Collaboratori e previdenza

Leadership ai tempi del coronavirus: come condurre efficacemente dall’home office

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Attualmente, a causa della pandemia da coronavirus, sia i lavoratori che i loro datori di lavoro stanno attraversando un periodo di difficoltà. Tutti sono colpiti dall’improvviso cambiamento. La sfida è notevole anche per i dirigenti, che adesso devono sopportare una responsabilità ancora maggiore. La maggior parte di loro lavorano, se possono, in modalità home office, che per molti è assolutamente nuova. Vengono meno le sedute in loco, nonché il contatto personale diretto con i collaboratori. Come si può, in questa situazione straordinaria, continuare a condurre e a mantenere la produttività? Come si può, come dirigente, «continuare a mandare avanti la baracca»? 

Potete stare tranquilli: la conduzione a distanza di un team funziona. Solo in modo diverso dal solito. Per aiutarvi abbiamo realizzato una guida per la conduzione a distanza – ovvero per il lavoro in modalità home office. Con questi consigli pratici saprete affrontare la sfida e collaborare virtualmente con successo con il vostro team. 

Restate motivati – e soprattutto sani!

 

1. Comunicazione digitale unitaria 

Concordate, per lo scambio e la comunicazione nel vostro team, una piattaforma unitaria di comunicazione per tutti i collaboratori. Possono essere utilizzati programmi quali Skype, Slack, Yammer, e-mail o altri.

2. Scambio regolare nell’intero team

Organizzate colloqui regolari con il team per garantire il giusto focus, l’impegno, l’accordo all’interno del team in materia di raggiungimento degli obiettivi.

  • Uno dei metodi migliori è un check-in-meeting con i membri del team all’inizio della giornata, per verificare le priorità in corso e garantire che i compiti del giorno siano chiari e non contraddittori. In questo modo eviterete anche ridondanze e malintesi.
  • Assicuratevi che tutti siano coinvolti e che comprendano il proprio ruolo e quello di tutti gli altri all’interno del team.
  • È importante comunicare in modo positivo e ottimistico. Mostrate apprezzamento e promuovete lo spirito di squadra. All'insegna del motto: «Siamo tutti nella stessa barca e voi siete tutti una parte essenziale dell’azienda!».
  • Verbalizzate insieme le decisioni prese nel team.

3. Regolari colloqui individuali con i membri del team

Assicuratevi che ogni membro del team svolga almeno una volta a settimana un colloquio individuale con il diretto superiore.

  • Ascoltate attentamente i vostri collaboratori.
  • Comunicate chiaramente cosa vi attendete dai vostri collaboratori.
  • I risultati, le scadenze e le misurazioni dei compiti devono essere definiti chiaramente.
  • Se possibile, coinvolgete tutti.
  • Togliete i dubbi ai vostri collaboratori, rispondete alle domande o chiaritele, per poi fornire una risposta.

4. Impiegare la videotelefonia in modo mirato

Purtroppo l’utilizzo della videotelefonia è molto gravoso per l’infrastruttura. In singoli casi, però, ciò può ridurre i malintesi nella comunicazione. Valutate dunque bene se il collegamento video è davvero necessario e utilizzate il tool in modo mirato. 

5. Rispettare la riservatezza dei documenti 

La condivisione del contenuto dello schermo dovrebbe essere sempre possibile. Assicuratevi che la persona che lavora in modalità home office sappia gestire correttamente la riservatezza dei documenti. In questo caso non dovrebbe essere possibile guardare lo schermo di terzi.

6. Umanità 

Fate in modo di portare un tocco di umanità in ogni interazione con il vostro team. Nel lavoro da casa la comunicazione può diventare rapidamente impersonale, se il tono non è quello giusto.

7. Informazione e comunicazione fluida

Assicuratevi che i vostri team ricevano tutte le informazioni importanti e dispongano di tutti i mezzi necessari per svolgere il proprio lavoro. Questo vuol dire anche abbonarsi ai canali di comunicazione digitale rilevanti, tenersi informati eventualmente via Intranet sull’andamento dell’azienda oppure leggere regolarmente il sito dell’UFSP.

8. Ripartizione equa del lavoro

Assicuratevi che nel vostro team il carico di lavoro sia ben ripartito e che nessuno sia eccessivamente oberato. In tal senso può essere d’aiuto anche un meeting quotidiano per la sincronizzazione nel team. Cercate di trovare la soluzione ottimale insieme al team – mantenendovi flessibili.

9. Controllo dello stato d’animo

Informatevi regolarmente su quale sia lo stato d’animo del team, in particolare per quei collaboratori che per la prima volta si trovano a lavorare da casa per lungo tempo. Siate attenti se qualcuno nel vostro team mostra sintomi di paura o insicurezza. Affrontate l’argomento con la persona interessata e aiutatela, se necessario. 

«La cosa più importante: mantenere il dialogo! Mantenete il dialogo con i vostri collaboratori – proprio in questo periodo straordinario, che in base ai profili professionali e alle situazioni private può presentare differenze individuali anche considerevoli. Tematizzate la nuova situazione e menzionatene in egual misura sfide e opportunità. Chiarite le reciproche aspettative e segnalate che siete pronti al dialogo – tramite e-mail, telefono o video».

Yvonne Seitz-Strittmatter, specialista HR di AXA Svizzera
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