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Conduzione a distanza: 7 consigli per dirigere con successo in home office

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C’è voluto il coronavirus e la conseguente spinta alla digitalizzazione, ma ora l’home office è diventato la normalità, quasi come la spesa di ogni giorno. Team, sedi aziendali e modelli di lavoro virtuali con organizzazione decentrata non sono più tematiche futuristiche: sono il presente. E questo pone i dirigenti di fronte a sfide del tutto nuove. Ma niente paura: la conduzione a distanza funziona. È soltanto un po’ diversa.

Il nostro team di esperte ed esperti ha riassunto per voi quello che significa gestire personale a distanza e i consigli da seguire per riuscire a vincere le sfide che ne conseguono.

Che cosa significa conduzione a distanza?

A differenza della direzione in presenza, la conduzione a distanza si svolge esclusivamente senza contatto diretto, ma questo non significa che essa debba essere impersonale: al contrario! 

Naturalmente esistono anche forme miste, in cui la direzione in parte si avvale di dispositivi digitali e in parte prevede il contatto diretto: si tratta delle formule cosiddette «ibride», oggi molto apprezzate e ampiamente diffuse. La conduzione virtuale invece si svolge esclusivamente tramite dispositivi digitali, senza contatto personale diretto.

Molte formule di conduzione, un solo obiettivo

Numerose regole della direzione classica valgono anche per la conduzione a distanza, ma devono essere reinterpretate in ambito virtuale e applicate in maniera diversa. L’importante ad esempio è che il personale ottenga tutte le informazioni necessarie per svolgere le proprie attività. Inoltre, per un clima lavorativo sano, anche l’ambiente virtuale richiede la costruzione di relazioni di fiducia. Come vedete, in tempi di home office e virtual workspace i dirigenti si trovano ad affrontare nuove sfide. 

Quali sono le sfide della conduzione a distanza?

Trovare la giusta misura fra controllo e fiducia

Quanto devono essere sciolte le briglie? L’equilibrio fra controllo e fiducia è essenziale. Un eccessivo controllo da parte dei superiori può uccidere la motivazione, ma un atteggiamento eccessivamente «liberale» potrebbe creare insicurezza nei dipendenti. Parlatene apertamente nel team e trovate un buon equilibrio per voi e il personale. Comunque sia, tenete aperto il canale del dialogo. A maggior ragione a distanza e nello spazio virtuale.

Mantenere la visione d'insieme

In tempi di home office e tutto quanto ne consegue è diventato più difficile giudicare le prestazioni dei singoli membri del team, soprattutto quando si opera in collaborazione su progetti o incarichi. Accertatevi quindi di conoscere ruoli, compiti e scadenze di tutti i membri del team e di averli sempre sotto controllo. A questo riguardo si rivelano utili i tool di gestione progetti e i check-in periodici. 

Creare spazi per gli scambi interpersonali

In ambito digitale e a distanza le possibilità di scambio interpersonale, per il consolidamento delle relazioni, sono limitate. È abbastanza normale, non trovandosi a diretto contatto. Il classico parlare del più e del meno alla macchina del caffè, una battuta scherzosa in corridoio o un brainstorming spontaneo: tutto questo non c’è. In home office risultano praticamente impossibili anche le riunioni spontanee del team, che si potevano convocare in quattro e quattr’otto in ufficio. E questo non solo per motivi organizzativi: è probabile infatti che il team virtuale operi in diversi fusi orari.

La conduzione diventa in un certo senso un rapporto a distanza. E lo stesso dicasi della gestione delle relazioni con i dipendenti: non è impossibile, ma sicuramente più difficoltosa. Tutto questo si ripercuote anche sullo sviluppo e sulla fidelizzazione del personale; e non ultimo sulla sua soddisfazione. 

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Impostare la propria mentalità sulle esigenze dei team virtuali

Non tutti sono pronti a gestire la conduzione in home office: anche il ruolo del "dirigente a distanza" deve essere appreso, in particolare se il passaggio dalla gestione classica non risale a molto tempo prima. A tal riguardo l’importante è soprattutto prendere coscienza dei requisiti di questa funzione e sviluppare attivamente soluzioni per gestire la nuova situazione. Considerate la conduzione virtuale un compito che vi viene assegnato in quanto dirigenti e che desiderate svolgere egregiamente.

E come sempre vale la regola di conservare una mentalità aperta e affrontare le sfide con positività: considerate la conduzione a distanza come un’opportunità, per voi e per il team. 

7 consigli per la conduzione a distanza

1. Organizzate la vostra comunicazione nel modo più personale possibile

Che sia Teams, telefono o Slack, la collaborazione virtuale deve comunque conservare una nota di umanità. In questo modo rafforzerete la componente personale dello scambio digitale. Il vostro stile di conduzione può farsi rapidamente impersonale se non indovinate il tono giusto e se vi affidate soltanto al monitor. In particolare le mail e i messaggi in chat lasciano grande spazio all’interpretazione. Prendetevi quindi il tempo necessario per comunicare in modo possibilmente chiaro, positivo e rispettoso con il personale.

2. Create una solida base tecnica e garantite il flusso di informazioni

Un importante fattore di successo per i team virtuali è un’adeguata dotazione tecnica. Garantite che tutti i componenti dispongano della necessaria infrastruttura tecnica per svolgere i propri compiti e partecipare alla quotidianità dell’azienda. Per lo scambio e la comunicazione all’interno del team scegliete una o più piattaforme (es. Skype, Slack, Yammer, e-mail ecc.). Accertate che le vostre collaboratrici e i vostri collaboratori ricevano tutte le informazioni necessarie e siano abbonati ai canali di informazione pertinenti, come Intranet o newsletter interne. Un altro punto importante ai fini della conduzione virtuale è un sistema di archiviazione condiviso: assicurate che meeting e decisioni vengano verbalizzati e che i documenti siano archiviati in maniera accessibile a tutti.

3. Svolgete regolarmente colloqui individuali 

Svolgete regolarmente colloqui individuali con i membri del vostro team, almeno una volta a settimana. Raccogliete feedback ed eliminate le incertezze rispondendo direttamente a eventuali domande: questo crea fiducia e fornisce anche ai più riservati lo spazio per affrontare determinate tematiche. Tenete le antenne ben dritte e parlate con chi mostra ansie e insicurezze, offrendo il vostro sostegno.

4. Sensibilizzate in materia di cybersicurezza e protezione dati

Quando la comunicazione si sposta in ambito digitale aumenta il rischio della criminalità informatica e dell’abuso dei dati. Sensibilizzate quindi il vostro personale affinché possa riconoscere le mail di phishing e gli attacchi cibernetici, quindi indicate l’interlocutore giusto nei casi sospetti (es. il reparto IT della vostra azienda).

Assicuratevi che il personale garantisca la riservatezza dei documenti anche in modalità home office, ad esempio sottolineando che gli schermi possono essere condivisi solo se i documenti sensibili non sono visibili a tutti.

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5. Accertate che vi sia una chiara suddivisione dei compiti

Effettuate periodici scambi di opinione con tutto il team, ad esempio in occasione di meeting settimanali o check-in giornalieri. A tal riguardo occorre accertare che tutti conoscano e comprendano il proprio e l’altrui ruolo. Accertate che la distribuzione del lavoro sia equa e che tutti i compiti siano definiti e comunicati in modo chiaro.

6. Utilizzate la videotelefonia

Utilizzate le videoconferenze. Gestualità e mimica sono importanti per una valutazione del morale. Inoltre si può eliminare il rischio di equivoci superflui nella comunicazione.

7. Promuovete lo spirito di squadra

Informatevi regolarmente sul morale del team. Esistono fattori che determinano insoddisfazione e che voi, in quanto dirigenti, potreste migliorare? Solo sapendo le cose potrete attivarvi.

Promuovete l’interazione e la collaborazione nel team, ad esempio con tool digitali collaborativi come Miro. Chiarite che il team lavora insieme per un obiettivo e riepilogate periodicamente i risultati già ottenuti in comune. Incoraggiate il personale a prendersi il tempo per interagire a livello informale. Infine, le pause caffè collettive o un aperitivo per la squadra al venerdì, dopo una settimana di lavoro intenso, hanno la medesima importanza anche in ambito digitale. 

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Conclusioni: anche in digitale serve sangue freddo

C’è una buona notizia: la conduzione a distanza non è una situazione totalmente diversa, perché molte regole dell’attività dirigenziale valgono anche per home office e ambiente digitale. La cosa più importante è comunicare apertamente, in modo franco e regolare con il personale e creare le basi tecniche per riuscire a operare insieme. Questo crea fiducia e riduce al minimo le incertezze.

Cercate, ogniqualvolta possibile, di allentare la giornata di lavoro digitale con note personali e informali. E informatevi regolarmente sul benessere del team. Chiarite quali siano le vicendevoli aspettative e parlate delle sfide ma anche delle opportunità. Fate sapere alle vostre collaboratrici e ai vostri collaboratori che siete il loro punto di riferimento, tramite videoconferenza, e-mail o (come si faceva una volta) al telefono.

In questo modo la conduzione a distanza funzionerà esattamente come quella in presenza.

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