiustificate e/o inspiegabili
  • sospetti da parte dei responsabili diretti e/o di dirigenti di grado superiore
  • minaccia d’invalidità

3. Risparmio di costi con una gestione professionale delle assenze

All’interno dell’MSA, la gestione delle assenze è la struttura numerica di tipo quantitativo che forma la base per la pianificazione e l’attuazione di misure mirate e funge da presupposto fondamentale per un’assistenza e un accompagnamento sistematico e qualificato dei collaboratori malati che presentano situazioni critiche.

Le assenze dovute a malattia, infortunio, servizio militare, congedo di maternità ecc. devono essere registrate e gestite. La registrazione può essere fatta manualmente o mediante importazione di dati dai sistemi HR. In seguito viene notificato un caso di sinistro e vengono inoltrati i relativi dati in modalità sicurizzata. La valutazione si fonda su criteri credibili per definire i prossimi passi da intraprendere ed esercitare un’efficace azione preventiva. Grazie alla gestione delle assenze e alla gestione dei sinistri risparmiate sui costi nelle formalità amministrative.

Una vasta gamma di software per PC offre la possibilità di automatizzare la gestione delle assenze e limitare così il ricorso a risorse interne. Sunetplus, l’offerta di AXA è un esempio di software pratico e affidabile: le notifiche di malattia o infortunio vengono registrate, gestite e valutate elettronicamente. La registrazione delle notifiche dei sinistri è semplice e la trasmissione dei dati a tutte le assicurazioni integrate avviene senza alcuna complicazione.

6. Il traguardo finale: una cultura d’impresa sana e sostenibile

Potete essere orgogliosi di voi stessi! Grazie al sondaggio tra i collaboratori o alla Bussola dell’ambiente di lavoro vi siete resi conto della situazione esistente nella vostra azienda. Avete constatato il grado di benessere del vostro team e avete adottato le misure più adeguate per la promozione della salute. I vostri collaboratori si sentono più coinvolti, capiti e legati all’azienda. Una premessa ottimale per gli sviluppi futuri.

Oltre ad aver portato a un minor numero di assenze, il miglioramento della salute dei vostri collaboratori ha accentuato la vostra attrattiva come datori di lavoro. Ulteriori vantaggi: la soddisfazione dei collaboratori e la produttività del vostro team sono aumentate. Consentite ai vostri collaboratori di avere un equilibrio stabile tra vita privata e vita professionale e sarete ricambiati con una maggiore fiducia e produttività. Inoltre evitate preventivamente le assenze prolungate. Questo investimento in una cultura d’impresa sana, sostenibile e improntata alla stima si rivela fruttuoso: collaboratori motivati e in buona salute e un clima lavorativo positivo rappresentano la base imprescindibile per il vostro successo aziendale.

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