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«Avec SmartElection, nous nous engageons sur la voie du numérique»

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Lourdeurs administratives, manque de transparence, faible taux de participation: l’élection des membres du Conseil de fondation pose des difficultés à de nombreuses caisses de pension. SmartElection apporte une solution. Dans cet entretien, Michael Baumann, gérant de la caisse de pension de DHL Suisse, explique pourquoi il est intéressant d’adopter SmartElection.

 

Monsieur Baumann, comment se faisaient les élections du Conseil de fondation avant l’introduction de SmartElection?

De façon analogique, c’est-à-dire par courrier. Tout d’abord, nous invitions tous les collaborateurs à proposer des candidats valables. Je contactais alors les personnes qui avaient obtenu au moins cinq votes pour savoir si elles accepteraient une éventuelle élection. Ensuite, un deuxième scrutin postal avait lieu avec tous ceux qui avaient donné leur accord. Après l’élection, je comptais le nombre de voix et je les saisissais dans un tableau Excel. Et à la fin, j’informais les collaborateurs du résultat.

Quels étaient les inconvénients de ce processus?

C’était long et complexe. Et les dépenses n’étaient pas négligeables, car le vote par courrier générait des frais de matériel, d’impression et de port. Pendant longtemps, il n’existait pas d’autre solution. Tout le monde procédait ainsi.

Quand avez-vous entendu parler de SmartElection?

Notre global custodian, le Credit Suisse, a mentionné SmartElection un jour en passant lors d’une réunion. Je me suis immédiatement renseigné et me suis procuré des documents d’information. Ensuite, j’ai contacté AXA Pension Solutions.  Plusieurs réunions ont eu lieu, notamment en interne avec les membres du Conseil de fondation. SmartElection a été une affaire vite conclue. Il n’a pas fallu faire beaucoup d’efforts de persuasion.

Qu’est-ce qui vous a incité à utiliser SmartElection?

Par rapport au système postal, une élection avec SmartElection génère nettement moins de coûts et prend moins de temps. En outre, nous en attendions une grande simplification. Une chose est sûre: nous n’avons pas été déçus.

«Les efforts à fournir au début ne doivent pas être sous-estimés, mais ils sont rentabilisés au cours des années suivantes.»

Michael Baumann, gérant de la caisse de pension de DHL Suisse

Quels changements ont dû être mis en place pour introduire SmartElection?

Pour l’instant, nous n’avons réalisé qu’une seule élection du Conseil de fondation avec SmartElection. Les efforts à fournir au début ne doivent pas être sous-estimés, mais ils sont rentabilisés au cours des années suivantes. Nous avons dû créer un site Web individuel et rédiger des textes pour la communication. Au cours de ce processus, AXA Pension Solutions nous a soutenus de façon active et compétente, ce qui nous a considérablement facilité la tâche.

Quel bilan tirez-vous jusqu’à présent de l’utilisation de SmartElection?

Un bilan très positif. La tenue des élections est bien plus simple. Je pouvais consulter à tout moment le taux de participation, le niveau de progression du vote et les personnes arrivant en tête. À cela s’ajoute que nous vivons dans un monde numérisé et que les processus analogiques nous paraissent de plus en plus fastidieux. Grâce à SmartElection, le taux de participation a augmenté.

Quels sont, selon vous, les avantages liés à l’utilisation de SmartElection?

Je l’ai déjà mentionné: avec SmartElection, nous réduirons nettement les coûts et économiserons beaucoup de charges de personnel. Nous disposons à présent d’un outil flexible et convivial, ce qui raccourcit et simplifie le processus électoral. Celui-ci est partiellement automatisé et se déroule entièrement sur la plate-forme en ligne. Et très important: la sécurité des données est garantie. Avec SmartElection, nous nous engageons avec conviction sur la voie du numérique.

 

À propos de Michael Baumann

Michael Baumann vient de Stuttgart, en Allemagne. Cet ingénieur en économie a effectué une longue carrière dans différentes entreprises technologiques et d’énergie avant de se tourner vers la prévoyance professionnelle en 2008.  Depuis 2010, il est gérant de la caisse de pension de DHL Suisse. 

 

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À propos d’AXA Pension Solutions

Spécialisée dans les services destinés aux fondations propres aux entreprises depuis 1972, AXA Pension Solutions propose des solutions en matière de gérance, de gestion des portefeuilles et de comptabilité des fondations. En plus d’assurer la gestion classique de caisses de pension, nous aidons nos clients à évaluer les engagements de prévoyance selon les normes comptables internationales (IFRS, RPC, FAS) ainsi qu’à réaliser l’élection du Conseil de fondation à l’aide de SmartElection, un système de vote en ligne unique et efficace.

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