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Lavoro in home office: quali sono i diritti e i doveri del lavoratore?

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Chi si fa carico delle spese di elettricità, WLAN o materiale di cancelleria se il datore di lavoro vi colloca in home office? Posso detrarre dalle tasse la postazione di lavoro che ho creato sul tavolo della cucina? Il lavoro in home office solleva numerose questioni assicurative e di diritto del lavoro.  

Gli esperti assicurativi di AXA e i giuristi di AXA-ARAG rispondono alle principali domande sul telelavoro.

Lavoro da casa con il computer portatile dell'azienda, ma utilizzo un secondo schermo di mia proprietà. Ho diritto a un’indennità?

I costi derivanti dalla libera scelta del telelavoro da parte del lavoratore sono a carico di quest’ultimo, ma nella situazione attuale si tratta perlopiù di una modalità di lavoro imposta dal datore di lavoro. In questi casi, se il collaboratore utilizza dispositivi o materiale di sua proprietà per svolgere il lavoro a casa ha diritto a un’indennità adeguata, salvo accordi di segno contrario. Il datore di lavoro non è però tenuto a sostenere i costi di un secondo schermo che il collaboratore utilizza di sua spontanea volontà se invece questi può lavorare anche solo con il computer portatile.

Il datore di lavoro deve fornirmi anche il materiale di cancelleria o versarmi un’indennità se mi procuro autonomamente carta e penna?

Si, il datore di lavoro deve rimborsare in maniera adeguata anche queste spese, se necessarie, o deve fornire il materiale al collaboratore. 

Lavorando in home office i miei consumi elettrici sono lievitati. Posso chiedere al datore di lavoro di contribuire, in proporzione, alle spese di energia elettrica?

Sì, il datore di lavoro deve contribuire anche all’aumento delle spese di elettricità, sempre che il telelavoro non sia frutto di una libera scelta del lavoratore.

Posso detrarre dalle tasse la postazione di lavoro che ho creato sul tavolo della cucina?

Se tale modalità di lavoro è solo temporanea, non è possibile. Per poter detrarre dalle imposte, ad esempio, parte del canone di affitto per uno studio privato occorre soddisfare criteri rigorosi.

A casa il VPN mi crea sempre enormi problemi e spesso anche per più di un’ora non riesco a lavorare. Per questo motivo sono tenuto a fare ore supplementari non retribuite?

No. Il datore di lavoro deve assumersi gli eventuali rischi (obbligo di continuare a versare il salario, pagamento delle ore supplementari) derivanti da guasti legati all’home office, ad esempio interruzioni di corrente o problemi di collegamento a Internet, di cui il collaboratore non può essere ritenuto responsabile. 

Ho l’obbligo di registrare le ore di lavoro prestate anche se sono in home office?

Sì, anche in home office vanno rispettate le disposizioni di diritto del lavoro, come gli orari di lavoro e di riposo. Ai sensi della legge sul lavoro vige inoltre l’obbligo di documentare le ore di lavoro prestate in home office, a meno che non esista una regolamentazione che prevede una modalità semplificata della registrazione delle ore di lavoro prestate o un'esplicita rinuncia a quest’ultima.

Chi si deve fare carico delle spese di riparazione, se ad es. non funziona più la WLAN, di cui però ho bisogno per lavorare da casa?

Di regola, le spese di riparazione della W-LAN sono a carico del dipendente.

Per svolgere il mio lavoro da casa uso schermo e stampante personali. Chi paga se questi dispositivi si rompono?

In caso di danneggiamento di dispostivi privati le spese sono a carico del dipendente, anche se ne fa un uso professionale.

Mentre stavo lavorando nel parco ho lasciato per un attimo incustodito  il mio laptop aziendale che è stato rubato insieme al mio cellulare privato e al portafoglio. Quale assicurazione paga i danni?

Nessuna assicurazione copre il furto del laptop: il danno non è coperto né dalla responsabilità civile privata (esclusione B5.6 CGA) né dalla mobilia domestica (uso non privato). L’assicurazione di cose per imprese normalmente esclude il furto semplice.

Il furto semplice di cellulare e portafoglio sono invece coperti dall’assicurazione della mobilia domestica (se stipulata). In questo caso però il denaro contante è escluso.

Durante un furto con scasso in casa mia, i ladri hanno messo a soqquadro la mia postazione di home office e rubato tutti i dispositivi aziendali. Chi se ne fa carico?

Nella maggior parte dei casi l’assicurazione di cose per imprese del datore di lavoro dovrebbe coprire i dispositivi di lavoro rubati. Attraverso l’assicurazione della mobilia domestica non sussiste alcuna copertura assicurativa per i dispositivi del datore di lavoro, poiché si tratta di strumenti di lavoro. Le cose in proprietà privata, danneggiate o rubate, sono invece assicurate.

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Durante la quarantena ho acquistato delle mascherine su Internet, che però non mi sono ancora arrivate. Come posso difendermi se sono incappato in un fake shop? 

Chi incappa nei fake shop perlopiù deve avere nervi saldi e molto tempo a disposizione. È sempre più difficile individuarli perché sono via via più abili nel raggirare i clienti. Occorre verificare sistematicamente l’URL per sincerarsi che non contenga lettere invertite, ad esempio mircosoft.com invece di microsoft.com. Bisogna inoltre controllare che lo shop online disponga di note legali e leggere attentamente le clausole scritte in piccolo, le CG. In linea di massima, è meglio tenersi alla larga dalle offerte troppo vantaggiose, perché il rischio che si tratti di un fake shop o di merci contraffatte è elevato.

Durante l’emergenza coronavirus si sono moltiplicati gli avvertimenti relativi al phishing. Che cosa può accadere nella peggiore delle ipotesi?

Se si apre un’e-mail fasulla, in genere non succede niente. Se invece si clicca sul link contenuto in un’e-mail di phishing e si inseriscono i propri dati, i cybercriminali hanno raggiunto il loro scopo. Per andare sul sicuro, se ad esempio arriva una mail sospetta, non si dovrebbe accedere al sito tramite il link contenuto nel messaggio, ma inserire manualmente l’URL nella riga dell’indirizzo.  

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Quando sono in home office, il datore di lavoro è autorizzato a controllare con un apposito software o altri dispositivi se lavoro costantemente?

L’impiego di sistemi di controllo che hanno come unico scopo la sorveglianza dei collaboratori che svolgono il proprio lavoro non è consentito né in azienda né in modalità telelavoro.  Pertanto la presenza sul posto di lavoro privato non può essere costantemente verificata e monitorata. Sempre che il collaboratore venga informato prima, è consentita un’idonea sorveglianza della sicurezza o un controllo della produttività lavorativa nel rispetto del principio di proporzionalità.

Nella modalità home office ho molte più distrazioni, dovute, ad esempio, alla presenza di figli o conviventi, e sono quindi meno efficiente. Sono tenuto a fare ore supplementari?

In linea di massima anche in modalità telelavoro deve essere garantita la possibilità di lavorare senza essere disturbati. Le attività che non vengono svolte per il datore di lavoro (occuparsi, ad esempio, dei figli) non possono essere conteggiate nelle ore di lavoro prestate.

Un consiglio: attualmente, a causa della chiusura delle scuole, molti genitori devono conciliare didattica a distanza e home office. Un’eventuale limitazione parziale o totale dell’attività lavorativa a causa dell’accudimento dei figli va discussa con il datore di lavoro.

Poiché ho problemi alla schiena per l’home office ho dovuto acquistare una scrivania che mi consenta di lavorare in piedi e una sedia speciale. Posso addebitare i relativi costi al datore di lavoro?

La situazione va valutata caso per caso. Chi lavora a lungo termine in modalità home office deve prestare maggiore attenzione ad allestire una postazione di lavoro ergonomica anche a casa.

Poiché il datore di lavoro non può effettuare controlli al domicilio del collaboratore, si fa appello alla responsabilità individuale. Qualora sia necessario comprare un’apposita mobilia perché a casa la postazione di lavoro non rispetta le disposizioni vigenti in materia di tutela della salute, soprattutto per un utilizzo intensivo e prolungato, il datore dovrebbe partecipare ai costi. L’azienda non è però tenuta a predisporre l’ufficio ideale a casa di ogni lavoratore.

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