Insoddisfatti del certificato di lavoro? Ecco i vostri diritti
I certificati di lavoro ci accompagnano per tutta la vita professionale, sono importanti per la carriera e pertanto, in numerosi casi, sono motivo di controversie legali. Formulazioni negative, descrizioni errate delle prestazioni, mancanza di apprezzamento: Nel diritto del lavoro le controversie relative al certificato di lavoro sono tra i casi più frequenti in cui dipendenti e datori di lavoro si incontrano in tribunale.
Sussiste un diritto legale a un certificato di lavoro?
Ai sensi dell’art. 330a del Codice svizzero delle obbligazioni (CO), i lavoratori hanno diritto in qualsiasi momento a un certificato di lavoro. Tale diritto vale sia durante il rapporto di lavoro sotto forma di certificato intermedio, sia dopo la conclusione dello stesso con un certificato finale.
I dipendenti possono scegliere tra due varianti: un certificato di lavoro qualificato, il cosiddetto certificato completo, che valuta anche le prestazioni e il comportamento, oppure un attestato di lavoro limitato alla natura e alla durata del rapporto di lavoro.
Esiste inoltre l’attestato di tirocinio rilasciato all’apprendista al termine della formazione professionale di base. Contiene almeno indicazioni sull’attività appresa e sulla durata della formazione.
Il diritto a un certificato di lavoro qualificato sussiste indipendentemente dal motivo della cessazione del rapporto di lavoro. Su richiesta, il certificato può essere limitato a un attestato di lavoro neutro, senza indicazioni sulla condotta o sul motivo del licenziamento. Se un rapporto di lavoro termina durante il periodo di prova, nella prassi è spesso sufficiente un semplice attestato di lavoro.
Quali contenuti devono contenere un certificato di lavoro?
Un certificato di lavoro qualificato (certificato completo) deve contenere le seguenti informazioni:
- identità del dipendente (nome completo, eventuale data di nascita) e del datore di lavoro (nome e sede)
- Dati riguardanti il rapporto di lavoro: inizio e fine del rapporto di lavoro, grado di occupazione (p. es. tempo parziale), reparto e collocazione gerarchica
- Attività e funzioni: elenco dettagliato delle mansioni, delle responsabilità, delle funzioni rilevanti ed eventualmente dell’andamento temporale (ad es. promozioni o cambiamento del posto di lavoro all’interno dell’azienda)
- Indicazione relativa alle prestazioni: valutazione significativa di qualità del lavoro, efficienza, impegno, competenza specialistica, resistenza e spirito d’iniziativa
- Valutazione del comportamento: valutazione del comportamento nei confronti di superiori, colleghi e partner esterni e clientela
- Motivo del certificato (facoltativo): nei certificati intermedi, nella maggior parte dei casi «su richiesta del collaboratore», nei certificati finali è possibile indicare il motivo dell’uscita
- Formula conclusiva (non obbligatoria, ma consueta): Ringraziamento per il lavoro svolto, dispiacere per l’uscita e auguri per il futuro
Significato della descrizione dei risultati
Una componente fondamentale del certificato di lavoro è la descrizione delle prestazioni. Fornisce informazioni sulla qualità del lavoro, l’impegno e le competenze del dipendente. Questa valutazione è particolarmente rilevante per i futuri datori di lavoro, poiché influisce direttamente sul loro processo decisionale nell’ambito del processo di candidatura.
La descrizione della prestazione deve essere chiara, concreta e completa. I requisiti di dettaglio variano a seconda della durata del rapporto di lavoro. In caso di rapporti di lavoro pluriennali, dal punto di vista giuridico una dichiarazione concisa non è sufficiente. La valutazione deve riguardare tutti gli ambiti di attività rilevanti, ad esempio anche responsabilità di conduzione o attività di progetto.
Se sono stati svolti più ambiti di attività, è usuale valutarli singolarmente e formulare in aggiunta una valutazione complessiva riepilogativa.
Non sussiste tuttavia alcun diritto a un’ottima valutazione. Il certificato deve corrispondere a verità e riportare in modo oggettivo le prestazioni, in funzione della funzione, del settore e delle aspettative aziendali. Chi non è soddisfatto di una valutazione deve poter dimostrare che una valutazione migliore sarebbe giustificata. In questi casi certificati intermedi o precedenti valutazioni della persona in questione possono servire come mezzi probatori.
Menzione del motivo dell’uscita e formula conclusiva nel certificato
In linea di massima è il dipendente a decidere se indicare nel certificato che il rapporto di lavoro è terminato su sua richiesta. Su richiesta, il datore di lavoro deve indicare questo motivo. In caso contrario si può avere l’impressione che il rapporto di lavoro sia stato risolto dal datore di lavoro.
Tuttavia, il motivo dell’uscita può essere menzionato anche contro la volontà del lavoratore, qualora in caso contrario susciterebbe un’impressione oggettivamente errata, ad esempio in caso di grave comportamento scorretto. Le formulazioni conclusive con ringraziamenti, rammarico e auguri sono invece facoltative. Non sussiste alcun diritto legale a questa nota personale.
Contenuti e argomenti non consentiti in un certificato di lavoro
- Appartenenza e attività politica
- Indicazioni su un divieto di concorrenza
- Orientamento sessuale
- Informazioni sulla vita privata
- Valori personali e credo religioso
- Situazione finanziaria o familiare
- Comportamento nel tempo libero e hobby
- Relazioni, private e in azienda
- Diagnosi mediche o ipotesi in tal senso
Termine per la rettifica di un certificato di lavoro
In linea di massima i dipendenti hanno dieci anni di tempo per emettere o far modificare un certificato di lavoro. Questo termine di prescrizione legale inizia con un certificato finale al termine del rapporto di lavoro.
Certificato di lavoro redatto autonomamente – cosa è consentito?
In linea generale il rilascio del certificato è un obbligo che la legge assegna al datore di lavoro. Il dipendente non ha quindi alcun diritto di redigere direttamente il proprio certificato, né il datore di lavoro può obbligarlo a scriverlo di proprio pugno.
È tuttavia possibile ricorrere a soluzioni consensuali, ad esempio redigendo autonomamente il certificato e firmandolo dal datore di lavoro. A tal riguardo occorre osservare che il datore è soggetto all’obbligo di veridicità e, in caso di emissione di un certificato falso, potrebbe essere chiamato a risponderne in sede civile e penale.
Nella prassi accade spesso che i dipendenti mettano a disposizione dei loro superiori una bozza, soprattutto nel caso di aziende internazionali o quando si redige un certificato di lavoro in inglese. Anche in questo caso vale la regola: la responsabilità per i contenuti resta in capo al datore di lavoro.
Certificato di lavoro tra benevolenza e verità
Il certificato di lavoro ha lo scopo di promuovere il futuro professionale del lavoratore e facilitare l’accesso a nuovi posti di lavoro. Per questo motivo, la legge prescrive che il certificato sia formulato in modo benevolo.
Ma la benevolenza finisce là dove inizia l’obbligo di verità. Lo scopo principale di un certificato di lavoro consiste nel fornire ai potenziali nuovi datori di lavoro un quadro veritiero e pertinente. Le affermazioni veritiere ma negative possono – e devono – essere menzionate se sono essenziali per la valutazione complessiva. Tali fatti devono tuttavia essere presentati in modo rispettoso e oggettivo. Gli episodi di lieve entità e irrilevanti non devono invece trovare posto nel certificato.
Come devo comportarmi se il certificato di lavoro non è esatto?
Se non siete d’accordo con il contenuto dell’attestato di lavoro, dovreste prima parlarne con il datore di lavoro. Non sempre le formulazioni negative nascono da cattive intenzioni, ma spesso sono il risultato di incertezza o mancanza di esperienza nel formulare certificati. È utile sottoporre proposte di modifica concrete e corroborarle con esempi tratti dalla vostra pratica professionale. Come passo successivo si presenta una richiesta scritta di correzione, preferibilmente allegando una bozza di certificato come controproposta.
In questo caso, concedete un termine ragionevole di circa 14 giorni per la revisione, se necessario indicando che state valutando un’azione legale. Se anche in questo caso non si giunge a un accordo, potete far valere il vostro diritto per via giudiziaria. Innanzitutto va inoltrata una domanda di conciliazione all’ufficio competente. Se nella procedura di conciliazione non si giunge a un accordo, ricevete un’autorizzazione a procedere e potete far valere i vostri diritti davanti al tribunale.
Cosa deve contenere un certificato intermedio corretto?
Secondo la legge, un certificato deve indicare la natura e la durata del rapporto di lavoro, nonché le prestazioni e la condotta del lavoratore. Il contenuto di un certificato intermedio non si differenzia quindi da quello del certificato finale, se non per la formulazione conclusiva. Inoltre, il certificato intermedio viene redatto al presente, poiché il rapporto di lavoro continua (contrariamente al certificato finale, che utilizza il passato).
Un certificato intermedio dovrebbe contenere i seguenti punti:
- Dati personali cognome, nome, data e luogo di nascita
- Dati riguardanti il rapporto di lavoro: reparto e funzione in azienda, in caso di impiego a tempo parziale deve essere riportato il grado di occupazione
- Progresso di carriera: indicazioni relative a promozioni, corsi di formazione e perfezionamento ricollegabili al rapporto di lavoro
- Competenze: elenco dei compiti, delle attività e delle responsabilità fondamentali
- Valutazione delle prestazioni e del comportamento: valutazione delle prestazioni lavorative fornite e del comportamento sociale all’interno del team e nei confronti dei superiori
- Motivo per il certificato intermedio: ad es. su richiesta, in seguito a ristrutturazione o cambio di superiore
- Formula conclusiva: event. ringraziamento per la collaborazione prestata finora e speranza di proseguire la collaborazione (opzionale, nessun diritto legale)
Significato e carattere vincolante di un certificato intermedio
Un certificato intermedio debitamente redatto dal punto di vista formale diventa di norma giuridicamente vincolante, anche qualora in seguito il superiore cambi. Se poi in un certificato finale si giunge a una valutazione nettamente peggiore, l’onere della prova spetta al datore di lavoro: deve essere deducibile in modo comprensibile il motivo per cui la valutazione della prestazione o del comportamento è peggiorata.
Quanto più breve è l’intervallo temporale tra il certificato intermedio e quello finale, tanto maggiore incide un’eventuale divergenza a livello di contenuti e tanto più convincente dovrà esserne la motivazione. Piccoli episodi singoli o un rapporto teso con la fine del rapporto di lavoro non giustificano di norma una svalutazione significativa. Poiché il certificato finale deve rispecchiare in modo obiettivo, equilibrato ed equo l’intera durata del rapporto di lavoro.
Diversa è la situazione se il certificato intermedio risultava oggettivamente inesatto, ad esempio perché il datore di lavoro ha ricevuto informazioni importanti solo in un secondo momento. In tali casi eccezionali può essere giustificato un adeguamento del certificato finale, eventualmente anche un ritiro del certificato intermedio originario.
Codici e formulazioni codificate nei certificati di lavoro
Nei certificati di lavoro è sostanzialmente vietato l’uso di codici. Per codici si intendono indicazioni o formulazioni nascoste che, pur suonando positivamente, gli esperti interpretano negativamente. Un esempio frequente è la formulazione «ha sempre cercato», che indica che, sebbene gli sforzi siano stati fatti, le prestazioni non sono state sufficienti.
Le codifiche possono nascere anche tralasciando determinate informazioni, ad esempio quando il comportamento dei dipendenti nei confronti dei membri del team e della clientela viene descritto positivamente, senza tuttavia menzionare il loro comportamento nei confronti dei superiori. Ciò può portare a una valutazione negativa.
Nonostante queste limitazioni, nel certificato di lavoro c’è spazio per formulazioni benevoli. In questo modo i fatti negativi non devono essere formulati in modo diretto e nitido. È usuale invece raffigurarli con moderazione per salvaguardare il benessere della persona interessata. Non si tratta di un codice, ma di comunicare la verità in modo equo e rispettoso.
Domande frequenti sul certificato di lavoro
Chi può firmare un certificato di lavoro?
Il certificato di lavoro deve essere validamente firmato. In caso di firma collettiva sono necessarie due persone aventi diritto di firma; in caso di firma individuale è sufficiente una persona. I firmatari devono essere gerarchicamente superiori al dipendente. Una firma illeggibile è ammessa solo se corredata da firma trascritta a macchina. Sussiste inoltre il diritto a un esemplare originale firmato, una copia o una scansione digitale non sono sufficienti e una firma da parte di servizi esterni, come studi legali o uffici del personale, non è ammessa. Non sussiste alcun diritto a una determinata persona firmataria.
Mi serve un motivo per un certificato intermedio?
No, non deve indicarne il motivo. Il vostro superiore può tuttavia chiedere se sussite un legittimo interesse.
Quanto tempo può impiegare il datore di lavoro per un certificato intermedio?
Non c’è un termine legale, ma un’esposizione entro due settimane è generalmente considerata accettabile. In caso di ritardi più lunghi può essere opportuno fissare per iscritto un termine.
Le assenze prolungate possono essere menzionate nel certificato di lavoro?
Sì, se sono considerevoli in rapporto all’intera durata dell’impiego e hanno influito sulle prestazioni lavorative o sul comportamento. Le assenze dovute a malattia possono essere menzionate solo se rilevanti per la valutazione complessiva. Le assenze dovute a maternità, per contro, non possono essere ponderate negativamente. e non violano il principio delle pari opportunità.
Posso richiedere un certificato di lavoro in inglese?
Non sussiste alcun diritto legale a un certificato di lavoro in lingua inglese. In pratica, tuttavia, molte aziende rilasciano un certificato in inglese, in particolare in caso di orientamento internazionale o di candidatura all’estero. In alternativa si può anche presentare una propria bozza. La responsabilità per il contenuto e l’esattezza resta sempre in capo al datore di lavoro.
Redatto da:
Nadine Graf
Nadine Graf è manager tematica e scrive per AXA su argomenti legati alle assicurazioni e non solo.
