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Più soddisfazione, meno assenze: la check-list per aziende

Redatto da Marija Cuk 10.06.2021

I vostri collaboratori si sentono bene in azienda? Avete sotto controllo la gestione delle assenze? Mediante sondaggi tra i collaboratori e piattaforme per la salute potete misurare il grado di soddisfazione dei vostri collaboratori, aumentandone il benessere e diminuendone le assenze.

Consentite ai vostri collaboratori di avere un equilibrio stabile tra vita privata e vita professionale e sarete ricambiati con una maggiore fiducia e produttività. Arrivate con certezza alla meta: questa check-list vi aiuta passo dopo passo a sondare le opinioni dei vostri collaboratori, ridurre le assenze e consolidare una sana cultura d’impresa.

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1. La preparazione: come si misura la soddisfazione dei collaboratori?

Una gestione delle assenze efficace è strettamente connessa all’appagamento e alla gratificazione del personale. Sapete se i vostri collaboratori sono contenti? Vi accorgete quando hanno qualcosa che non va?

Chi vuole misurare in modo serio il benessere e la soddisfazione in azienda si affida in genere al metodo principale della ricerca organizzativa: il sondaggio tra i collaboratori. Si tratta di uno strumento molto utile per mettere in luce i punti di forza e di debolezza all’interno di un’organizzazione. Nella sua forma online si è affermato soprattutto presso società di grosse dimensioni e di portata internazionale.

2. Il via: come si effettua un sondaggio tra i collaboratori?

Dopo aver concluso la fase preparatoria della corsa non vi resta che prendere posto ai blocchi di partenza. Usate la check-list che segue per pianificare, mettere in atto e condurre in modo ottimale un sondaggio tra i collaboratori.

1. Pianificazione

Nel programmare un sondaggio tra i collaboratori fissate degli obiettivi precisi
Fate confluire tali obiettivi nelle finalità e nella strategia aziendali
Avvaletevi di importanti persone chiave, ad esempio dei membri di direzione, in particolare per quanto riguarda la disponibilità al cambiamento, il commitment nel processo e la trasparenza delle misure
Collaborate se possibile con esperti (esterni) in sviluppo organizzativo, gestione della qualità e change management: approfitterete della loro competenza tecnica e metodologica, della loro efficacia come specialisti del ramo, della loro discrezione e riservatezza e di un benchmarking esterno
Formate un team di progetto, coinvolgendo HR, il reparto addetto alla comunicazione e la rappresentanza del personale
Guadagnatevi la fiducia e l’adesione dei collaboratori garantendo una comunicazione proattiva, un trattamento dei dati anonimizzato e una partecipazione al sondaggio facoltativa

2. Svolgimento

Curate l’esatta definizione degli strumenti di misurazione: lunghezza del questionario, numero e tipo di domande, possibilità di risposta, estensione della materia sondata (tematiche generali o specifiche)
Scegliete le lingue del questionario a seconda della padronanza linguistica dei vostri collaboratori
Focalizzate il sondaggio su soddisfazione, impegno, demotivazione
Ponete domande esplicite su tutti gli aspetti principali concernenti la situazione lavorativa e la cultura d’impresa
Vi sono vari generi di questionari, i più diffusi sono quelli con domande aperte (testo libero), domande chiuse (sì/no) o domande a scala (da un minimo a un massimo)
Quando componete il questionario tenete sempre presente che le risposte devono essere valutabili e confrontabili
Stabilite la modalità del sondaggio: scritto, online, presso apposite sedi
Non esigete abilità tecniche eccessive da chi deve rispondere alle domande
Preferite i sondaggi in forma anonima
Il sondaggio tra i collaboratori non è una gara interna
Il sondaggio e le risposte sincere non devono ritorcersi finanziariamente contro i collaboratori
Decidete i gruppi preposti alla valutazione in base alla struttura aziendale oppure a una suddivisione in categorie professionali, apprendisti, membri di direzione o all’anzianità di servizio
Quale percentuale di partecipazione vi aspettate? Secondo HR Today (in tedesco) la media svizzera per i sondaggi tra i collaboratori è del 70%
La partecipazione dipende da molti fattori, ad esempio dalla dimensione dell’azienda, dalle conoscenze linguistiche, dalla quota di impiegati, dal grado di occupazione, dal numero di collaboratori assenti

3. Attuazione e analisi

Seguite una linea univoca lungo tutta la procedura di sondaggio
Analizzate, come responsabile, i risultati con i vostri team e i membri di direzione nel corso di workshop
Ricavatene insieme delle misure e delle tematiche cruciali da trattare
L’analisi della situazione esistente serve da base di discussione per miglioramenti e provvedimenti
Raccogliete tutte le idee e inseritele in un catalogo di interventi
Pianificate una finestra temporale sufficientemente ampia per il processo di cambiamento e la messa in atto delle misure
Utilizzate nel management il sondaggio tra i collaboratori come strumento di conduzione
Tenete conto, come dirigente, dei risultati del sondaggio tra i collaboratori quando concordate gli obiettivi in occasione dei colloqui annuali e con i collaboratori

4. Controllo

Fate una verifica completa della procedura e della riuscita
La valutazione e il rapporto sui risultati devono essere facilmente comprensibili e ben articolati
Redigete un rapporto sui risultati rispettando il corporate design
Per un’interpretazione ottimale dei risultati è opportuno confrontarli con i corrispondenti dati del sondaggio precedente, del settore, dell’intera azienda e anche della concorrenza
Non lasciate passare troppo tempo tra un sondaggio e l’altro per poter utilizzare i risultati per il controllo della riuscita
In genere la frequenza ideale è ogni due anni

5. Comunicazione

Informate tempestivamente sui risultati
Comunicate all’interno in modo rapido le constatazioni rilevanti e i cambiamenti che si intendono apportare
Rispondete apertamente alle domande sulla valutazione
Comunicate anche all’esterno in modo mirato quanto emerso
I risultati forniscono spunti per gli sviluppi futuri e devono essere evidenti e condivisibili per i collaboratori
L’operazione di sondaggio prevede anche la stesura di rapporti trasparenti sui risultati
I rapporti sui risultati sono redatti in modo chiaro in funzione del gruppo target
Durante l’intero processo comunicate con sistematicità
Una comunicazione sistematica comprende: informativa preliminare, processo d’introduzione e onboarding, accompagnamento durante l’attuazione, informazioni sui risultati complessivi, chiarimento sui prossimi passi, indicazioni in merito alle misure decise, conclusione ufficiale del progetto

3. Prima vittoria di tappa: miglioramento della salute e della motivazione al lavoro

Avete ottenuto, tramite il sondaggio tra i collaboratori un quadro della situazione esistente? È stato messo a punto un piano contenente obiettivi chiari e misure idonee alla promozione della salute?

Adesso tocca a voi e al vostro team. Chi dà prova di volontà, resistenza e capacità taglia il primo traguardo di tappa, rappresentato dal miglioramento della salute dei collaboratori e dal parallelo aumento dell’efficienza.

4. Lo sprint finale: ridurre le assenze dei vostri collaboratori

Sembra ovvio, i collaboratori sani si assentano di meno al lavoro. Ma allora perché fanno ancora delle assenze? Che cosa c’è dietro il concetto di «gestione delle assenze»? E come si possono ridurre le assenze? Con questi consigli e supporti potete ridurre il numero di assenze dei vostri collaboratori.

1. Quota inferiore di assenze grazie al Management della salute in azienda(MSA)

Tra i vantaggi dell’MSA vi sono la riduzione della quota di assenze e la diminuzione dei rischi psicosociali, ad esempio dello stress. La base è costituita dalle misure preventive per la promozione della salute. L’obiettivo della prevenzione è evitare le assenze dovute a malattia e incentivare la motivazione e la produttività dei collaboratori. Se dovessero verificarsi comunque delle assenze di lunga durata, occorre intervenire con rapidità e competenza per aiutare i collaboratori malati e l’azienda. In questi casi, anche l’individuazione delle cause e l’ottimizzazione della situazione hanno un ruolo importante.

2. Assenze più brevi e costi più contenuti grazie al Care Management

I Care Manager vi offrono un utile supporto in caso d’incapacità lavorativa prolungata dei vostri collaboratori. L’obiettivo primario: fornire un aiuto rapido per un reinserimento duraturo in azienda dei collaboratori che sono stati assenti per molto tempo. Con il Care Management le aziende riducono i costi causati da assenze di lunga durata. Inoltre ricevono un sostegno per chiarire questioni di diritto del lavoro, effettuare una valutazione neutrale dell’incapacità lavorativa o superare difficoltà nella comunicazione ai collaboratori.

Al Care Management si può ricorrere in varie circostanze:

incapacità lavorativa che si prospetta di lunga durata
assenze in concomitanza con licenziamenti o conflitti
brevi assenze ripetute nel passato
assenze dal lavoro ingiustificate e/o inspiegabili
sospetti da parte dei responsabili diretti e/o di dirigenti di grado superiore
minaccia d’invalidità

3. Risparmio di costi con una gestione professionale delle assenze

All’interno dell’MSA, la gestione delle assenze è la struttura numerica di tipo quantitativo che forma la base per la pianificazione e l’attuazione di misure mirate e funge da presupposto fondamentale per un’assistenza e un accompagnamento sistematico e qualificato dei collaboratori malati che presentano situazioni critiche.

Le assenze dovute a malattia, infortunio, servizio militare, congedo di maternità ecc. devono essere registrate e gestite. La registrazione può essere fatta manualmente o mediante importazione di dati dai sistemi HR. In seguito viene notificato un caso di sinistro e vengono inoltrati i relativi dati in modalità sicurizzata. La valutazione si fonda su criteri credibili per definire i prossimi passi da intraprendere ed esercitare un’efficace azione preventiva. Grazie alla gestione delle assenze e alla gestione dei sinistri risparmiate sui costi nelle formalità amministrative.

Una vasta gamma di software per PC offre la possibilità di automatizzare la gestione delle assenze e limitare così il ricorso a risorse interne. Sunetplus, l’offerta di AXA è un esempio di software pratico e affidabile: le notifiche di malattia o infortunio vengono registrate, gestite e valutate elettronicamente. La registrazione delle notifiche dei sinistri è semplice e la trasmissione dei dati a tutte le assicurazioni integrate avviene senza alcuna complicazione.

5. Il traguardo finale: una cultura d’impresa sana e sostenibile

Potete essere orgogliosi di voi stessi! Grazie al sondaggio tra i collaboratori o alla Bussola dell’ambiente di lavoro vi siete resi conto della situazione esistente nella vostra azienda. Avete constatato il grado di benessere del vostro team e avete adottato le misure più adeguate per la promozione della salute. I vostri collaboratori si sentono più coinvolti, capiti e legati all’azienda. Una premessa ottimale per gli sviluppi futuri.

Oltre ad aver portato a un minor numero di assenze, il miglioramento della salute dei vostri collaboratori ha accentuato la vostra attrattiva come datori di lavoro. Ulteriori vantaggi: la soddisfazione dei collaboratori e la produttività del vostro team sono aumentate. Consentite ai vostri collaboratori di avere un equilibrio stabile tra vita privata e vita professionale e sarete ricambiati con una maggiore fiducia e produttività. Inoltre evitate preventivamente le assenze prolungate. Questo investimento in una cultura d’impresa sana, sostenibile e improntata alla stima si rivela fruttuoso: collaboratori motivati e in buona salute e un clima lavorativo positivo rappresentano la base imprescindibile per il vostro successo aziendale.