Management et finances

Éviter les défauts de paiement: comment assurer votre trésorerie

Photo: Marco Vara
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Une entreprise voit sa trésorerie menacée dès lors que des partenaires commerciaux importants cessent de payer leurs factures. Nous vous donnons des conseils pour prévenir les défauts de paiement et vous protéger contre les principaux risques financiers. Vous dormirez ainsi l’esprit tranquille, même lorsque les factures atteignent des montants importants.

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    Mon Entreprise

    (Texte original paru dans Mon Entreprise, le magazine de la clientèle PME d’AXA Suisse)

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Personne n’aime aborder la question des factures impayées, et encore moins mettre ses partenaires commerciaux dans l’embarras. Même si la plupart des factures sont réglées à temps, chaque PME a déjà connu des cas moins favorables. Le risque que la contre-prestation pécuniaire ne soit jamais versée pour des marchandises déjà livrées ou des prestations déjà fournies est toujours présent, et il s’est même accentué en raison des difficultés économiques observées ces deux à trois dernières années. 

Nous nous sommes entretenus avec des spécialistes et des entreprises et vous indiquons comment réduire les risques de défauts de paiement et mettre en place une gestion efficace des recouvrements.

Un effet de levier dangereux: du défaut de paiement à la faillite

Un défaut de paiement peut très vite mettre une start-up ou une PME dans une situation délicate. Mais à partir de quand parle-t-on de défaut de paiement?

Qu’est-ce qu’un défaut de paiement?

On parle de défaut de paiement lorsqu’un paiement convenu n’est pas effectué et qu’il ne peut plus être recouvré en raison de l’insolvabilité de la débitrice ou du débiteur.

Paolo Larentis, responsable de vente Crédit et cautionnement chez AXA, explique: «Dans une conjoncture plus incertaine que jamais, l’insolvabilité de l’un de vos principaux clients peut avoir des conséquences dramatiques sur votre activité. Une faillite sur trois résulte d’un effet domino.»

Légalement, les fournisseurs et les clients sont des créanciers de troisième classe et ne sont donc pas indemnisés de façon prioritaire sur la masse de la faillite. Leurs prétentions passent par exemple après celles du personnel et de l’AVS. L’effet de levier qui s’applique est perfide: si la marge nette s’élève à 10%, il faut générer un chiffre d’affaires supplémentaire dix fois supérieur afin de compenser la perte due à un défaut de paiement. Quand on doit supporter un manque à gagner de 10 000 francs, il faut donc un chiffre d’affaires supplémentaire de 100 000 francs pour effacer les pertes. Et pour réaliser ce dernier, on s’expose logiquement à de nouveaux risques de défaut de paiement.

Cinq mesures contre les défauts de paiement

Afin de ne pas se retrouver dans une situation critique, il est essentiel de se prémunir suffisamment tôt. Vous pouvez prendre les cinq mesures suivantes pour protéger votre entreprise contre les défauts de paiement:

  1. Documentation écrite
    Documentez toujours par écrit toutes les opérations commerciales. En cas de doute, vous aurez ainsi une trace des produits livrés ou des prestations fournies, avec des informations détaillées.
  2. Attrait des paiements immédiats
    Essayez d’accroître la proportion de paiements immédiats. Par exemple, en proposant en priorité des procédures de paiement immédiat ou en accordant des rabais ou des escomptes en cas de règlement sans délai.
  3. Contrôle de la solvabilité et du comportement de paiement
    Vérifiez la solvabilité de vos clientes et clients avant toute conclusion de contrat (ou faites-la vérifier). Enregistrez les comportements de paiement dans des profils de clients. En cas de problème, vous serez ainsi à même de prendre rapidement des mesures efficaces et ciblées.
  4. Gestion des recouvrements
    Mettez en place un système de sommation structuré. En dernier recours, n’hésitez pas à engager des mesures judiciaires contre une cliente ou un client.
  5. Mise au ban des incorrigibles
    N’hésitez pas à vous séparer d’une cliente ou d’un client qui diffère ses paiements régulièrement ou sur de longues périodes. 
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    La solvabilité en ligne de mire

    Nous contrôlons et surveillons la solvabilité de votre clientèle dans le monde entier et vous avertissons à temps si la situation financière d’une cliente ou d’un client devait se dégrader.

    Vers l’assurance-crédit

Gestion des recouvrements: que faire en cas de retard de paiement?

Si une cliente ou un client ne règle pas une facture, vous devez réagir sans tarder. Car plus vous interviendrez rapidement, plus vite l’argent arrivera sur le compte de votre entreprise. Voici à quoi votre gestion des recouvrements pourrait ressembler:

  1. Rappel de paiement: Contactez aimablement la cliente ou le client à ce sujet ou envoyez un rappel de paiement. Pour ce faire, tenez compte de la manière dont vous communiquez habituellement avec elle ou avec lui. Pourquoi ne pas l’appeler simplement au téléphone? Le contact sera plus personnel et cela accélérera les choses.
  2. Procédure de relance: Si les relances et le ou les rappels de paiement ne servent à rien, vous pouvez passer à l’étape suivante et envoyer une sommation (n’oubliez pas les frais de sommation!). En fonction du délai d’attente que vous pouvez supporter et de la nature de votre relation avec la cliente ou le client, vous pouvez encore envoyer une ou deux lettres de sommation. Autre mesure fréquemment utilisée et efficace, le blocage de livraison: interrompez simplement les livraisons jusqu’à réception du montant en souffrance.

Quand envoyer une sommation?

Qu’il s’agisse d’un particulier ou d’une entreprise, d’un point de vue légal, vous ne devez envoyer une sommation à vos clientes et clients que si la facture ne mentionne pas de date de paiement précise, mais un délai (p. ex. «dans les 30 jours à compter de la réception de la facture»). Si une date de paiement précise est indiquée (p. ex. «paiement au 26.02.2023»), la personne ou l’entreprise concernée est en retard de paiement après cette date, même sans rappel. Afin de préserver de bonnes relations avec votre clientèle, nous vous conseillons toutefois, même en pareil cas, d’envoyer d’abord un rappel de paiement et de ne pas engager immédiatement des poursuites. De plus, le respect d’un délai de paiement de 30 jours n’est pas prescrit par la loi. Un délai de dix jours par exemple est aussi suffisant. Si vos capacités de trésorerie le permettent, vous pouvez aussi vous distinguer de la concurrence en accordant un délai de paiement plus long.

Si vous avez déjà envoyé plusieurs rappels à votre cliente ou client sans obtenir le paiement du montant dû, deux possibilités s’offrent à vous: 

3. a) Poursuites: vous vous adressez directement à l’office des poursuites pour mettre la débitrice ou le débiteur aux poursuites. Si la facture impayée n’est toujours pas réglée après le commandement de payer ou si une opposition est formée, vous pouvez entamer des démarches juridiques: une procédure de conciliation et/ou judiciaire est alors engagée. 

Attention: si la personne ou l’entreprise mise aux poursuites est domiciliée à l’étranger, les choses se compliquent, car il est possible que la procédure doive se dérouler devant le tribunal étranger compétent. En pareil cas, demandez impérativement à bénéficier suffisamment tôt d’un conseil juridique afin d’éviter des frais élevés.

3. b) Procédure de recouvrement: vous mandatez une société de recouvrement qui entame pour vous une procédure dite de recouvrement contre la débitrice ou le débiteur. Dans un premier temps, la personne ou l’entreprise en défaut de paiement fait l’objet de poursuites. Si cela ne suffit pas, la société de recouvrement entame des démarches juridiques en concertation avec vous. La seule différence avec l’étape 3a est donc que vous confiez la procédure à un prestataire de services externe.

Un conseil: veillez à définir clairement les dates de paiement dans chaque lettre, de manière à ne laisser aucune place à l’interprétation.

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    Les procédures de rappel et de poursuite vous ennuient?

    Dans le cadre de la couverture complémentaire «Protection juridique pour le recouvrement», nous prenons en charge pour vous les rappels et les procédures de poursuite, qui coûtent souvent du temps et de l’argent.

    Vers la protection juridique pour les entreprises

Comment garantir sa trésorerie en tant que start-up ou PME?

L’assurance ou l’affacturage constituent des solutions intéressantes pour les entreprises qui souhaitent non seulement réduire les risques, mais aussi ne plus les assumer. C’est justement en période de crise, mais pas uniquement, que cette sécurité supplémentaire se révèle précieuse et permet aux dirigeantes et dirigeants d’entreprises de dormir sur leurs deux oreilles. Nous vous présentons deux possibilités de protéger votre entreprise contre les défauts de paiement:

L’assurance-crédit: la protection maximale contre les défauts de paiement

Si vous souhaitez une couverture non seulement pour certaines factures, mais pour l’ensemble des créances impayées, l’assurance crédit est une bonne option. Cela vaut notamment la peine si une grande partie de votre clientèle réside à l’étranger (dans un pays lointain) ou si vous y avez des filiales.

Autre avantage: une meilleure solvabilité

Les entreprises qui ont souscrit une assurance pour couvrir leurs créances impayées sont considérées comme plus solvables. Ainsi, vous bénéficiez généralement de conditions plus intéressantes lors de l’octroi d’un crédit.

Le paquet de prestations d’une assurance-crédit comprend notamment:

  • La garantie d’indemnisation des paiements non réglés dans le délai de facturation
  • Le traitement de la gestion des créances
  • L’examen de la solvabilité des nouvelles clientes et des nouveaux clients ainsi que le contrôle de la solvabilité du portefeuille de clients

L’affacturage: une solution très pratique pour déléguer la gestion des créances

L’affacturage est une option idéale si vous ne souhaitez pas vous occuper des créances impayées de vos clientes et clients. Vous confiez cette tâche à un prestataire de services d’affacturage qui vous verse immédiatement le montant impayé (ou, en règle générale, 90% de ce montant), mais qui, en contrepartie, vous facture bien entendu des frais. La société d’affacturage s’occupe ensuite de recouvrer la créance auprès de la cliente ou du client final.

Remarque: selon le prestataire, il se peut que ce dernier vous refasse payer le montant versé en cas de défaut de paiement. Vérifiez donc les détails du contrat si vous faites appel à une société d’affacturage.

L’affacturage est particulièrement pratique pour vous si la solvabilité de votre clientèle est bonne, si votre entreprise est financièrement saine et si vous souhaitez externaliser les tâches administratives.

Assurance-crédit ou affacturage: quelle solution pour mon entreprise?

Le meilleur moyen pour votre entreprise de prévenir les défauts de paiement dépend de différents facteurs. Vous trouverez dans notre tableau les critères déterminants pour faire votre choix.

Les principales différences entre l’assurance-crédit et l’affacturage vous sont présentées en fonction des paramètres suivants: qui peut utiliser la solution, ce qui doit être payé, ce qui est couvert, quand on reçoit de l’argent et à quelles entreprises la solution est destinée.

Couvrir le risque de défaut de paiement

Les entreprises sont de moins en moins disposées à assumer elles-mêmes le risque de défaut de paiement et n’ont pas non plus envie de s’occuper de la vérification de la solvabilité, de la gestion des créances, etc. Deux clients d’AXA racontent comment ils profitent concrètement des avantages d’une couverture d’assurance dans leurs activités quotidiennes.

Fini la peur des impayés et le stress lié aux procédures de recouvrement.

«Ces deux dernières années, nous avons eu nettement plus de clients qui ne pouvaient plus régler leurs factures, faute de liquidités», affirme Pascal Fellay, CFO de Cremo SA. La deuxième entreprise de transformation du lait en Suisse livre non seulement des détaillants, mais aussi des restaurateurs et des hôteliers.

Il y a plus de vingt ans, Cremo SA a souscrit une assurance-crédit qui prend en charge le recouvrement des factures qui n’ont pas été réglées après expiration du délai de paiement. En d’autres termes, l’assureur rappelle aimablement au mauvais payeur de régler la facture puis, si nécessaire, engage des poursuites. Il représente alors les intérêts de l’entreprise dans la procédure juridique, ce que Pascal Fellay apprécie: «C’est très pratique, car nous pouvons nous décharger entièrement du traitement du cas.» 

L’entreprise définit le moment auquel la procédure doit être engagée envers le client en retard de paiement. Et si un défaut de paiement ne peut être évité, l’assurance-crédit d’AXA rembourse la facture impayée. «Nous ne pouvons pas imaginer supporter ce risque nous-mêmes. La faillite d’un partenaire important pourrait entraîner une perte qui menacerait notre entreprise», explique le responsable financier.

Ces deux dernières années, nous avons eu nettement plus de clients qui ne pouvaient plus régler leurs factures, faute de liquidités.

Pascal Fellay, CFO de Cremo SA

Cremo SA

Le deuxième producteur de produits laitiers en Suisse transforme du lait en provenance de Suisse romande et du canton de Berne en beurre, fromage, crème, yaourt ou lait en poudre. L’entreprise, dont le siège est à Villars-sur-Glâne, emploie environ 800 collaborateurs. Organisée en société anonyme depuis 1927, elle n’est pas cotée en bourse.

cremo.ch

Conserver une vue d’ensemble de la solvabilité de la clientèle

Une assurance-crédit n’intervient pas seulement en cas de difficultés, elle a aussi un effet préventif. L’assureur contrôle en permanence la solvabilité de la clientèle, faisant ainsi gagner beaucoup de temps aux entreprises. «Lorsqu’AXA baisse la note de solvabilité d’une entreprise, nous sommes alertés et pouvons agir sans délai. Si elle la relève, nous sommes soulagés et pouvons dormir tranquilles», affirme P. Fellay.

Roland Schwyter, responsable Back-office de PVA AG, abonde dans son sens. L’entreprise, qui vend des revêtements de sol, des portes et des matériaux en bois, possède depuis longtemps une assurance-crédit. «Nous en avons déjà tiré profit à maintes reprises, car nous avons été informés à temps des difficultés financières de partenaires commerciaux.» Un service utile pour cette société dont le volume de clientèle est considérable. «Sans assurance-crédit, le suivi des débiteurs serait beaucoup plus fastidieux», précise R. Schwyter.

Les défauts de paiement inattendus chez PVA AG ne lui sont pas inconnus: Roland Schwyter, responsable Back-office de PVA AG.

Le contrôle de la solvabilité n’a toutefois pas empêché certains défauts de paiement, explique Roland Schwyter. Et il cite le cas d’un charpentier qui a soudainement déposé son bilan alors qu’il avait toujours été solvable jusque-là. «C’est arrivé par surprise, sans signe annonciateur.» Grâce à son assurance-crédit, PVA AG s’est en sortie indemne. «Nous avons la chance de compter une clientèle nombreuse et fiable. Mais comme partout, il y a des exceptions.» Hors de question donc pour cette entreprise de supporter ce risque elle-même. La construction de maisons et de complexes immobiliers implique souvent l’immobilisation de nombreux capitaux, que PVA AG ne peut ni ne veut mettre en jeu.

PVA AG

L’entreprise familiale, dont le siège est à Altendorf SZ, vend des revêtements de sol, des portes et des matériaux en bois, et fournit des entreprises de la filière du bois dans la région du lac de Zurich, en Suisse centrale et orientale, ainsi que des détaillants spécialisés dans toute la Suisse. Depuis sa fondation en 1954, PVA AG est devenue une PME innovante qui, avec sa filiale GUIGNARD Parquets SA, emploie quelque 80 collaborateurs.

pva.ch

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