Éviter les défauts de paiement: comment assurer votre trésorerie

Pour éviter les défauts de paiement, il est important pour les entreprises de se protéger à temps. Nous vous donnons des conseils pour prévenir les défauts de paiement et vous prémunir contre les risques financiers importants, afin que vous puissiez dormir sereinement même avec des factures importantes.

Personne n’aime aborder la question des factures impayées, Les PME sont régulièrement confrontées à des défauts de paiement, même si la plupart des factures sont payées à temps. Aucune entreprise ne souhaite mettre ses partenaires commerciaux dans l’embarras, mais des mesures doivent être prises pour éviter les défauts de paiement. En effet, le risque que des marchandises aient déjà été livrées ou que des services aient déjà été fournis, mais que la contrepartie financière ne soit jamais versée est omniprésent et s’est accentué ces deux ou trois dernières années du fait de la situation économique difficile.

Nous nous sommes entretenus avec des spécialistes et des entreprises et vous indiquons comment réduire les risques de défauts de paiement et mettre en place une gestion efficace des recouvrements.

Un effet de levier dangereux: du défaut de paiement à la faillite

Un défaut de paiement peut très vite mettre une start-up ou une PME dans une situation délicate. Mais à partir de quand parle-t-on de défaut de paiement?

Paolo Larentis, responsable de vente Crédit et cautionnement chez AXA, explique: «Dans une conjoncture plus incertaine que jamais, l’insolvabilité de l’un de vos principaux clients peut avoir des conséquences dramatiques sur votre activité. Une faillite sur trois résulte d’un effet domino.»

Légalement, les fournisseurs et les clients sont des créanciers de troisième classe et ne sont donc pas indemnisés de façon prioritaire sur la masse de la faillite. Leurs prétentions passent par exemple après celles du personnel et de l’AVS. L’effet de levier qui s’applique est perfide: si la marge nette s’élève à 10%, il faut générer un chiffre d’affaires supplémentaire dix fois supérieur afin de compenser la perte due à un défaut de paiement. Quand on doit supporter un manque à gagner de 10 000 francs, il faut donc un chiffre d’affaires supplémentaire de 100 000 francs pour effacer les pertes. Et pour réaliser ce dernier, on s’expose logiquement à de nouveaux risques de défaut de paiement. C’est pourquoi des mesures appropriées telles que des examens de solvabilité, des relances et des procédures de rappel sont indispensables pour réduire le risque.

Cinq mesures contre les défauts de paiement

Afin de ne pas se retrouver dans une situation critique, il est essentiel de se prémunir suffisamment tôt. Vous pouvez prendre les cinq mesures suivantes pour protéger votre entreprise contre les défauts de paiement:

1. Documentation écrite
   Afin d’éviter les défauts de paiement, il est important de documenter par écrit toutes les transactions commerciales. Vous pourrez ainsi prouver que les données relatives aux produits ou aux services fournis sont exactes. En consignant tout par écrit, vous créez une base solide pour faire face à un défaut de paiement.
2. Attrait des paiements immédiats
   Essayez d’accroître la proportion de paiements immédiats. Par exemple, en proposant en priorité des procédures de paiement immédiat ou en accordant des rabais ou des escomptes en cas de règlement sans délai.
3. Examen de la solvabilité et saisie du comportement de paiement
   La réalisation d’un examen de solvabilité avant la conclusion du contrat est une mesure importante pour éviter les défauts de paiement. Enregistrez les comportements de paiement dans des profils de clients. Sur la base de l’examen de la solvabilité et du profil du client, vous pouvez, en cas de problème, prendre rapidement des mesures efficaces et surtout ciblées.
4. Gestion des recouvrements
   Afin d’optimiser la gestion des créances, il est déterminant de mettre en place un système de relance structuré. Dans un premier temps, il convient d’envoyer des rappels à intervalles réguliers pour réclamer les paiements en retard. Ici, il est important d’agir de manière systématique sans craindre d’engager des poursuites judiciaires en dernier recours, si des clientes et des clients ne paient pas malgré des rappels répétés. 
5. Mise au ban des incorrigibles
   Au lieu de vous engager dans des procédures de sommation fastidieuses, envisagez de vous séparer des mauvais payeurs dont les règlements ont mis particulièrement longtemps à vous parvenir ou sont arrivés à plusieurs reprises en retard.

Gestion des recouvrements: que faire en cas de retard de paiement?

Pour éviter les défauts de paiement, toute entreprise devrait mettre en place une gestion efficace des recouvrements. Même après un examen de solvabilité et la fourniture de la prestation, il peut arriver que des clientes et des clients soient en retard de paiement. 

Si une cliente ou un client ne règle pas une facture, vous devez réagir sans tarder. Car plus vous interviendrez rapidement, plus vite l’argent arrivera sur le compte de votre entreprise. Voici à quoi votre gestion des recouvrements pourrait ressembler:

1. Rappel de paiement: Contactez aimablement la cliente ou le client à ce sujet ou envoyez un rappel de paiement. Pour ce faire, tenez compte de la manière dont vous communiquez habituellement avec elle ou avec lui. Pourquoi ne pas l’appeler simplement au téléphone? Le contact sera plus personnel et cela accélérera les choses.
2. Procédure de relance: Si les relances et le ou les rappels de paiement ne servent à rien, vous pouvez passer à l’étape suivante et envoyer une sommation (n’oubliez pas les frais de sommation!). En fonction du délai d’attente que vous pouvez supporter et de la nature de votre relation avec la cliente ou le client, vous pouvez encore envoyer une ou deux lettres de sommation. N’oubliez pas de fixer des délais de paiement clairs dans toutes les relances et sommations écrites afin de ne laisser aucune marge d’interprétation et de renforcer le recours juridique. Autre mesure fréquemment utilisée et efficace, le blocage de livraison: interrompez simplement les livraisons jusqu’à réception du montant en souffrance.

Si vous avez déjà envoyé plusieurs rappels à votre cliente ou client sans obtenir le paiement du montant dû, deux possibilités s’offrent à vous: 

3. a) Poursuites: vous vous adressez directement à l’office des poursuites pour mettre la débitrice ou le débiteur aux poursuites. Si la facture impayée n’est toujours pas réglée après le commandement de payer ou si une opposition est formée, vous pouvez entamer des démarches juridiques: une procédure de conciliation et/ou judiciaire est alors engagée. 

Attention: si la personne ou l’entreprise mise aux poursuites est domiciliée à l’étranger, les choses se compliquent, car il est possible que la procédure doive se dérouler devant le tribunal étranger compétent. En pareil cas, demandez impérativement à bénéficier suffisamment tôt d’un conseil juridique afin d’éviter des frais élevés.

3. b) Procédure de recouvrement: vous mandatez une société de recouvrement qui entame pour vous une procédure dite de recouvrement contre la débitrice ou le débiteur. Dans un premier temps, la personne ou l’entreprise en défaut de paiement fait l’objet de poursuites. Si cela ne suffit pas, la société de recouvrement entame des démarches juridiques en concertation avec vous. La seule différence avec l’étape 3a est donc que vous confiez la procédure à un prestataire de services externe.

Un conseil: veillez à définir clairement les dates de paiement dans chaque lettre, de manière à ne laisser aucune place à l’interprétation.

Comment garantir sa trésorerie en tant que start-up ou PME?

Pour une start-up ou une PME, il est essentiel de garantir ses liquidités et d’éviter les défauts de paiement. Pour se protéger contre les défauts de paiement, il est possible de conclure une assurance spéciale ou de recourir au Factoring. C’est justement en période de crise, mais pas uniquement, que cette sécurité supplémentaire se révèle précieuse et permet aux dirigeantes et dirigeants d’entreprises de dormir sur leurs deux oreilles. Nous vous présentons deux possibilités de protéger votre entreprise contre les défauts de paiement:

L’assurance-crédit: la protection maximale contre les défauts de paiement

Si vous souhaitez une couverture non seulement pour certaines factures, mais pour l’ensemble des créances impayées, l’assurance crédit est une bonne option. Cela vaut notamment la peine si une grande partie de votre clientèle réside à l’étranger (dans un pays lointain) ou si vous y avez des filiales.

Autre avantage: une meilleure solvabilité

Les entreprises qui ont souscrit une assurance pour couvrir leurs créances impayées sont considérées comme plus solvables. Ainsi, vous bénéficiez généralement de conditions plus intéressantes lors de l’octroi d’un crédit.

Le paquet de prestations d’une assurance-crédit comprend notamment:

• La garantie d’indemnisation des paiements non réglés dans le délai de facturation
• Le traitement de la gestion des créances
• L’examen de la solvabilité des nouvelles clientes et des nouveaux clients ainsi que le contrôle de la solvabilité du portefeuille de clients

L’affacturage: une solution très pratique pour déléguer la gestion des créances

L’affacturage est une option idéale si vous ne souhaitez pas vous occuper des créances impayées de vos clientes et clients. Vous confiez cette tâche à un prestataire de services d’affacturage qui vous verse immédiatement le montant impayé (ou, en règle générale, 90% de ce montant), mais qui, en contrepartie, vous facture bien entendu des frais. La société d’affacturage s’occupe ensuite de recouvrer la créance auprès de la cliente ou du client final.

Remarque: selon le prestataire, il se peut que ce dernier vous refasse payer le montant versé en cas de défaut de paiement. Vérifiez donc les détails du contrat si vous faites appel à une société d’affacturage.

L’affacturage est particulièrement pratique pour vous si la solvabilité de votre clientèle est bonne, si votre entreprise est financièrement saine et si vous souhaitez externaliser les tâches administratives.

Assurance-crédit ou affacturage: quelle solution pour mon entreprise?

Le meilleur moyen pour votre entreprise de prévenir les défauts de paiement dépend de différents facteurs. Vous trouverez dans notre tableau les critères déterminants pour faire votre choix.

Couvrir le risque de défaut de paiement

Les entreprises sont de moins en moins disposées à assumer elles-mêmes le risque de défaut de paiement et n’ont pas non plus envie de s’occuper de la vérification de la solvabilité, de la gestion des créances, etc. Deux clients d’AXA racontent comment ils profitent concrètement des avantages d’une couverture d’assurance dans leurs activités quotidiennes.

Fini la peur des impayés et le stress lié aux procédures de recouvrement.

«Ces deux dernières années, nous avons eu nettement plus de clients qui ne pouvaient plus régler leurs factures, faute de liquidités», affirme Pascal Fellay, CFO de Cremo SA. La deuxième entreprise de transformation du lait en Suisse livre non seulement des détaillants, mais aussi des restaurateurs et des hôteliers.

Il y a plus de vingt ans, Cremo SA a souscrit une assurance-crédit qui prend en charge le recouvrement des factures qui n’ont pas été réglées après expiration du délai de paiement. En d’autres termes, l’assureur rappelle aimablement au mauvais payeur de régler la facture puis, si nécessaire, engage des poursuites. Il représente alors les intérêts de l’entreprise dans la procédure juridique, ce que Pascal Fellay apprécie: «C’est très pratique, car nous pouvons nous décharger entièrement du traitement du cas.» 

L’entreprise définit le moment auquel la procédure doit être engagée envers le client en retard de paiement. Et si un défaut de paiement ne peut être évité, l’assurance-crédit d’AXA rembourse la facture impayée. «Nous ne pouvons pas imaginer supporter ce risque nous-mêmes. La faillite d’un partenaire important pourrait entraîner une perte qui menacerait notre entreprise», explique le responsable financier.

Conserver une vue d’ensemble de la solvabilité de la clientèle

Une assurance-crédit n’intervient pas seulement en cas de difficultés, elle a aussi un effet préventif. L’assureur contrôle en permanence la solvabilité de la clientèle, faisant ainsi gagner beaucoup de temps aux entreprises. «Lorsqu’AXA baisse la note de solvabilité d’une entreprise, nous sommes alertés et pouvons agir sans délai. Si elle la relève, nous sommes soulagés et pouvons dormir tranquilles», affirme P. Fellay.

Roland Schwyter, responsable Back-office de PVA AG, abonde dans son sens. L’entreprise, qui vend des revêtements de sol, des portes et des matériaux en bois, possède depuis longtemps une assurance-crédit. «Nous en avons déjà tiré profit à maintes reprises, car nous avons été informés à temps des difficultés financières de partenaires commerciaux.» Un service utile pour cette société dont le volume de clientèle est considérable. «Sans assurance-crédit, le suivi des débiteurs serait beaucoup plus fastidieux», précise R. Schwyter.

Le contrôle de la solvabilité n’a toutefois pas empêché certains défauts de paiement, explique Roland Schwyter. Et il cite le cas d’un charpentier qui a soudainement déposé son bilan alors qu’il avait toujours été solvable jusque-là. «C’est arrivé par surprise, sans signe annonciateur.» Grâce à son assurance-crédit, PVA AG s’est en sortie indemne. «Nous avons la chance de compter une clientèle nombreuse et fiable. Mais comme partout, il y a des exceptions.» Hors de question donc pour cette entreprise de supporter ce risque elle-même. La construction de maisons et de complexes immobiliers implique souvent l’immobilisation de nombreux capitaux, que PVA AG ne peut ni ne veut mettre en jeu.